PAGE局機(jī)關(guān)檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有效支持，結(jié)合本局實(shí)際情況，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各部門形成的檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和整理局機(jī)關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立局機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。（二）辦公室辦公室作為局機(jī)關(guān)檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和檢索利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案的安全保管。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向辦公室移交檔案。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件材料。3.本局召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.本局開展的各類業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)、審批文件，業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。6.本局干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、任免文件、考核材料、工資變動(dòng)材料等。7.本局財(cái)務(wù)工作形成的文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等。8.本局組織的各類活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、照片、錄像等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）：按照局機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件反映的問題進(jìn)行分類。保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期（15年）、短期（5年）三種保管期限。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)格式為：年度+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+保管期限代碼+流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、檔號(hào)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)整齊排列在檔案架上，檔案架應(yīng)標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)，注明檔案類別、年度等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全保存。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.長期保管的檔案本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。3.短期保管的檔案本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的短期臨時(shí)性文件材料。本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的短期臨時(shí)性文件材料。本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的短期臨時(shí)性文件材料。本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理工作形成的短期臨時(shí)性文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于短期臨時(shí)性問題的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，短期臨時(shí)性的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的短期臨時(shí)性文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于短期臨時(shí)性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用需求進(jìn)行定期調(diào)整。對(duì)已過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案保管期限的調(diào)整由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的安全管理，確保檔案的安全保管。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和防范能力。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行登記，嚴(yán)格控制檔案的流向，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱檔案。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.涉及國家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或局辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請表進(jìn)行審核簽字。3.查閱人員持審核通過的申請表到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱人員查閱檔案完畢后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確保檔案的完整和安全。（三）借閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要借閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。5.借閱人員借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、文號(hào)、日期、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告，明確需要銷毀的檔案清單。3.檔案鑒定報(bào)告報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用