企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程一、適用范圍與管理目標(biāo)本流程適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)開發(fā)合同等類型，涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及檔案管理部門的協(xié)同作業(yè)。通過規(guī)范合同全生命周期管理，實現(xiàn)合同簽訂的合規(guī)性、履行的可控性、歸檔的完整性，降低法律風(fēng)險與經(jīng)營成本，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同立項與發(fā)起操作描述：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物料、銷售產(chǎn)品、委托服務(wù)等），確認(rèn)合同必要性與可行性后，發(fā)起合同立項。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)員*輸出成果：《合同立項申請表》（含項目背景、合作方基本信息、合同主要內(nèi)容、預(yù)算金額、預(yù)計履行期限等）關(guān)鍵動作：業(yè)務(wù)員*初步收集合作方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等），填寫立項申請表；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核立項必要性，重點關(guān)注與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的匹配度及預(yù)算合理性；立項審批通過后，進(jìn)入合同起草環(huán)節(jié)。2.合同起草與初步審核操作描述：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項內(nèi)容，結(jié)合合作方提供的初步協(xié)議或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，起草合同文本。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)員、法務(wù)專員輸出成果：合同草案（含合同編號、當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款）關(guān)鍵動作：業(yè)務(wù)員*依據(jù)企業(yè)《合同示范文本庫》選擇對應(yīng)模板，填寫具體條款，保證內(nèi)容與立項申請一致；法務(wù)專員*對合同草案進(jìn)行初步審核，重點檢查條款完整性、法律術(shù)語規(guī)范性及潛在風(fēng)險點（如付款條件模糊、違約責(zé)任不對等）；業(yè)務(wù)員*根據(jù)法務(wù)意見修改文本，形成待評審合同。3.合同評審與審批操作描述：組織多部門聯(lián)合評審，對合同商務(wù)條款、法律條款、財務(wù)條款進(jìn)行全面審核，按權(quán)限完成最終審批。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)輸出成果：《合同評審表》（含各評審部門意見、審批簽字）評審維度與責(zé)任分工：業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、履行進(jìn)度等商務(wù)條款是否符合業(yè)務(wù)需求，合作方履約能力是否匹配；法務(wù)部門：審核合同合法性、合規(guī)性，重點排查主體資格、權(quán)利義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等法律風(fēng)險；財務(wù)部門：審核價款/報酬、付款方式、發(fā)票開具、稅務(wù)處理等財務(wù)條款，評估資金支付風(fēng)險；分管領(lǐng)導(dǎo)：基于部門評審意見，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略與成本效益，審批合同是否簽訂。審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及類型，劃分部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理審批權(quán)限（例如：10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）。4.合同簽訂與用印操作描述：審批通過后，由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門安排正式簽訂，并加蓋企業(yè)合同專用章或公章。責(zé)任主體：法務(wù)專員、行政專員、業(yè)務(wù)員*輸出成果：正式合同文本（一式X份，合作方執(zhí)X份，企業(yè)執(zhí)X份，其中財務(wù)、檔案部門存檔各1份）關(guān)鍵動作：法務(wù)專員*核對合同文本與審批版本一致性，確認(rèn)簽約主體信息無誤；業(yè)務(wù)員*與合作方溝通簽訂方式（線下當(dāng)面簽訂或電子簽約），保證雙方簽字/蓋章清晰完整；行政專員*根據(jù)《合同用印審批單》（附已審批的《合同評審表》及合同文本）加蓋公章或合同專用章，用印登記冊記錄合同編號、用印日期、份數(shù)等信息。5.合同履行與跟蹤操作描述：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的進(jìn)度跟蹤與異常處理，財務(wù)部門配合款項支付，法務(wù)部門監(jiān)督履約合規(guī)性。