PAGE社區(qū)拆遷檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)拆遷檔案室的管理，確保拆遷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)拆遷工作中的憑證和參考作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)拆遷工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于拆遷項(xiàng)目規(guī)劃文件、拆遷協(xié)議、住戶信息、補(bǔ)償安置記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)拆遷檔案室對(duì)拆遷工作中產(chǎn)生的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)拆遷工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)拆遷檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理社區(qū)拆遷工作中形成的各類檔案，進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂和上架。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為社區(qū)拆遷工作提供參考依據(jù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在社區(qū)拆遷工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并編制目錄清單。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，做好檔案的保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱手續(xù)，及時(shí)反饋利用情況。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.拆遷項(xiàng)目前期規(guī)劃文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、土地征收批復(fù)等。2.拆遷公告、拆遷通知、拆遷補(bǔ)償安置方案等相關(guān)文件。3.拆遷協(xié)議，包括與拆遷戶簽訂的房屋拆遷補(bǔ)償協(xié)議、附屬物補(bǔ)償協(xié)議等。4.拆遷戶的基本信息資料，如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、房屋產(chǎn)權(quán)證明等。5.拆遷過程中的照片、錄像、錄音等視聽資料。6.拆遷補(bǔ)償安置資金的收支憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。7.其他與社區(qū)拆遷工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為綜合類、拆遷協(xié)議類、住戶信息類、補(bǔ)償安置類、財(cái)務(wù)類、視聽資料類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行整理和修復(fù)后，按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的社區(qū)拆遷檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行專柜保管，并設(shè)置必要的防護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括拆遷項(xiàng)目的重要文件、涉及重大權(quán)益的拆遷協(xié)議、具有歷史價(jià)值的視聽資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為30年，主要包括拆遷工作中的一般性文件、拆遷戶的基本信息資料等。4.短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要包括拆遷過程中的臨時(shí)性文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并形成清查報(bào)告，上報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.拆遷戶因自身權(quán)益問題需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)社區(qū)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)辦理1.社區(qū)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.拆遷戶查閱檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社區(qū)拆遷工作負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。4.其他單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)經(jīng)社區(qū)批準(zhǔn)，并按照上述規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)在檔案室規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案室印章。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價(jià)值的原則。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映社區(qū)拆遷工作的真實(shí)情況，是否具有保存價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來源、保管期限等是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、社區(qū)拆遷工作負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、存毀意見等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的存儲(chǔ)設(shè)備擦除或銷毀軟件進(jìn)行處理，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）銷毀記錄1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。2.銷毀過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊(cè)》一并保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)拆遷檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為社區(qū)拆遷工作提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)社區(qū)拆遷工作中形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)。2.信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合社區(qū)拆遷檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。