PAGE中學(xué)檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為適應(yīng)中學(xué)教育教學(xué)改革和發(fā)展的需要，加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案信息化管理工作，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國教育法》《中小學(xué)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級組、各學(xué)科組在檔案形成、收集、整理、存儲、利用、安全管理等信息化工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則學(xué)校檔案信息化工作在學(xué)校黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由學(xué)校辦公室負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.分級管理原則實行學(xué)校、部門（年級組、學(xué)科組）兩級檔案信息化管理體制，明確各級職責(zé)，確保檔案信息化工作有序開展。3.規(guī)范標準原則嚴格遵循國家和教育行業(yè)有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標準規(guī)范，確保檔案信息的真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則加強檔案信息安全保密管理，采取有效技術(shù)手段和管理措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。二、檔案信息化管理機構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成人員學(xué)校檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校黨委書記擔任組長，校長擔任副組長，各部門負責(zé)人為成員。2.主要職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的方針政策和法律法規(guī)，制定學(xué)校檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。（2）研究決定學(xué)校檔案信息化建設(shè)中的重大問題，協(xié)調(diào)解決檔案信息化工作中的困難和問題。（3）監(jiān)督檢查學(xué)校檔案信息化管理制度的執(zhí)行情況，對檔案信息化工作進行考核評價。（二）學(xué)校辦公室（檔案管理部門）1.主要職責(zé)（1）負責(zé)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的日常工作，組織實施檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和年度工作計劃。（2）制定和完善學(xué)校檔案信息化管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案信息化工作。（3）負責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、掃描、存儲、編目、檢索等信息化處理工作，建立健全學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫。（4）負責(zé)學(xué)校檔案信息系統(tǒng)的管理和維護，保障系統(tǒng)的正常運行，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。（5）負責(zé)學(xué)校檔案信息化安全保密工作，制定安全保密制度，落實安全保密措施，確保檔案信息安全。（三）各部門（年級組、學(xué)科組）檔案信息化管理員1.主要職責(zé)（1）負責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并按照學(xué)校檔案信息化管理要求，及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。（2）協(xié)助學(xué)校辦公室做好檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化處理、信息資源共享等工作。（3）負責(zé)本部門檔案信息系統(tǒng)的日常使用和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時向?qū)W校辦公室報告。（4）嚴格遵守學(xué)校檔案信息化管理制度，保守檔案信息秘密，確保檔案信息安全。三、檔案信息化建設(shè)（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.硬件設(shè)施（1）配備滿足檔案信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備等硬件設(shè)施，并定期進行維護和更新，確保設(shè)備正常運行。（2）建設(shè)專用的檔案數(shù)字化加工場所，配備必要的辦公桌椅、檔案裝具等，滿足檔案整理、掃描、存儲等工作要求。（3）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在學(xué)校內(nèi)部的快速、安全傳輸，滿足檔案信息共享和利用的需要。2.軟件設(shè)施（1）選用符合國家和教育行業(yè)標準的檔案管理軟件，確保軟件功能滿足學(xué)校檔案信息化管理工作需求。（2）根據(jù)學(xué)校實際情況，對檔案管理軟件進行個性化配置和二次開發(fā)，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的自動化、規(guī)范化和信息化。（3）建立檔案信息資源共享平臺，與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。（二）檔案數(shù)字化建設(shè)1.數(shù)字化范圍對學(xué)校各類具有保存價值的檔案進行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等。優(yōu)先對利用率高、查閱頻繁的檔案進行數(shù)字化。2.數(shù)字化流程（1）檔案整理按照檔案分類標準和編號規(guī)則，對紙質(zhì)檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。（2）掃描錄入采用專業(yè)的掃描設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式為JPEG2000或TIFF等。掃描后的圖像應(yīng)進行去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像清晰、完整。同時，將掃描后的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（3）數(shù)據(jù)掛接將掃描后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。掛接后的圖像數(shù)據(jù)應(yīng)進行備份存儲，備份存儲方式應(yīng)采用異地存儲或多介質(zhì)存儲，確保數(shù)據(jù)安全。（4）質(zhì)量檢測對數(shù)字化后的檔案信息進行質(zhì)量檢測，包括圖像清晰度檢測、數(shù)據(jù)準確性檢測、目錄與圖像掛接準確性檢測等。對檢測不合格的檔案信息，及時進行整改，確保數(shù)字化檔案信息質(zhì)量符合要求。