PAGE辦公室檔案管理制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對全公司的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全和合理使用。5.定期對公司檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，按照規(guī)定程序處理到期檔案和無保存價(jià)值的檔案。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作，及時報(bào)送檔案工作信息。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至辦公室。3.配合辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對本部門員工進(jìn)行檔案管理知識的宣傳和教育，提高員工的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，保證檔案的質(zhì)量和安全。4.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、通知、會議紀(jì)要等。3.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷售合同等。8.公司的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利證書、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記證書等。9.公司的對外宣傳資料、廣告策劃方案、新聞報(bào)道等。10.其他與公司工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交至辦公室。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源類、知識產(chǎn)權(quán)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性原則，確保每個檔案都有一個獨(dú)立的編號。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，以保證檔案庫房的環(huán)境條件符合要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確保檔案的安全。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、備份等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或刪除。4.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還辦公室檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審批。2.辦公室負(fù)責(zé)人審批同意后，辦公室檔案管理人員應(yīng)按照《檔案借閱申請表》的要求提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向辦公室檔案管理人員出具本人有效身份證件，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)將檔案當(dāng)面清點(diǎn)交給借閱人員，并告知借閱人員應(yīng)遵守的借閱規(guī)定。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向辦公室檔案管理人員說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，辦公室檔案管理人員應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。6.借閱人員歸還檔案時，辦公室檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱或借閱檔案的名稱、日期、查閱或借閱目的等信息，經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱時，公司應(yīng)安排專人陪同，并按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案內(nèi)容和價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、保管期限等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)研究價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對檔案的鑒定情況進(jìn)行研究和討論，形成鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否涉及公司機(jī)密等情況。對于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保檔案信息不泄露。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人審