PAGE西藏實(shí)物檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)西藏實(shí)物檔案的管理與利用，確保實(shí)物檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于西藏地區(qū)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織所擁有的實(shí)物檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字化后的實(shí)物檔案信息與原始實(shí)物檔案一致，真實(shí)反映實(shí)物檔案的內(nèi)容和特征。2.完整性原則：全面、完整地對實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效的安全措施，保障數(shù)字化實(shí)物檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.便利性原則：數(shù)字化后的實(shí)物檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。二、實(shí)物檔案定義與范圍（一）定義實(shí)物檔案是指各組織在各項(xiàng)活動中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)實(shí)體形式存在的歷史記錄。（二）范圍1.具有歷史、文化、藝術(shù)價(jià)值的文物、紀(jì)念品、禮品等。2.反映組織重大活動、重要事件的標(biāo)志性物品，如會標(biāo)、旗幟、證書、獎杯等。3.具有特殊意義的實(shí)物資料，如領(lǐng)導(dǎo)人題詞、重要文件的原件、原始設(shè)計(jì)圖紙等。4.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。三、實(shí)物檔案數(shù)字化流程（一）實(shí)物檔案收集與整理1.各部門負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作，確保實(shí)物檔案的來源準(zhǔn)確、完整。2.對收集到的實(shí)物檔案進(jìn)行初步整理，包括核對實(shí)物信息、登記造冊等，填寫《實(shí)物檔案登記表》，內(nèi)容應(yīng)包括實(shí)物名稱、來源、日期、規(guī)格、數(shù)量、保管狀況等。3.將整理好的實(shí)物檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門對實(shí)物檔案進(jìn)行進(jìn)一步審核，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）實(shí)物檔案數(shù)字化前處理1.清潔與修復(fù)對實(shí)物檔案進(jìn)行清潔，去除表面的灰塵、污漬等。對于有損壞的實(shí)物檔案，根據(jù)其損壞程度進(jìn)行相應(yīng)的修復(fù)處理，盡量恢復(fù)其原始狀態(tài)，但不得改變實(shí)物檔案的原始信息。2.標(biāo)識與編號為每件實(shí)物檔案貼上唯一的標(biāo)識標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)包括實(shí)物編號、名稱、來源等信息。同時(shí)，按照檔案管理系統(tǒng)的要求，對實(shí)物檔案進(jìn)行編號，確保編號與系統(tǒng)記錄的一致性。3.拍照與記錄使用專業(yè)相機(jī)或掃描儀對實(shí)物檔案進(jìn)行多角度拍照，照片應(yīng)清晰、完整地反映實(shí)物檔案的全貌和細(xì)節(jié)特征。拍照時(shí)應(yīng)注意光線、背景等因素，確保照片質(zhì)量。同時(shí)，對實(shí)物檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，如尺寸、材質(zhì)、制作工藝等，形成文字說明。（三）實(shí)物檔案數(shù)字化掃描1.選擇合適的掃描設(shè)備和參數(shù)根據(jù)實(shí)物檔案的材質(zhì)、尺寸、顏色等特點(diǎn)，選擇分辨率高、色彩還原度好的掃描設(shè)備。確定掃描參數(shù)，如掃描分辨率、圖像格式、色彩模式等，一般掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式為常見的JPEG或TIFF格式，色彩模式為24位真彩色。2.掃描操作按照選定的掃描參數(shù)對實(shí)物檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，無變形、模糊等現(xiàn)象。對于較大尺寸的實(shí)物檔案，可采用分塊掃描的方式，但應(yīng)注意拼接準(zhǔn)確，確保圖像的連貫性。3.圖像質(zhì)量檢查掃描完成后，對掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括圖像清晰度、色彩準(zhǔn)確性、完整性等。對不符合質(zhì)量要求的圖像，及時(shí)進(jìn)行重新掃描。（四）實(shí)物檔案數(shù)字化圖像處理1.圖像裁剪與拼接對掃描得到的圖像進(jìn)行裁剪，去除多余的空白部分，使圖像更加簡潔、清晰。對于分塊掃描的圖像，進(jìn)行準(zhǔn)確的拼接，確保拼接處無縫隙、無錯(cuò)位。2.圖像校正與增強(qiáng)對圖像進(jìn)行幾何校正，調(diào)整圖像的傾斜、扭曲等問題，使其符合正常的視覺角度。同時(shí)，通過圖像增強(qiáng)技術(shù)，提高圖像的對比度、亮度等，使圖像更加清晰可讀。3.圖像去噪與修復(fù)去除圖像中的噪聲，如斑點(diǎn)、劃痕等，修復(fù)圖像中的瑕疵，使圖像質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。（五）實(shí)物檔案數(shù)字化存儲1.存儲格式與介質(zhì)將處理后的實(shí)物檔案數(shù)字化圖像存儲為規(guī)定的格式，如JPEG或TIFF格式，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁盤陣列、磁帶庫等。同時(shí)，根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，制定不同的存儲策略，如定期備份、異地存儲等。2.存儲路徑與命名規(guī)則按照檔案管理系統(tǒng)的要求，為數(shù)字化實(shí)物檔案圖像指定明確的存儲路徑，并建立規(guī)范的命名規(guī)則。命名應(yīng)包含實(shí)物編號、名稱、日期等關(guān)鍵信息，便于檢索和管理。3.存儲安全管理建立完善的存儲安全管理制度，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和非法訪問。（六）實(shí)物檔案數(shù)字化元數(shù)據(jù)錄入1.元數(shù)據(jù)定義與內(nèi)容元數(shù)據(jù)是描述實(shí)物檔案數(shù)字化信息的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，包括實(shí)物檔案的基本信息、數(shù)字化過程信息等?；拘畔⑷鐚?shí)物名稱、來源、日期等，數(shù)字化過程信息如掃描設(shè)備、掃描參數(shù)、圖像處理方法等。2.元數(shù)據(jù)錄入要求元數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與實(shí)物檔案數(shù)字化圖像一一對應(yīng)。錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對元數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.元數(shù)據(jù)審核與管理檔案管理部門對錄入的元數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核通過后將元數(shù)據(jù)與數(shù)字化圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲。建立元數(shù)據(jù)更新機(jī)制，當(dāng)實(shí)物檔案信息發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)更新元數(shù)據(jù)。（七）實(shí)物檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定實(shí)物檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、存儲安全性等方面。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.驗(yàn)收流程由檔案管理部門組織相關(guān)人員對實(shí)物檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，填寫《實(shí)物檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收報(bào)告》，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行記錄。驗(yàn)收合格的數(shù)字化成果方可正式入庫保存和提供利用。3.驗(yàn)收問題整改對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，由數(shù)字化處理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行整改，整改完成后重新提交驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格。四、實(shí)物檔案數(shù)字化管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定實(shí)物檔案數(shù)字化管理制度和流程。2.組織協(xié)調(diào)實(shí)物檔案數(shù)字化工作的開展，對各部門的實(shí)物檔案收集、整理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.審核實(shí)物檔案數(shù)字化成果，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。4.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案數(shù)字化信息的存儲、管理和利用，建立實(shí)物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，提供檔案檢索、查詢等服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門實(shí)物檔案的收集、整理工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的實(shí)物檔案移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作，提供相關(guān)實(shí)物檔案的背景信息和資料。3.對本部門實(shí)物檔案數(shù)字化成果進(jìn)行審核，確保數(shù)字化檔案信息與原始實(shí)物檔案一致。（三）數(shù)字化處理部門職責(zé)1.按照檔案管理部門的要求，負(fù)責(zé)實(shí)物檔案數(shù)字化的具體操作，包括數(shù)字化前處理、掃描、圖像處理、存儲等工作。2.確保數(shù)字化設(shè)備的正常運(yùn)行和維護(hù)，保證數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。3.對數(shù)字化過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和管理，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）技術(shù)支持部門職責(zé)1.為實(shí)物檔案數(shù)字化工作提供技術(shù)支持，包括設(shè)備選型、軟件安裝與維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全保障等。2.協(xié)助檔案管理部門和數(shù)字化處理部門解決數(shù)字化過程中遇到的技術(shù)問題，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。五、實(shí)物檔案數(shù)字化安全管理（一）人員安全管理1.對參與實(shí)物檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對工作人員的安全培訓(xùn)，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)保護(hù)、設(shè)備操作等方面的培訓(xùn)，提高工作人員的安全防范能力。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對數(shù)字化實(shí)物檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對數(shù)字化實(shí)物檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，根據(jù)工作人員的職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的訪問級別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）設(shè)備安全管理1.對數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。安裝必要的安全防護(hù)軟件，如防火墻、殺毒軟件等，防止設(shè)備受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對設(shè)備的使用進(jìn)行規(guī)范管理，制定設(shè)備操作規(guī)程，嚴(yán)禁非授權(quán)人員操作設(shè)備。對設(shè)備的維修、報(bào)廢等進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批。（四）環(huán)境安全管理1.確保數(shù)字化工作場所的安全，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，為數(shù)字化實(shí)物檔案提供安全的存儲環(huán)境。2.對工作場所的溫度、濕度等環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)測和控制，確保符合檔案存儲的要求。六、實(shí)物檔案數(shù)字化利用與服務(wù)（一）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，通過檔案管理系統(tǒng)，用戶可以根據(jù)關(guān)鍵詞、編號等信息查詢實(shí)物檔案數(shù)字化圖像和相關(guān)元數(shù)據(jù)。2.開展線下查閱服務(wù)，用戶可到檔案管理部門指定的場所，查閱實(shí)物檔案數(shù)字化成果的紙質(zhì)打印件或電子副本。3.為特定用戶提供定制化的檔案利用服務(wù)，根據(jù)用戶的需求，提供相關(guān)實(shí)物檔案的整理、分析等服務(wù)。（二）利用流程1.用戶提出利用申請，填寫《實(shí)物檔案利用申請表》，注明利用目的、所需檔案信息等。2.檔案管理部門對用戶申請進(jìn)行審核，審核通過后，根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)的實(shí)物檔案數(shù)字化成果。3.用戶在利用實(shí)物檔案數(shù)字化成果時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、