（三）檔案信息資源建設(shè)1.在檔案數(shù)字化過程中，注重對檔案信息資源的深度挖掘和整合，建立檔案信息資源庫，包括檔案全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。2.加強檔案編研工作，結(jié)合學(xué)校教育教學(xué)實際，編寫各類檔案編研資料，如學(xué)校大事記、年鑒、教學(xué)成果匯編、優(yōu)秀教案選編等，為學(xué)校發(fā)展提供決策參考。3.建立檔案信息資源共享機制，通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、檔案信息資源共享平臺等渠道，實現(xiàn)檔案信息資源在學(xué)校各部門之間的共享利用，提高檔案信息資源的使用效益。四、檔案信息化管理流程（一）檔案收集1.各部門（年級組、學(xué)科組）應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并定期移交學(xué)校檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整、及時的原則，并確保檔案材料的真實性、準確性和完整性。對重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊措施進行收集和保護。3.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導(dǎo)，對不符合要求的檔案及時提出整改意見，確保檔案收集工作規(guī)范有序。（二）檔案整理1.學(xué)校檔案管理部門按照國家和教育行業(yè)有關(guān)檔案分類標準和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管、便于利用的原則，確保檔案分類科學(xué)、編號唯一、編目準確。對電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進行整理，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案存儲規(guī)范、有序。3.在檔案整理過程中，應(yīng)注重對檔案內(nèi)容的審核，對不符合歸檔要求的檔案材料，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，補充完善后再進行歸檔。（三）檔案存儲1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)將整理好的檔案進行存儲，存儲方式包括紙質(zhì)檔案存儲和電子檔案存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列上架，并建立檔案存放索引，便于查找利用。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器上，并進行定期備份。備份存儲方式應(yīng)采用異地存儲或多介質(zhì)存儲，如磁帶、光盤、移動硬盤等。同時，應(yīng)建立電子檔案存儲管理制度，對電子檔案的存儲位置、存儲介質(zhì)、備份情況等進行詳細記錄，確保電子檔案存儲安全。（四）檔案利用1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。2.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)校辦公室負責(zé)人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)學(xué)校辦公室負責(zé)人簽字批準后，由檔案管理部門工作人員按照規(guī)定進行復(fù)制。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等。同時，應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為學(xué)校檔案管理工作提供參考依據(jù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應(yīng)成立由學(xué)校辦公室負責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照國家和教育行業(yè)有關(guān)檔案鑒定標準和方法，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)學(xué)校檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并將銷毀情況記錄在《檔案銷毀清冊》上，監(jiān)銷人員和批準人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。五、檔案信息化安全管理（一）安全管理制度1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理職責(zé)、安全管理措施、安全操作規(guī)程等，確保檔案信息化安全管理工作有章可循。2.定期對檔案信息化安全管理制度進行修訂和完善，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要，確保制度的有效性和可操作性。（二）人員安全管理1.加強對檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和業(yè)務(wù)技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、信息系統(tǒng)操作技能、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)、安全保密制度等。2.對檔案信息化管理人員進行定期考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。對違反安全保密制度的人員，應(yīng)按照規(guī)定進行嚴肅處理。3.嚴格控制檔案信息化管理人員的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，并定期進行權(quán)限審查和清理，確保人員權(quán)限合理、合規(guī)。（三）信息安全管理1.采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等技術(shù)手段，加強對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全防護，防止外部非法入侵和惡意攻擊。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期漏洞掃描和安全評估，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全漏洞。同時，建立安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。3.加強對檔案信息的加密管理，對重要檔案信息在傳輸和存儲過程中進行加密處理，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲過程中的安全性。4.建立檔案信息備份與恢復(fù)機制，定期對檔案信息進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地。同時，制定檔案信息恢復(fù)預(yù)案，定期進行演練，確保在檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）實體安全管理1.加強對檔案庫房、數(shù)字化加工場所等實體環(huán)境的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