PAGExioaxue檔案室工作制度小學(xué)檔案室工作制度一、總則（一）目的小學(xué)檔案室工作制度旨在加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為學(xué)校各項工作提供有效服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)及管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門及全體教職員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立檔案室，對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項工作和社會利用提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與學(xué)校重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案業(yè)務(wù)，具備一定的檔案管理知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、借閱登記、歸還檢查等。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)校提供檔案資料服務(wù)。6.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本校黨、政、工、團(tuán)等組織形成及處理的文件材料。3.本校教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各種文件、資料、圖表、計劃、總結(jié)、教案、試卷、科研成果等。4.本校師生員工的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、學(xué)籍檔案等。5.本校舉辦的各種會議、活動形成的文件材料。6.本校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件材料。7.本校固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備購置、驗收、使用、維修、報廢等文件材料。8.本校榮譽檔案，包括學(xué)校獲得的各種榮譽證書、獎牌、獎杯等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作。兼職檔案員應(yīng)定期將本部門的文件材料收集齊全，整理分類后移交檔案室。2.學(xué)校工作人員在工作中形成的文件材料，應(yīng)及時交本部門兼職檔案員，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。3.對重要活動和項目形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理歸檔，并移交檔案室。4.對接收的零散文件材料，檔案管理人員應(yīng)及時進(jìn)行收集、整理，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類、立卷。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、學(xué)生工作類、科研工作類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、會計檔案類、聲像檔案類、實物檔案類等十大類。2.立卷根據(jù)分類方案，將每份文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組合，組成案卷。案卷應(yīng)編有頁號、卷內(nèi)目錄、備考表等。3.編號對整理好的案卷進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。案卷編號采用年度類別流水號的形式，如“2023教學(xué)001”。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于檢索利用。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案的損害。3.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，確保檔案安全。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并報告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案出售或作為廢品處理。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本校檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.本校師生員工因個人需要查閱本人檔案，須提出申請，經(jīng)學(xué)校人事部門批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱因工作需要借閱檔案的教職員工，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得斷章取義。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、卷號、頁數(shù)等。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平，為學(xué)校提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.購置檔案管理軟件，建立數(shù)字化檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。3.加強(qiáng)檔案管理軟件的維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度