公司工程項目物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程項目物資采購管理，規(guī)范采購行為，保證物資質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，保障工程項目的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的物資采購活動，包括但不限于建筑材料、設(shè)備、構(gòu)配件、工具器具等物資的采購。（三）采購原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，追求合理的價格和良好的服務。3.性價比原則：綜合考慮物資的質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比最優(yōu)的供應商和物資。4.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結(jié)果公正合理。5.廉潔自律原則：采購人員應廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。二、采購管理機構(gòu)及職責（一）采購管理委員會1.組成：由公司總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、工程管理部門負責人、財務部門負責人、審計部門負責人等組成。2.職責（1）制定公司工程項目物資采購的戰(zhàn)略規(guī)劃和政策。（2）審定重大采購項目的采購方案和供應商選擇。（3）協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（4）監(jiān)督采購管理制度的執(zhí)行情況。（二）采購部門1.組成：設(shè)采購經(jīng)理、采購員等崗位。2.職責（1）負責編制工程項目物資采購計劃。（2）尋找、評估和選擇供應商，建立供應商檔案。（3）組織采購招標、詢價、談判等采購活動。（4）簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（5）負責物資的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。（6）處理采購過程中的質(zhì)量問題和糾紛。（7）定期統(tǒng)計和分析采購數(shù)據(jù)，提出改進建議。（三）工程管理部門1.職責（1）根據(jù)工程項目的進度和需求，提出物資采購申請。（2）參與供應商的考察和評估。（3）對采購物資的質(zhì)量和規(guī)格進行技術(shù)把關(guān)。（4）協(xié)助采購部門進行物資的驗收和調(diào)試工作。（四）財務部門1.職責（1）負責審核采購預算和資金使用計劃。（2）辦理采購款項的支付手續(xù)。（3）對采購成本進行核算和控制。（4）監(jiān)督采購資金的使用情況。（五）審計部門1.職責（1）對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法、合規(guī)、公正。（2）審查采購合同的簽訂和執(zhí)行情況。（3）檢查采購物資的質(zhì)量和價格是否合理。（4）對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.工程管理部門應根據(jù)工程項目的施工進度計劃和設(shè)計文件，在項目開工前編制詳細的物資采購計劃。采購計劃應包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃應按照工程項目的不同階段進行分解，明確各階段的采購任務和時間節(jié)點。3.采購計劃應報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）采購計劃的調(diào)整1.在工程項目實施過程中，如因設(shè)計變更、施工進度調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，工程管理部門應及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購計劃的調(diào)整應經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，由采購部門進行相應的調(diào)整和安排。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，了解其企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況等情況。3.對符合初步篩選條件的供應商，采購部門應組織工程管理部門、財務部門等相關(guān)人員進行實地考察，對供應商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、售后服務等進行全面評估。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，選擇合格的供應商，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認證文件、業(yè)績情況等資料。（二）供應商的評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.根據(jù)評價結(jié)果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先合作和獎勵；對不合格供應商應及時淘汰，并從供應商檔案中刪除。3.建立供應商動態(tài)管理機制，根據(jù)供應商的表現(xiàn)及時調(diào)整其等級和合作關(guān)系。（三）供應商的合作1.與供應商簽訂采購合同前，應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購部門應定期與供應商溝通，了解物資生產(chǎn)進度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對重要物資的采購，可要求供應商提供質(zhì)量保證金或銀行保函，以保障物資質(zhì)量和供應的穩(wěn)定性。五、采購方式及流程（一）采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、對質(zhì)量和供應穩(wěn)定性要求嚴格的物資采購項目。招標采購應按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的招標管理辦法進行，遵循公開、公平、公正的原則。2.詢價采購：適用于采購金額較小、技術(shù)要求相對簡單的物資采購項目。采購部門應向至少三家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供物資的報價和相關(guān)資料。根據(jù)詢價結(jié)果，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應商。3.直接采購：適用于采購金額較小、時間緊迫或只能從唯一供應商處采購的物資。直接采購應經(jīng)過公司領(lǐng)導審批，并在采購合同中說明直接采購的原因。（二）采購流程1.