PAGE流動(dòng)人員職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司流動(dòng)人員職工檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)公司人力資源合理配置和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)流動(dòng)人員職工檔案的管理，包括但不限于離職員工、借調(diào)員工、臨時(shí)聘用人員等檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等情況，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)職工隱私。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，為職工提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）檔案內(nèi)容流動(dòng)人員職工檔案應(yīng)包括以下材料：1.個(gè)人基本信息：身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)等復(fù)印件。2.工作經(jīng)歷材料：勞動(dòng)合同、工作證、離職證明、考核評(píng)價(jià)材料等。3.培訓(xùn)與學(xué)習(xí)材料：培訓(xùn)證書(shū)、進(jìn)修證明等。4.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰材料：榮譽(yù)證書(shū)、處分決定等。5.其他材料：如體檢報(bào)告、社保繳納記錄等與職工相關(guān)的重要材料。（二）檔案分類(lèi)根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和用途，將流動(dòng)人員職工檔案分為以下幾類(lèi)：1.人事檔案：主要記錄職工的基本信息、工作經(jīng)歷、人事任免等情況。2.業(yè)務(wù)檔案：與職工業(yè)務(wù)工作相關(guān)的材料，如項(xiàng)目成果、業(yè)務(wù)考核等。3.培訓(xùn)檔案：職工參加各類(lèi)培訓(xùn)的記錄和證明材料。4.獎(jiǎng)懲檔案：記載職工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集流動(dòng)人員職工檔案材料，確保檔案內(nèi)容及時(shí)更新。2.各部門(mén)應(yīng)協(xié)助人力資源部門(mén)做好檔案材料的收集工作，及時(shí)將涉及本部門(mén)職工的相關(guān)材料移交人力資源部門(mén)。3.職工本人應(yīng)按照要求及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料，確保檔案信息完整。（二）檔案整理1.人力資源部門(mén)收到檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)存放。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，并建立電子檔案目錄，便于查詢(xún)和管理。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)獨(dú)立的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，建立檔案索引，便于查找和調(diào)閱。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱流動(dòng)人員職工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到人力資源部門(mén)查閱。2.涉及職工個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)職工本人同意，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)并批準(zhǔn)。3.查閱人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到人力資源部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請(qǐng)表要求提供檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人查閱檔案時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因確需借閱流動(dòng)人員職工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在申請(qǐng)表上簽字。4.借閱人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到人力資源部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員將檔案材料交借閱人，并在《檔案借閱登記表》上登記借閱信息。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。6.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案材料，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工離職、調(diào)動(dòng)、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，不得扣留或遺漏重要材料。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部門(mén)根據(jù)職工的轉(zhuǎn)遞需求，開(kāi)具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等信息。2.將檔案材料進(jìn)行整理、密封，并在封口處加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。4.及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞情況記錄在職工個(gè)人檔案中，并更新電子檔案信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的流動(dòng)人員職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理措施1.配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.在檔案信息化系統(tǒng)中設(shè)置嚴(yán)格的用戶(hù)權(quán)限管理，不同人員只能根據(jù)授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。4.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.利用檔案信息化系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善流動(dòng)人員職工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案材料的具體收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)等工作，保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，為查閱和借閱人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.及時(shí)更新檔案信息化系統(tǒng)中的信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)流動(dòng)人員職工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.接受職工對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和投訴，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假材料或遺漏重要信息的情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)是否安全、準(zhǔn)確、及時(shí)更新。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整