醫(yī)院物資采購(gòu)合同管理辦法為規(guī)范醫(yī)院物資采購(gòu)合同管理，保障醫(yī)療物資供應(yīng)的及時(shí)性、安全性與合規(guī)性，有效控制采購(gòu)成本、防范法律風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本管理辦法。本辦法適用于醫(yī)院藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、辦公用品、后勤物資等各類(lèi)物資采購(gòu)合同的訂立、履行、變更、解除及糾紛處理等全流程管理。一、總則（一）管理原則醫(yī)院物資采購(gòu)合同管理遵循合規(guī)性、公平性、效益性、風(fēng)險(xiǎn)防控四大原則：合規(guī)性：合同內(nèi)容與流程嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)；公平性：合同條款兼顧醫(yī)院與供應(yīng)商雙方權(quán)益，無(wú)顯失公平或霸王條款；效益性：通過(guò)科學(xué)的合同管理優(yōu)化采購(gòu)成本，提升資金使用效率，保障物資質(zhì)量與供應(yīng)時(shí)效；風(fēng)險(xiǎn)防控：建立全流程風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與處置機(jī)制，防范合同履約、法律糾紛、資金損失等風(fēng)險(xiǎn)。二、合同訂立管理（一）采購(gòu)需求確認(rèn)臨床科室、后勤保障部門(mén)等需求單位應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展需要，提出明確、具體、可量化的物資采購(gòu)需求，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。需求經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購(gòu)管理部門(mén)（如設(shè)備科、采購(gòu)中心），由采購(gòu)部門(mén)結(jié)合庫(kù)存情況、預(yù)算安排進(jìn)行綜合評(píng)審，形成正式采購(gòu)需求清單。（二）供應(yīng)商選擇與資質(zhì)審核1.供應(yīng)商選擇方式：根據(jù)采購(gòu)金額、物資屬性及市場(chǎng)供應(yīng)情況，依法采用公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢(xún)價(jià)等方式選定供應(yīng)商。嚴(yán)禁以任何形式規(guī)避法定采購(gòu)程序。2.資質(zhì)審核要求：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的主體資格、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、信用狀況進(jìn)行嚴(yán)格審核，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品注冊(cè)證（醫(yī)療器械類(lèi)）、質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)（如ISO認(rèn)證）、近三年無(wú)重大違法違規(guī)記錄證明等文件。必要時(shí)可實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控體系及售后服務(wù)能力。（三）合同起草與條款規(guī)范采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。合同條款應(yīng)涵蓋以下核心內(nèi)容：標(biāo)的條款：明確物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、品牌、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等，避免模糊表述；質(zhì)量條款：約定物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同附件技術(shù)要求等）、質(zhì)量保證期、驗(yàn)收方式及不合格品處理措施（退換貨、維修、索賠等）；交貨條款：明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)，約定逾期交貨的違約責(zé)任；驗(yàn)收條款：指定驗(yàn)收主體（如使用科室、采購(gòu)部門(mén)、第三方機(jī)構(gòu)）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收期限，明確驗(yàn)收不合格時(shí)的異議提出期限與處理方式；付款條款：約定付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款等）、付款節(jié)點(diǎn)（如到貨驗(yàn)收合格后30日內(nèi)）、付款條件（如提供發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）；違約責(zé)任：明確雙方違約情形（如供應(yīng)商逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，醫(yī)院逾期付款等）及對(duì)應(yīng)的賠償方式、違約金比例；爭(zhēng)議解決：約定協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟的爭(zhēng)議解決方式，優(yōu)先選擇醫(yī)院所在地有管轄權(quán)的法院或仲裁機(jī)構(gòu)。合同起草后，須經(jīng)醫(yī)院法務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)審核，重點(diǎn)審查條款的合法性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任不對(duì)等、付款條件模糊等）。（四）合同審批流程采購(gòu)合同實(shí)行分級(jí)審批制度：金額較小、風(fēng)險(xiǎn)較低的合同（如辦公用品采購(gòu)），由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副院長(zhǎng)審批；金額較大或涉及重大醫(yī)療設(shè)備、高值耗材的合同，需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)聯(lián)合審核后，提交院長(zhǎng)辦公會(huì)審議，最終由院長(zhǎng)審批；涉及政府采購(gòu)或財(cái)政資金的合同，還需符合政府采購(gòu)相關(guān)審批流程。審批過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)就合同的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出明確意見(jiàn)，審批通過(guò)后方可簽訂。三、合同履行與監(jiān)控（一）交貨與驗(yàn)收管理供應(yīng)商應(yīng)按合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)及方式交貨。