通用合同審查及簽署流程管理工具一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)、組織在業(yè)務(wù)開展中涉及的合同全生命周期管理場(chǎng)景，包括但不限于：日常業(yè)務(wù)合作：如供應(yīng)商采購(gòu)、銷售訂單、服務(wù)外包等商業(yè)合同的審查與簽署；人力資源事務(wù)：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制等人事類協(xié)議的管理；項(xiàng)目合作：與合作伙伴、客戶間的項(xiàng)目合同，明確權(quán)責(zé)與交付標(biāo)準(zhǔn)；其他法律文件：如授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議、框架協(xié)議等需規(guī)范流程的法律文書。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率，實(shí)現(xiàn)合同從起草到歸檔的可追溯管理。二、全流程操作指南合同審查及簽署流程分為七個(gè)核心步驟，各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任主體與操作要點(diǎn)，保證流程閉環(huán)。1.需求發(fā)起與合同立項(xiàng)操作目的：明確合同簽訂的必要性及基本需求，避免無效合同。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，說明合作背景、對(duì)方主體信息、合同類型、核心需求（如標(biāo)的、金額、交付周期等）；部門負(fù)責(zé)人對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行初審，確認(rèn)需求合理性及預(yù)算匹配性；通過立項(xiàng)后，指定專人作為合同承辦人，負(fù)責(zé)后續(xù)起草與跟進(jìn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同承辦人。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（含審批意見）。2.合同起草與初步校驗(yàn)操作目的：基于需求起草合同文本，保證核心條款完整、表述準(zhǔn)確。操作內(nèi)容：合同承辦人根據(jù)立項(xiàng)信息，選擇對(duì)應(yīng)的合同模板（如采購(gòu)合同模板、服務(wù)合同模板），或參考過往同類合同起草；起草時(shí)需明確合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等）、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款；初步校驗(yàn)合同文本格式是否規(guī)范（如頁碼連續(xù)、無錯(cuò)別字）、關(guān)鍵條款是否缺失，與立項(xiàng)需求是否一致。責(zé)任主體：合同承辦人、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人。輸出成果：合同初稿（含版本號(hào)）、《合同起草校驗(yàn)表》。3.多部門聯(lián)合審查操作目的：從法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等專業(yè)角度把控合同風(fēng)險(xiǎn)，保證條款合規(guī)。操作內(nèi)容：合同承辦人將合同初稿及《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》提交至各審查部門，按以下順序并行或串行審查：法務(wù)審查：重點(diǎn)審查主體資格（如對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）、法律條款合法性（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定）、是否存在法律漏洞；財(cái)務(wù)審查：重點(diǎn)關(guān)注價(jià)款構(gòu)成是否合理、支付條件與賬期是否符合財(cái)務(wù)政策、稅費(fèi)承擔(dān)是否清晰、發(fā)票類型及開具要求；業(yè)務(wù)審查：確認(rèn)標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、技術(shù)參數(shù)是否達(dá)標(biāo)、履行周期是否可保障、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確；各審查部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋書面審查意見，合同承辦人匯總意見并修改合同文本，對(duì)未采納的需說明理由。責(zé)任主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門、合同承辦人。輸出成果：《合同審查意見匯總表》、修改后的合同草案（含修訂說明）。4.內(nèi)部審批與定稿操作目的：履行內(nèi)部決策程序，保證合同符合公司戰(zhàn)略與授權(quán)要求。操作內(nèi)容：合同承辦人將經(jīng)多部門審查修改后的合同草案，按合同金額及類型提交對(duì)應(yīng)審批人審批（例如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）；審批人重點(diǎn)審核合同條款與公司利益是否沖突、是否超出自身授權(quán)范圍、風(fēng)險(xiǎn)是否可控；審批通過后，合同承辦人根據(jù)最終審批意見定稿，形成合同簽署版本，標(biāo)注“最終稿”及生效日期（若有）。責(zé)任主體：合同承辦人、各層級(jí)審批人。輸出成果：審批通過的合同最終稿、《合同審批流程記錄表》。5.對(duì)方溝通與文本確認(rèn)操作目的：與合同對(duì)方就最終條款達(dá)成一致，避免后續(xù)爭(zhēng)議。操作內(nèi)容：合同承辦人通過郵件、函件或會(huì)議方式，將合同最終稿發(fā)送至對(duì)方聯(lián)系人，明確需確認(rèn)的條款（如價(jià)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任等）；對(duì)方如有修改意見，需書面反饋，合同承辦人同步內(nèi)部溝通調(diào)整（如涉及重大條款變更，需重新履行審查審批流程）；雙方確認(rèn)無異議后，由對(duì)方聯(lián)系人簽字蓋章（如為企業(yè)，需加蓋公章及法定代表人簽字章；個(gè)人需簽字按手?。?，并掃描回傳。責(zé)任主體：合同承辦人、對(duì)方聯(lián)系人。