PAGE縣委檔案管理三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣委檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合縣委工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。縣委檔案由縣委辦公室檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。2.真實(shí)完整原則。檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映縣委工作的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為縣委各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）縣委辦公室檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定縣委檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)縣委各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.參與縣委重大活動(dòng)、重要會(huì)議等文件材料的收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（二）縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位在工作中形成的各類檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作，指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)具體檔案管理事務(wù)。3.按照縣委檔案管理部門的要求，定期向縣委辦公室檔案管理部門移交檔案。4.配合縣委辦公室檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開(kāi)展檔案信息化工作，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率。5.熱情接待檔案查閱利用者，及時(shí)提供所需檔案，做好檔案利用登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委及有關(guān)部門下發(fā)的與縣委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣委召開(kāi)的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.縣委領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報(bào)告、批示等。4.縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.縣委工作中形成的各類重要文件、協(xié)議、合同、調(diào)研材料等。6.縣委組織的重大活動(dòng)、重要事件的文件材料、照片、錄像等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)及時(shí)將本部門、本單位形成的文件材料收集齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行整理。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門、本單位，一份及時(shí)移交縣委辦公室檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取。（三）整理方法1.按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄。3.將文件材料按照分類順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄等。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.縣委辦公室檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、錄像檔案等。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映縣委重大歷史事件、重要決策、重要工作成果等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映縣委一般性工作活動(dòng)、重要業(yè)務(wù)文件等檔案。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是反映縣委日常工作中形成的一般性文件材料等檔案。（四）檔案鑒定1.縣委辦公室檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.縣委辦公室檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、檔案的利用（一）利用范圍1.縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位因工作需要查閱檔案的。2.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱與縣委工作相關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.查閱申請(qǐng)表應(yīng)由查閱單位或個(gè)人負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并經(jīng)縣委辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照審批意見(jiàn)提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換。5.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)縣委辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記簿，詳細(xì)記錄檔案查閱的時(shí)間、查閱單位或個(gè)人、查閱內(nèi)容、查閱方式等信息。2.檔案利用登記簿應(yīng)定期整理歸檔，保存期限與檔案相同。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立縣委檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。3.推進(jìn)檔案信息資源共享，為縣委工作提供高效便捷的信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。3.建立數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合縣委檔案管理工作的檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理的需求。2.在系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息、目錄信息、數(shù)字化圖像等，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、利用申請(qǐng)、審批、登記等功能，提高檔案利用效率。4.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確信息安全責(zé)任。2.采取安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高信息安全意識(shí)和技能。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體縣委辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的配備和培訓(xùn)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。縣委辦公室檔案管理部門每年對(duì)縣委機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位的檔案工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，縣委辦公室檔案管理部門對(duì)部分部門、單位的檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查。針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重要工作，開(kāi)展專項(xiàng)檢查。（四）