PAGE辦公室文員檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室文員在檔案歸檔工作中的操作規(guī)范。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數據、聲像等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的范圍和方法進行整理、編目，移交檔案室保存的過程。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門辦公室文員負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，定期移交檔案室。2.真實性原則：歸檔的文件材料應真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保歸檔文件材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.系統(tǒng)性原則：按照文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，進行科學分類、編號和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設立、變更、注銷等相關文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司會議文件，包括會議通知、議程、紀要、決議等。4.公司發(fā)文、收文、簽報、請示、報告等文件。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、調動、晉升、獎懲等相關材料。6.公司行政事務文件，如辦公用品采購、固定資產管理、車輛管理、印章管理等相關文件。7.公司對外聯(lián)絡文件，如與政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、合同協(xié)議等。（二）財務審計類1.公司財務預算、決算報告。2.財務憑證、賬簿、報表等會計資料。3.審計報告、審計決定書、審計整改報告等審計文件。4.稅務申報資料、納稅記錄等稅務相關文件材料。（三）業(yè)務經營類1.市場調研報告、市場分析資料、營銷策劃方案等市場相關文件。2.銷售合同、訂單、報價單、客戶資料等銷售業(yè)務文件。3.采購合同、供應商資料、采購訂單等采購業(yè)務文件。4.生產計劃、生產報表、質量檢驗報告等生產業(yè)務文件。5.研發(fā)項目立項報告、研發(fā)成果報告、技術文檔等研發(fā)業(yè)務文件。6.項目招投標文件、項目合同、項目驗收報告等項目業(yè)務文件。（四）其他類1.公司榮譽證書、資質證書、專利證書等相關文件。2.公司大事記、年鑒等記錄公司發(fā)展歷程的文件。3.公司組織的各類活動文件，如培訓、團建、慶典等活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等。4.其他具有保存價值的文件材料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門辦公室文員應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時登記、簽收，并按照規(guī)定進行傳閱和處理，處理完畢后將文件原件或復印件歸檔。3.對于電子文件，應定期進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應按照分類標準進行分類，同一類別的文件應按照時間順序或重要程度進行排列。2.每份文件材料應保持完整，如有破損、缺頁等情況，應進行修補或復制。3.文件材料應去除金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙張規(guī)格進行整理，并在文件左上角或右上角加蓋頁碼章。4.對于文件材料較多的類別，應編制文件目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱來源、日期、保管期限等信息，便于查閱。（三）文件材料的編目1.歸檔文件應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用年度流水號或分類流水號等方式，具體編號方法由檔案室統(tǒng)一規(guī)定。2.每份文件應編制文件題名，題名應準確反映文件的主要內容，一般由發(fā)文機關、事由、文種三部分組成。3.應注明文件的日期、保管期限、密級等信息，并在文件首頁右上角加蓋歸檔章，歸檔章應包括全宗號、年度、保管期限、件號頁數等內容。（四）檔案裝訂1.歸檔文件應按照一定的順序進行裝訂，一般采用左側裝訂的方式，裝訂應牢固、整齊，不影響文件的查閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時應注意保護文件的原貌，不得對文件內容進行裁剪或損壞。四、檔案歸檔流程（一）部門初步歸檔1.各部門辦公室文員應在每月底前對本部門當月形成的文件材料進行整理、分類，并編制文件目錄。2.將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明部門名稱、檔案類別、年度、月份等信息。3.將初步歸檔的檔案盒移交至檔案室，與檔案室管理人員進行交接，并填寫檔案移交清單。（二）檔案室審核接收1.檔案室管理人員收到各部門移交的檔案后，應按照檔案歸檔要求進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的檔案，應及時通知相關部門辦公室文員進行整改，整改合格后再進行接收。3.檔案室管理人員對審核合格的檔案進行編號、編目、裝訂等處理，并將檔案存入檔案庫房。（三）檔案上架存儲1.檔案庫房應按照檔案類別、年度、保管期限等進行分區(qū)存放，每個區(qū)域應設置明顯的標識牌。2.檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并建立相應的索引目錄。3.檔案室管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字批準后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應填寫保密承諾書，并經公司保密管理部門負責人簽字批準后，方可查閱。3.外部單位或個人查閱檔案，應提前與公司相關部門聯(lián)系，說明查閱目的和范圍，經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時應安排專人陪同，并按照公司規(guī)定進行登記和管理。（二）查閱程序1.查閱申請人持批準后的檔案查閱申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案室管理人員根據申請表提供相應的檔案。2.查閱人員應在檔案室指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案室管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用限制1.檔案查閱利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，不得泄露公司機密信息。2.在檔案查閱利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應及時報告檔案室管理人員，并按照規(guī)定進行處理。3.未經公司批準，任何人不得擅自將檔案提供給其他單位或個人查閱利用，不得對檔案進行涂改、偽造、銷毀等行為。六、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設立、變更、注銷等相關文件。2.公司年度財務決算報告。3.公司重要會議文件，如董事會決議、股東會決議等。4.公司重大項目合同、協(xié)議等文件。5.公司榮譽證書、資質證書、專利證書等重要文件。6.其他具有重要歷史價值和長期利用價值的文件。（二）定期保管1.定期保管期限分為30年和10年。2.公司一般性會議文件、發(fā)文、收文、簽報、請示、報告等文件，保管期限為30年。3.公司人事檔案、行政事務文件、市場調研報告、銷售合同、采購合同等文件，保管期限為10年。4.公司組織的各類活動文件，如培訓、團建、慶典等活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等，保管期限為10年。（三）保管期限的確定和調整1.檔案保管期限由檔案室根據檔案的重要程度、歷史價值、利用需求等因素進行確定，并在檔案整理過程中進行標注。2.對于保管期限已滿但仍有利用價值的檔案，經公司分管領導批準后，可適當延長保管期限。3.對于已失去利用價值的檔案，經公司分管領導批準后，可按照規(guī)定進行銷毀。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且已失去利用價值的檔案。2.經鑒定確認為重復、無效或已被新文件替代的檔案。3.涉及公司機密且已過保密期限，經公司保密管理部門批準可以銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案室管理人員定期清理到期檔案，編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、檔案名稱、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清單報公司分管領導審批，經批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