到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)聯(lián)合使用科室、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在合同約定的驗(yàn)收期限內(nèi)完成驗(yàn)收：外觀、數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)物資數(shù)量、包裝完整性、外觀質(zhì)量，確認(rèn)與合同及送貨單一致；質(zhì)量驗(yàn)收：對(duì)物資的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)（必要時(shí)委托第三方檢測(cè)），醫(yī)療設(shè)備類(lèi)物資還需進(jìn)行安裝調(diào)試與臨床試用；驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，立即通知供應(yīng)商，要求其在規(guī)定期限內(nèi)整改、換貨或退款，并保留相關(guān)證據(jù)（如照片、檢測(cè)報(bào)告、溝通記錄）。（二）付款管理財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款條件、節(jié)點(diǎn)辦理付款：付款前需審核付款申請(qǐng)材料（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、送貨單等），確認(rèn)符合付款條件；嚴(yán)禁無(wú)合同、超合同金額或提前付款，確需變更付款方式的，須經(jīng)原審批部門(mén)同意并簽訂補(bǔ)充協(xié)議；付款后及時(shí)更新合同履約臺(tái)賬，記錄付款金額、時(shí)間及對(duì)應(yīng)的履約節(jié)點(diǎn)。（三）履約監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合同履約臺(tái)賬，動(dòng)態(tài)跟蹤供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量情況、售后服務(wù)等履約表現(xiàn)：定期（如每月）匯總履約數(shù)據(jù)，分析潛在風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、質(zhì)量波動(dòng)、信用違約等）；對(duì)出現(xiàn)違約跡象的供應(yīng)商，及時(shí)溝通協(xié)商，要求其提交整改方案；若違約情形嚴(yán)重（如逾期交貨超15日、質(zhì)量問(wèn)題影響醫(yī)療安全），啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)處置程序（如暫停付款、追究違約責(zé)任）。四、合同變更與解除（一）合同變更因醫(yī)療需求調(diào)整、市場(chǎng)供應(yīng)變化等原因需變更合同的，須滿足以下條件：變更內(nèi)容符合法律法規(guī)及醫(yī)院規(guī)定；雙方協(xié)商一致，簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議；補(bǔ)充協(xié)議的審批流程與原合同一致，嚴(yán)禁私下變更合同核心條款（如價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）。（二）合同解除出現(xiàn)以下情形之一的，可解除合同：雙方協(xié)商一致，且不損害國(guó)家、集體或第三方利益；供應(yīng)商根本違約（如逾期交貨超30日、提供假冒偽劣產(chǎn)品、拒不履行售后服務(wù)等），經(jīng)催告后仍未整改；因不可抗力（如自然災(zāi)害、政策調(diào)整）導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)。合同解除應(yīng)履行以下程序：1.采購(gòu)部門(mén)書(shū)面通知供應(yīng)商，說(shuō)明解除事由及依據(jù)；2.就解除后的善后事宜（如已交貨的處理、已付款的退還、違約金結(jié)算等）與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂解除協(xié)議；3.解除協(xié)議報(bào)原審批部門(mén)備案，涉及重大損失的，需提交院長(zhǎng)辦公會(huì)審議。五、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則合同糾紛應(yīng)遵循協(xié)商優(yōu)先、依法依規(guī)、證據(jù)保全的原則：優(yōu)先通過(guò)內(nèi)部協(xié)商或第三方調(diào)解解決，降低糾紛處理成本；協(xié)商無(wú)果的，根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟）處理；全程保留相關(guān)證據(jù)（如合同、溝通記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)報(bào)告等），法務(wù)部門(mén)全程參與糾紛處理，確保維權(quán)行為合法合規(guī)。（二）糾紛處理流程1.內(nèi)部協(xié)商：采購(gòu)部門(mén)牽頭，聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商，提出解決方案（如換貨、賠償、解除合同等）；2.第三方調(diào)解：協(xié)商無(wú)果的，可申請(qǐng)行業(yè)協(xié)會(huì)、政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)等第三方調(diào)解；3.仲裁或訴訟：調(diào)解無(wú)效的，根據(jù)合同約定啟動(dòng)仲裁或訴訟程序，由法務(wù)部門(mén)委托律師代理，必要時(shí)申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。六、合同檔案管理（一）檔案歸檔范圍采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括：合同原件及補(bǔ)充協(xié)議；供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書(shū)等）；采購(gòu)需求申請(qǐng)、審批文件；談判記錄、報(bào)價(jià)單、招投標(biāo)文件；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、溝通記錄；糾紛處理相關(guān)文件（如函件、調(diào)解協(xié)議、判決書(shū)等）。（二）檔案保管與借閱1.保管要求：合同檔案由采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)人保管，按年度、合同類(lèi)型分類(lèi)歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步留存，確保檔案完整、安全；2.保管期限：一般合同保管期限為合同履行完畢后5年，涉及重大醫(yī)療設(shè)備、高值耗材或糾紛的合同，保管期限延長(zhǎng)至10年；3.借閱規(guī)定：內(nèi)部部門(mén)借閱需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，外部單位借閱需經(jīng)分管副院長(zhǎng)審批，且不得涂改、損毀檔案，借