采購申請：工程管理部門根據(jù)工程項目需求，填寫《物資采購申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息，經(jīng)部門負責人審核后報采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.采購實施：采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的采購方式，組織采購活動。-招標采購流程（1）編制招標文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標文件，包括招標公告、投標須知、技術(shù)規(guī)格書、合同條款等內(nèi)容。（2）發(fā)布招標公告：在公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體等平臺發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。（3）接收投標文件：在規(guī)定的時間內(nèi)接收供應商的投標文件，并進行密封保存。（4）開標、評標：組織開標會議，當眾開啟投標文件，對投標文件進行評審。評標委員會由采購部門、工程管理部門、財務部門等相關(guān)人員組成，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標。（5）定標：根據(jù)評標結(jié)果，確定中標供應商，并發(fā)出中標通知書。（6）簽訂合同：與中標供應商簽訂采購合同。-詢價采購流程（1）發(fā)出詢價函：采購部門向至少三家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。（2）接收報價：在規(guī)定的時間內(nèi)接收供應商的報價，并進行整理和比較。（3）選擇供應商：根據(jù)報價和供應商的綜合情況，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應商。（4）簽訂合同：與選定的供應商簽訂采購合同。-直接采購流程（1）確定供應商：根據(jù)采購需求和實際情況，選擇合適的供應商。（2）協(xié)商價格和條款：與供應商協(xié)商物資的價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。（3）簽訂合同：經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，與供應商簽訂采購合同。4.合同執(zhí)行：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。工程管理部門協(xié)助采購部門進行物資的驗收和調(diào)試工作。5.物資驗收：物資到貨后，采購部門應組織工程管理部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。對驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對驗收不合格的物資，應及時與供應商協(xié)商處理，要求供應商更換或退貨。6.付款結(jié)算：財務部門根據(jù)采購合同和物資驗收單，辦理采購款項的支付手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行，一般采用分期付款方式，在物資驗收合格后支付大部分貨款，預留一定比例的質(zhì)量保證金，在質(zhì)保期屆滿后無質(zhì)量問題時支付。六、采購物資的驗收、保管和發(fā)放（一）驗收1.物資到貨后，采購部門應及時通知工程管理部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.驗收人員應嚴格按照采購合同和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行檢查和檢驗。對重要物資，應進行抽樣檢測或委托專業(yè)機構(gòu)進行檢測。3.驗收合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)處理。4.對需要安裝調(diào)試的設(shè)備，應在安裝調(diào)試完畢并經(jīng)試運行合格后進行最終驗收。（二）保管1.設(shè)立專門的物資倉庫，配備必要的保管設(shè)備和人員，對采購物資進行妥善保管。2.物資入庫后，應按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并做好標識。3.建立物資庫存管理制度，定期對物資進行盤點，確保賬物相符。對盤盈、盤虧的物資，應查明原因，及時處理。4.加強物資倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保物資的安全。（三）發(fā)放1.工程管理部門根據(jù)工程項目的實際需求，填寫《物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審核后到倉庫領(lǐng)取物資。2.倉庫管理人員應按照《物資領(lǐng)用申請表》的內(nèi)容發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。3.嚴格控制物資的發(fā)放數(shù)量，避免浪費和濫用。對超計劃領(lǐng)用的物資，應經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審批后發(fā)放。七、采購風險管理（一）市場風險1.采購部門應密切關(guān)注市場價格波動情況，及時調(diào)整采購策略。在市場價格上漲時，可提前采購或與供應商簽訂長期供貨合同，鎖定價格；在市場價格下跌時，可適當延遲采購。2.加強對原材料市場的分析和預測，了解原材料價格走勢和供應情況，為采購決策提供依據(jù)。（二）質(zhì)量風險1.嚴格供應商選擇和評價標準，選擇質(zhì)量可靠的供應商。2.在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，對物資質(zhì)量進行嚴格把關(guān)。3.加強物資驗收工作，對驗收不合格的物資及時處理，避免不合格物資進入工程項目。4.建立質(zhì)量追溯機制，對因物資質(zhì)量問題造成的損失，追究供應商的責任。（三）交貨期風險1.在采購合同中明確交貨期和違約責任，對供應商的交貨情況進行跟蹤和監(jiān)督。2.與供應商保持密切溝通，及時了解物資生產(chǎn)進度和運輸情況，協(xié)調(diào)解決可能影響交貨期的問題。3.制定應急預案，在供應商不能按時交貨時，采取緊急采購或調(diào)整施工進度等措施，確保工程項目不受影響。（四）廉潔風險1.加強對采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識和法律意識。2.建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購過程的審計和監(jiān)督，防止采購人員與供應商勾結(jié)，謀取不正當利益。3.對發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。八、采購檔案管理（一）采購檔案的內(nèi)容采購檔案包括采購申請、采購審批文件、招標文件、投標文件、詢價函、報價單、采購合同、驗收單、付款憑證等與采購活動相關(guān)的文件和資料。（二）采購檔案的整理和保管1.采購部門應在采購活動結(jié)束后，及時將采購檔案進行整理和歸檔。2.采購