PAGE檔案工作痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工作的規(guī)范化管理，確保檔案形成過程的真實性、完整性和可追溯性，有效保護和利用檔案資源，特制定本檔案工作痕跡化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案形成、收集、整理、保管、利用等全過程的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋公司各類業(yè)務活動所產生的具有保存價值的文件材料，確保檔案內容完整無缺。3.可追溯性原則：通過痕跡化管理手段，能夠清晰追溯檔案的形成過程、流轉情況及利用軌跡。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案工作痕跡化管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案工作痕跡化管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門檔案工作痕跡化管理的執(zhí)行情況。3.負責檔案的集中收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案工作痕跡清晰、可查。4.建立檔案管理信息系統，對檔案工作痕跡進行電子化記錄和管理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，按照檔案工作痕跡化管理要求，做好各項記錄。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管，配合檔案管理部門開展檔案工作。3.在業(yè)務活動中，嚴格按照規(guī)定流程操作，形成規(guī)范的文件材料，并保證文件材料的真實性和完整性。三、檔案形成過程的痕跡化管理（一）文件材料的起草與審核1.各部門在起草文件材料時，應明確文件的主題、目的、內容等要素，確保文件表述準確、清晰。起草人應在文件首頁注明起草日期、起草人姓名等信息。2.文件起草完成后，需經部門負責人審核。審核人應認真審查文件內容，提出修改意見，并在文件審核頁簽署審核意見、審核日期及審核人姓名。審核通過的文件方可進入流轉程序。（二）文件材料的會簽與簽發(fā)1.涉及多個部門的文件材料，需進行會簽。會簽部門應在規(guī)定時間內完成會簽，并在文件會簽頁注明會簽意見、會簽日期及會簽人姓名。2.文件最終由公司領導簽發(fā)。簽發(fā)人應根據文件內容和相關規(guī)定，做出明確的簽發(fā)意見，并簽署簽發(fā)日期及姓名。（三）文件材料的印發(fā)與傳遞1.文件印發(fā)部門應按照簽發(fā)意見，對文件進行排版、校對等工作，確保文件格式規(guī)范、內容準確。印發(fā)時應記錄文件印發(fā)日期、印發(fā)份數、印發(fā)范圍等信息。2.文件傳遞過程中，應采用適當的方式進行，如專人送達、機要通信、電子傳輸等。傳遞人應做好文件交接記錄，注明交接日期、交接文件名稱及份數、交接雙方姓名等信息。（四）業(yè)務活動記錄1.各部門在開展業(yè)務活動過程中，應及時記錄活動的時間、地點、參與人員、活動內容、決策過程及結果等信息。記錄應采用紙質或電子形式，確保真實、準確、完整。2.對于重要業(yè)務活動，應形成詳細的會議紀要、工作報告、合同協議等文件材料，并按照檔案管理要求進行整理和歸檔。四、檔案收集過程的痕跡化管理（一）定期收集1.檔案管理部門應根據公司檔案歸檔范圍和保管期限，制定檔案定期收集計劃。各部門應按照計劃要求，在規(guī)定時間內將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案移交時，移交部門應填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。檔案管理部門應對移交檔案進行核對，確保檔案齊全、完整。（二）隨時收集1.在日常工作中，檔案管理部門應隨時關注各部門業(yè)務活動進展情況，及時收集具有保存價值的零散文件材料。對于緊急或重要的文件材料，應及時督促相關部門移交。2.各部門發(fā)現有應歸檔的文件材料時，應及時整理并移交檔案管理部門，同時做好相關記錄，注明文件材料的來源、移交時間等信息。五、檔案整理過程的痕跡化管理（一）分類與編號1.檔案管理部門按照國家檔案分類標準和公司實際情況，對收集的檔案進行分類。分類應科學合理，便于查找和管理。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號規(guī)則應明確、規(guī)范，并在檔案管理系統中進行記錄。（二）裝訂與編目1.對紙質檔案進行裝訂時，應確保文件材料整齊、牢固，便于長期保存。裝訂過程中應注意保護文件材料的原貌，不得損壞文件內容。2.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。目錄應打印成冊，并與檔案實體相對應。同時，在檔案管理系統中錄入目錄信息，實現電子化編目。（三）裝盒與上架1.將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應標明檔案類別、編號、起止日期等信息。裝盒時應注意檔案排列順序，確保檔案存放有序。2.將檔案盒上架存放，按照檔案類別和編號順序進行排列。上架過程中應做好記錄，注明檔案存放位置、上架日期等信息。六、檔案保管過程的痕跡化管理（一）庫房環(huán)境管理1.檔案管理部門應定期對檔案庫房的溫度、濕度、通風等環(huán)境條件進行監(jiān)測和記錄。確保庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.做好庫房清潔衛(wèi)生工作，定期對庫房進行清掃，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。清掃過程中應注意保護檔案，避免發(fā)生意外損壞。（二）檔案存儲設備管理1.配備必要的檔案存儲設備，如檔案架、檔案柜、光盤存儲設備等。對存儲設備進行定期檢查和維護，確保設備正常運行。2.建立存儲設備臺賬，記錄設備的型號、數量、購置日期、使用情況等信息。設備發(fā)生故障或損壞時，應及時維修或更換，并做好記錄。