PAGE單位檔案三合一制度由誰(shuí)制定單位檔案“三合一”制度制定相關(guān)規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理，規(guī)范檔案整理、分類和編號(hào)，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，維護(hù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案“三合一”制度概述（一）定義檔案“三合一”制度是指將檔案的分類方案、保管期限表和文件材料歸檔范圍三者有機(jī)結(jié)合，形成一個(gè)統(tǒng)一的、完整的檔案管理體系。（二）作用1.明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，使檔案整理更加科學(xué)、規(guī)范。2.確定檔案的保管期限，為檔案的保管和鑒定提供依據(jù)。3.規(guī)定文件材料的歸檔范圍，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。三、檔案分類方案（一）分類原則1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。2.保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的整理和管理。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將文件分為不同的類別。保管期限：分為永久、定期（[X]年、[X]年等）。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。項(xiàng)目：以科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等為單位進(jìn)行分類。專業(yè)：根據(jù)科技檔案的專業(yè)性質(zhì)，如機(jī)械、電氣、建筑等進(jìn)行分類。階段：按照項(xiàng)目的研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。會(huì)計(jì)憑證：按照記賬憑證的種類、編號(hào)進(jìn)行分類。會(huì)計(jì)賬簿：按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等類別進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)報(bào)告：按照年度、季度、月度等進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照個(gè)人身份、職務(wù)、工作經(jīng)歷等進(jìn)行分類。個(gè)人身份：如干部、工人等。職務(wù)：按照個(gè)人擔(dān)任的職務(wù)進(jìn)行分類。工作經(jīng)歷：按照個(gè)人工作經(jīng)歷的時(shí)間順序進(jìn)行分類。（三）分類編號(hào)1.文書檔案：采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的編號(hào)方法，如“20XX[機(jī)構(gòu)名稱]永久”。2.科技檔案：采用項(xiàng)目編號(hào)專業(yè)編號(hào)階段編號(hào)的方法，如“[項(xiàng)目編號(hào)][專業(yè)編號(hào)][階段編號(hào)]”。3.會(huì)計(jì)檔案：采用類別編號(hào)年度編號(hào)的方法，如“[會(huì)計(jì)憑證類別編號(hào)]20XX”。4.人事檔案：采用個(gè)人編號(hào)的方法，如“[個(gè)人編號(hào)]”。四、保管期限表（一）制定原則1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素確定保管期限。2.遵循國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確保保管期限的合理性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：[X]年保管：對(duì)本單位在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為[X]年保管。[X]年保管：對(duì)本單位在較短時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為[X]年保管。（三）保管期限調(diào)整1.定期保管的檔案，保管期限屆滿后，根據(jù)檔案的實(shí)際情況和利用需求，進(jìn)行重新鑒定，確定是否繼續(xù)保管或銷毀。2.對(duì)于具有重要價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可以延長(zhǎng)保管期限。五、文件材料歸檔范圍（一）歸檔原則1.凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確。（二）歸檔范圍1.文書檔案：上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括上級(jí)機(jī)關(guān)的來文、批復(fù)、指示等。本機(jī)關(guān)文件：包括本機(jī)關(guān)的發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。下級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。其他機(jī)關(guān)文件：與本機(jī)關(guān)有業(yè)務(wù)往來的其他機(jī)關(guān)的文件。會(huì)議文件：包括本機(jī)關(guān)召開的各種會(huì)議的文件材料。人事文件：包括干部任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。文件：包括本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料。2.科技檔案：科研項(xiàng)目文件：包括科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。工程項(xiàng)目文件：包括工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。設(shè)備儀器文件：包括設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)告等。其他會(huì)計(jì)資料：包括銀行對(duì)賬單、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案：履歷材料：包括個(gè)人履歷表、自傳等。自傳材料：包括個(gè)人自傳、思想總結(jié)等。鑒定、考核、考察材料：包括年度考核表、任職鑒定、考察報(bào)告等。學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：包括學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等。政審材料：包括政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書等。黨團(tuán)材料：包括入黨申請(qǐng)書、入黨積極分子培養(yǎng)考察表、團(tuán)支部工作材料等。獎(jiǎng)勵(lì)材料：包括各種獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。處分材料：包括各種處分決定、處分審批表等。工資、任免、出國(guó)（境）等材料：包括工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等。（三）歸檔要求1.文件材料應(yīng)按照歸檔范圍及時(shí)歸檔，不得積壓。2.歸檔的文件材料應(yīng)整理齊全，裝訂規(guī)范，編目準(zhǔn)確。3.歸檔的文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，便于查閱和管理。六、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.文書檔案：裝訂：將文件材料按照一定的順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。分類：按照檔案分類方案進(jìn)行分類。編號(hào)：按照分類編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)。編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限等。2.科技檔案：組卷：將科技文件材料按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行組卷。編目：編制科技檔案目錄，包括檔號(hào)、項(xiàng)目名稱、專業(yè)名稱、階段名稱、文件題名、日期等。裝訂：將科技文件材料按照一定的順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。3.會(huì)計(jì)檔案：整理：將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等按照類別進(jìn)行整理。編目：編制會(huì)計(jì)檔案目錄，包括檔號(hào)、類別、年度編號(hào)、題名、日期等。裝訂：將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等按照一定的順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.人事檔案：整理：將人事檔案材料按照類別進(jìn)行整理，如履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料等。編目：編制人事檔案目錄，包括檔號(hào)、類別、題名、日期等。裝訂：將人事檔案材料按照一定的順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理的規(guī)范性。2.整理檔案應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.整理檔案應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。八、檔案查閱利用（一）查閱利用原則1.遵循保密制度，確保檔案的安全。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行查閱利用，提高檔案利用效率。（二）查閱利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱利用檔案。2.外單位因工作需要查閱利用檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱利用程序1.查閱利用者應(yīng)填寫檔案查閱利用申請(qǐng)表，注明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理部門對(duì)查閱利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱利用者憑批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案庫(kù)房查閱利用檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并進(jìn)行登記。4.查閱利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄檔案。（四）查閱利用要求1.查閱利用檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱利用檔案應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。3.查閱利用檔案應(yīng)遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，結(jié)合本單位的工作實(shí)際和發(fā)展需要，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀清冊(cè)進(jìn)行審核，