PAGE人社局檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人社局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本局各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各科室、下屬事業(yè)單位明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏、篡改檔案信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案檢索、利用效率，充分發(fā)揮檔案在本局工作中的服務(wù)作用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各科室、下屬事業(yè)單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作的開(kāi)展。（二）局辦公室作為本局檔案管理的綜合部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和日常管理。具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管本局各類檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。3.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。5.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。6.參與本局重大活動(dòng)、重要會(huì)議等檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。（三）各科室、下屬事業(yè)單位各科室、下屬事業(yè)單位負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人作為檔案管理員，具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，定期移交局辦公室歸檔。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向局辦公室報(bào)告。3.配合局辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類政策文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.本局召開(kāi)的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如行政審批文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查研究報(bào)告等。5.本局干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、任免文件、考核材料、工資福利材料、獎(jiǎng)懲材料等。6.本局固定資產(chǎn)檔案材料，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。7.本局開(kāi)展的各類活動(dòng)、項(xiàng)目形成的文件材料，如活動(dòng)方案、項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.其他與本局工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則，不得遺漏、篡改檔案信息。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書(shū)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所本局設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架（柜）、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放按照檔案的類別、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于檔案的查找和管理。同時(shí)，建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案存放位置，提高檔案檢索效率。（四）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案。其中反映本局一般工作活動(dòng)的檔案，保管期限為30年；反映本局短期工作活動(dòng)的檔案，保管期限為10年。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定：定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由局辦公室組織有關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案銷毀：對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和保密。五、檔案的利用（一）利用范圍本局檔案主要供本局工作人員查閱、借閱，用于工作參考、研究、決策等。特殊情況下，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可對(duì)外提供查閱、借閱服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱手續(xù)：本局工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來(lái)源。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱、借閱記錄，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)本局現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、編目查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案信息安全管理制度，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改。七、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本局各科室、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期組織開(kāi)展檔案管理工作專項(xiàng)檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，包括檔案分類、編號(hào)、編目等是否符合要求。3.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況，包括檔案庫(kù)房的安全設(shè)施、設(shè)備運(yùn)行情況等。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)本局各科室、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分科室、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的