（三）檔案安全管理1.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，并定期進行檢查和維護。2.制定檔案安全應急預案，定期組織演練。檔案管理人員應熟悉應急預案內容，掌握應急處置方法。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應進行登記，注明進入時間、離開時間等信息。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數量準確、實體完整。清點核對工作應形成記錄，注明清點核對日期、檔案類別、數量等信息。2.發(fā)現檔案數量不符或有損壞、丟失等情況時，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。同時，在檔案管理系統中進行記錄，以便跟蹤處理結果。七、檔案利用過程的痕跡化管理（一）借閱管理1.公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，批準后發(fā)放檔案借閱證。借閱人憑借閱證到檔案庫房借閱檔案，借閱時應在檔案借閱登記薄上登記，注明借閱日期、歸還日期、借閱人姓名等信息。3.借閱人應按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確認無誤后在借閱登記薄上注明歸還日期。（二）查閱管理1.公司內部人員查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據查閱申請，提供相應的檔案，并在檔案查閱登記薄上記錄查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱等信息。查閱過程中，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結束后，檔案管理人員應及時收回檔案，并對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（三）復制管理1.因工作需要復制檔案時，應填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、用途、復制份數等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對復制申請進行審核，批準后按照規(guī)定程序進行復制。復制過程中應做好記錄，注明復制日期、復制人姓名、復制檔案名稱及份數等信息。3.復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并按照檔案管理要求進行保管和使用。八、檔案鑒定與銷毀過程的痕跡化管理（一）鑒定管理1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案專家組成。2.鑒定小組根據檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行逐卷鑒定。鑒定過程中應形成鑒定意見，注明檔案的存毀情況及鑒定日期、鑒定人員姓名等信息。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊經鑒定小組組長審核簽字后，報公司領導審批。（二）銷毀管理1.經公司領導批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀工作應在指定地點進行，采用適當的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，銷毀人員和監(jiān)督人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀工作完成后，將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、檔案信息化管理過程的痕跡化管理（一）數據錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將檔案目錄及相關信息準確錄入檔案管理信息系統。錄入過程中應認真核對數據，確保數據的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護，包括數據更新、備份等工作。數據維護工作應做好記錄，注明維護日期、維護內容、維護人員姓名等信息。（二）系統操作記錄1.檔案管理信息系統應具備操作日志功能，記錄所有用戶的操作行為，如登錄時間、操作模塊、操作內容等信息。2.操作日志應定期進行備份，并妥善保管。通過操作日志，能夠追溯系統操作過程，及時發(fā)現和處理異常情況。（三）電子檔案管理1.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數據庫。電子檔案應進行加密存儲，并定期進行備份，確保數據安全。2.制定電子檔案的訪問權限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問范圍。對電子檔案的查閱、下載、修改等操作進行記錄，注明操作日期、操作人員姓名、操作內容等信息。十、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門檔案工作痕跡化管理情況進行檢查，檢查內容包括檔案形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作記錄是否完整、規(guī)范。2.對檢查中發(fā)現的問題，及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應記錄在案，作為檔案工作考核的依據。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等對公司檔案工作的監(jiān)督檢查，如實提供相關資料和情況。2.根據外部監(jiān)督檢查意見，及時制定整改措施，加強檔案工作管理，不斷提高檔案工作水平。十一、培訓與考核（一）培訓1.檔案管理部門定期組織檔案工作痕跡化管理培訓，提高檔案管理人員及各部門相關人員的業(yè)務水平和責任意識。2.培訓內容包括檔案法律法規(guī)、檔案工作標準、檔案管理系統操作等方面的知識和技能。培訓結束后，應對培訓效果