PAGE房地局檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強房地局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為房地局各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房地局機關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位及相關(guān)工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房地局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：確保檔案內(nèi)容真實反映房地局各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面涵蓋房地局工作的各個方面，避免遺漏重要信息。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科，負(fù)責(zé)房地局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)，對利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。4.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與房地局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.房地局形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)文件等。3.房地局在房地產(chǎn)開發(fā)、交易、產(chǎn)權(quán)登記、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、圖紙、證書等。4.房地局組織的各類調(diào)研、檢查、驗收等工作形成的文件材料。5.房地局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作筆記、調(diào)研報告、項目資料等。6.其他與房地局工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。2.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.按照分類方案對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、電子目錄等，方便檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合房地局工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面分析和評估。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合房地局工作特點，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案進(jìn)行重點鑒定，判斷其是否仍具有保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)房地局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況進(jìn)行記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱與房地局相關(guān)的檔案。3.司法機關(guān)、公民因法律事由查閱房地局相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、其他單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、公民查閱檔案，需按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報房地局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.利用者如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案管理人員應(yīng)在規(guī)定的場所為利用者提供服務(wù)，確保檔案的安全和完整。（四）利用登記與統(tǒng)計1.對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名（單位）、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)房地局檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.對檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，確保掃描圖像清晰、完整。2.對電子檔案進(jìn)行整理、分類、編目，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子目錄。3.將電子檔案存儲到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（三）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息