PAGE寫字樓驗收檔案管理制度一、總則（一）目的為加強寫字樓驗收檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，為寫字樓的后續(xù)使用、維護、管理以及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有寫字樓項目從建設(shè)立項至竣工驗收交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：寫字樓驗收檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一收集、整理、保管和利用，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映寫字樓建設(shè)、驗收過程中的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，簽字蓋章齊全。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善寫字樓驗收檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門在寫字樓建設(shè)、驗收過程中檔案資料的形成、積累和整理工作。3.集中統(tǒng)一收集、整理、保管寫字樓驗收檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責(zé)檔案的借閱、查閱、利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案資料。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在寫字樓建設(shè)過程中各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將項目建設(shè)過程中形成的檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項目驗收部門職責(zé)1.負責(zé)驗收工作中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，包括驗收報告、整改記錄等。2.確保驗收檔案資料的真實性、準確性和規(guī)范性，對驗收檔案的質(zhì)量負責(zé)。3.在驗收工作結(jié)束后，及時將驗收檔案資料移交檔案管理部門。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)按照各自職責(zé)，做好本部門在寫字樓建設(shè)、驗收過程中涉及的相關(guān)檔案資料的收集、整理和保管工作，并及時移交檔案管理部門。三、檔案分類與編號（一）分類寫字樓驗收檔案分為工程前期文件、工程管理文件、工程技術(shù)文件、工程竣工文件四大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。1.工程前期文件項目立項批復(fù)可行性研究報告環(huán)境影響評價報告建設(shè)用地規(guī)劃許可證建設(shè)工程規(guī)劃許可證土地使用證其他相關(guān)文件2.工程管理文件工程建設(shè)項目年度計劃工程建設(shè)項目招投標文件工程建設(shè)項目合同（含勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同）工程建設(shè)項目開工報告工程建設(shè)項目進度計劃及執(zhí)行情況記錄工程建設(shè)項目質(zhì)量安全管理文件工程建設(shè)項目變更、簽證文件工程建設(shè)項目會議紀要其他相關(guān)文件3.工程技術(shù)文件工程地質(zhì)勘察報告工程設(shè)計文件（含初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等）工程施工組織設(shè)計工程施工技術(shù)交底記錄工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗報告工程隱蔽工程驗收記錄工程分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄工程檢測、試驗報告工程竣工圖（含建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖）其他相關(guān)文件4.工程竣工文件工程竣工驗收報告工程質(zhì)量保修書工程竣工結(jié)算報告工程竣工決算審計報告工程竣工驗收備案表其他相關(guān)文件（二）編號檔案編號采用“項目名稱分類代碼流水號”的形式，其中：1.“項目名稱”：填寫寫字樓項目的具體名稱。2.“分類代碼”：按照上述檔案分類，分別用大寫字母“A”（工程前期文件）、“B”（工程管理文件）、“C”（工程技術(shù)文件）、“D”（工程竣工文件）表示。3.“流水號”：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如：[寫字樓項目名稱]A001，表示該寫字樓項目的工程前期文件中的第一個文件。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件和其他載體文件，確保檔案的多樣性和完整性。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.同一類檔案應(yīng)按照形成時間順序排列，不同類檔案之間應(yīng)保持相對獨立。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.檔案資料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。對于幅面較大的圖紙等資料，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在右下角加蓋檔號章。5.電子文件應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行整理和存儲，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、易于檢索。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案資料進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄上簽字確認。3.歸檔的檔案資料應(yīng)編制檔案清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交移交部門備查。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合借閱規(guī)定的，予以批準，并在《檔案借閱申請表》上簽字蓋章。3.借閱人憑《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合查閱規(guī)定的，予以批準，并安排專人負責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱申請表》上簽字確認。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，組成檔案鑒定小組。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀1.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》作為檔案資料進行保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫檔案管理部門應(yīng)建立寫字樓驗收檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化處理，錄入檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案