PAGE足球俱樂部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)足球俱樂部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在俱樂部發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于俱樂部各部門、球隊(duì)及相關(guān)工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：俱樂部檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映俱樂部的各項(xiàng)活動(dòng)和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理俱樂部在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)俱樂部檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.為俱樂部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作。3.按照規(guī)定的程序查閱、借閱本部門相關(guān)檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政管理類：包括俱樂部的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.人事管理類：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、合同、發(fā)票等。4.賽事活動(dòng)類：比賽日程、成績記錄、賽事總結(jié)、球員轉(zhuǎn)會(huì)資料等。5.訓(xùn)練管理類：訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練記錄、球員體能測(cè)試報(bào)告等。6.球迷管理類：球迷會(huì)員資料、球迷活動(dòng)記錄等。7.其他類：俱樂部獲得的榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道、宣傳資料等。（二）編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)格式如下：[類別代碼][年份][流水號(hào)]例如：XZGL2023001（行政管理類2023年第1號(hào)檔案）四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.俱樂部內(nèi)部形成的各類文件、資料、記錄。2.與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議、信函等。3.俱樂部參加各類比賽、活動(dòng)的相關(guān)資料。4.球員、教練、工作人員的個(gè)人資料。5.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保及時(shí)、完整地收集各類檔案。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要的文件、資料，應(yīng)收集原件，并同時(shí)收集相關(guān)的復(fù)印件。（三）整理1.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件。六、檔案的利用（一）查閱1.俱樂部內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）復(fù)制1.如需復(fù)制檔案，需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記。3.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映俱樂部主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)俱樂部有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：凡是反映俱樂部一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)俱樂部工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)俱樂部工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為[X]年。（三）銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)俱樂部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告俱樂部領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。3.建立數(shù)字化檔案的索引和目錄，方便查詢和利用。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)