輸出成果：對(duì)方簽字蓋章的合同掃描件、《對(duì)方確認(rèn)記錄》。6.正式簽署與用印管理操作目的：規(guī)范公司合同簽署行為，保證用印安全。操作內(nèi)容：合同承辦人將對(duì)方簽字蓋章的合同掃描件、內(nèi)部審批材料提交至行政部（或指定用印管理部門）；行政部核對(duì)合同文本與審批材料一致性、對(duì)方簽章有效性，確認(rèn)無誤后按公司用印流程加蓋公司公章或合同專用章（騎縫章需同時(shí)覆蓋合同及附件）；用印完成后，行政部留存1份原件歸檔，另1份原件或掃描件交合同承辦人送達(dá)對(duì)方，并簽署《合同用印登記表》。責(zé)任主體：合同承辦人、行政部用印管理員。輸出成果：公司蓋章的合同原件、《合同用印登記表》。7.合同歸檔與執(zhí)行跟蹤操作目的：實(shí)現(xiàn)合同集中管理，保證履行過程可追溯。操作內(nèi)容：合同承辦人在簽署完成后5個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件（含附件、審批材料、對(duì)方回傳件等）提交至檔案管理部門歸檔，并錄入合同管理系統(tǒng)（如名稱、編號(hào)、簽署日期、金額、履行期限、責(zé)任人等）；業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定履行義務(wù)（如交付、付款），同步跟蹤對(duì)方履約情況，定期更新《合同履行跟蹤表》；合同履行完畢或終止后，檔案管理部門辦理結(jié)案手續(xù)，相關(guān)資料長(zhǎng)期保存（電子檔案?jìng)浞莶簧儆?0年）。責(zé)任主體：合同承辦人、檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門。輸出成果：合同檔案、《合同履行跟蹤表》、結(jié)案報(bào)告。三、常用工具模板模板1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同編號(hào)（按規(guī)則自動(dòng)，如“HT-年份-部門-序號(hào)”，例：HT-2024-采購(gòu)-001）合同名稱（如“原材料采購(gòu)合同”“軟件開發(fā)服務(wù)協(xié)議”）合作方信息單位名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：聯(lián)系人及電話：業(yè)務(wù)部門合同承辦人合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□勞動(dòng)合同□其他：________合同金額大寫：________元整小寫：￥________元履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心需求說明（簡(jiǎn)述合作目的、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、關(guān)鍵要求等）部門負(fù)責(zé)人初審意見簽字：日期：法務(wù)部意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見簽字：日期：最終審批意見審批人：日期：模板2：合同審查意見匯總表審查部門審查人審查日期審查意見修改情況（是/否）修訂說明法務(wù)部*某2024–第3.5條違約責(zé)任約定過輕，建議增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”是已按意見修改財(cái)務(wù)部*某2024–付款條件中“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付款”需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收主體是已補(bǔ)充驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)條款業(yè)務(wù)部*某2024–服務(wù)內(nèi)容需增加“提供7×24小時(shí)技術(shù)支持響應(yīng)”否已與對(duì)方溝通，對(duì)方暫無法承諾模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況簡(jiǎn)述（如：已交付第一批貨物、已支付首款）責(zé)任人異常記錄（如有）HT-2024-采購(gòu)-001原材料采購(gòu)合同首批貨物交付2024–2024–已交付100噸，質(zhì)量檢測(cè)合格*某無HT-2024-服務(wù)-002軟件開發(fā)服務(wù)協(xié)議需求評(píng)審階段2024–2024–已完成需求文檔確認(rèn)，進(jìn)入開發(fā)階段*某對(duì)方需求變更1項(xiàng)，已走變更流程四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示1.主體資格風(fēng)險(xiǎn)審查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等文件，保證簽約主體真實(shí)存在且具有履約能力（如企業(yè)需核對(duì)“三證合一”信息，個(gè)人需核實(shí)證件號(hào)碼明）；警惕“皮包公司”“無資質(zhì)經(jīng)營(yíng)”等風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢企業(yè)信用狀況（注：此處僅為工具提示，不涉及具體）。2.條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同核心條款不得遺漏，包括：雙方主體信息、標(biāo)的/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款支付、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等；避免使用“大概”“左右”“等”等模糊表述，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需符合GB/T19001-2016”）。3.法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)違法條款（如“造成對(duì)方人身傷害不承擔(dān)責(zé)任”等）無效，法務(wù)審查需重點(diǎn)關(guān)注；涉及行政審批的業(yè)務(wù)（如特種設(shè)備生產(chǎn)、食品經(jīng)營(yíng)等），需確認(rèn)對(duì)方是否具備相應(yīng)資質(zhì)，合同中可約定“資質(zhì)真實(shí)性由對(duì)方承擔(dān)全部責(zé)