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)員、財務(wù)專員、法務(wù)專員*輸出成果：《合同履行跟蹤表》（含履行進(jìn)度、付款記錄、履約異常及處理結(jié)果）關(guān)鍵動作：業(yè)務(wù)員*按合同約定跟蹤履行進(jìn)度（如交付節(jié)點、驗收標(biāo)準(zhǔn)），定期填寫《合同履行跟蹤表》；履行出現(xiàn)異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）時，業(yè)務(wù)員*及時與合作方溝通，書面函告整改，必要時啟動違約責(zé)任條款；財務(wù)專員*根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，審核業(yè)務(wù)部門提交的履約證明（如驗收單、發(fā)票），辦理付款手續(xù)；法務(wù)專員*對重大合同的履行過程進(jìn)行法律監(jiān)督，協(xié)助處理履約糾紛。6.合同變更、解除與終止操作描述：因業(yè)務(wù)需求變化或不可抗力需變更/解除合同時啟動相應(yīng)審批流程，簽訂補充協(xié)議或解除協(xié)議。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門輸出成果：《合同變更/解除申請表》、《補充協(xié)議》或《解除協(xié)議》關(guān)鍵動作：業(yè)務(wù)員*提出變更/解除申請，說明原因、對雙方權(quán)利義務(wù)的影響及解決方案；參照原合同評審流程完成變更/解除審批，法務(wù)部門重點審核變更/解除條款的合法性及責(zé)任劃分；雙方簽訂補充協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)或終止后的清算事宜（如款項結(jié)算、資料返還）；財務(wù)部門根據(jù)變更/解除協(xié)議調(diào)整相關(guān)賬務(wù)，檔案部門更新合同檔案。7.合同歸檔與查詢操作描述：合同履行完畢或終止后，由檔案管理部門統(tǒng)一歸檔，保證合同文本及相關(guān)資料完整、可追溯。責(zé)任主體：檔案管理員、業(yè)務(wù)員輸出成果：合同檔案（含合同文本、評審表、履行記錄、變更/解除協(xié)議、發(fā)票等）關(guān)鍵動作：業(yè)務(wù)員*在合同終止后15個工作日內(nèi)，收集合同全生命周期資料（正本+副本），整理成冊并移交檔案部門；檔案管理員*核對檔案完整性，按“合同編號+年份”分類編號，錄入電子檔案系統(tǒng)，標(biāo)注保管期限（一般合同保管10年，重大合同保管20年以上）；建立合同查詢臺賬，支持按合同編號、合作方名稱、簽訂日期等條件快速檢索，保證信息安全與合規(guī)使用。三、合同管理關(guān)鍵工具模板模板1：合同立項申請表序號項目名稱合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同類型預(yù)算金額（元）預(yù)計履行期限業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人申請日期1辦公設(shè)備采購科技有限公司91110108采購合同50,0002024.07.01-2024.12.31*2024.06.15備注需采購電腦20臺，要求7月31日前交付模板2：合同評審表合同編號QX-2024-0067評審部門業(yè)務(wù)部評審維度評審意見評審人日期商務(wù)條款標(biāo)的、數(shù)量、價格符合采購需求，交付節(jié)點合理*2024.06.18法律條款知識產(chǎn)權(quán)歸屬明確，爭議解決方式約定合法*2024.06.19財務(wù)條款付款方式為“驗收后30日內(nèi)付清”，無預(yù)付款趙六*2024.06.20綜合意見同意簽訂，按評審意見修改后提交用印分管副總2024.06.21模板3：合同履行跟蹤表合同編號QX-2024-0067履行階段預(yù)計節(jié)點實際節(jié)點履約情況異常處理負(fù)責(zé)人交付2024.07.312024.07.30按期交付，驗收合格無*付款2024.08.302024.08.30已付全款，發(fā)票已到無*模板4：合同歸檔清單合同編號標(biāo)題歸檔日期歸檔部門保管期限檔案編號移交人接收人QX-2024-0067辦公設(shè)備采購合同2025.01.05業(yè)務(wù)部10年DA2024-0067**附件清單1.合同正本2份2.評審表1份3.驗收單1份4.發(fā)票1份四、風(fēng)險控制與管理要點1.合同主體審查風(fēng)險風(fēng)險點：合作方無履約能力（如營業(yè)執(zhí)照過期、經(jīng)營異常）、超越權(quán)限簽訂合同（如法定代表人未授權(quán)）?？刂拼胧汉炗喦巴ㄟ^“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查合作方信用狀況，要求提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明；涉及重大金額或合作方為新客戶時，可委托第三方機構(gòu)做背景調(diào)查。2.合同條款完整性風(fēng)險風(fēng)險點：遺漏必備條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任），導(dǎo)致權(quán)利義務(wù)不明或爭議無據(jù)?？刂拼胧簢?yán)格使用企業(yè)《合同示范文本庫》，非標(biāo)文本需經(jīng)法務(wù)部門審核；核心條款必須明確“標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、爭議解決方式”六要素，避免使用“約”“左右”等模糊表述。3.合同履行監(jiān)控風(fēng)險風(fēng)險點：履行過程未及時跟蹤，導(dǎo)致逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等損失擴大?？刂拼胧簶I(yè)務(wù)部門按月填寫《合同履行跟蹤表》，重大合同實行“周報制”；發(fā)覺履約異常后，24小時內(nèi)啟動內(nèi)部預(yù)警機制，法務(wù)部門同步介入評估法律后果。4.合同檔案管理風(fēng)險風(fēng)險點：合同文本丟失、歸檔不全，影響后續(xù)糾紛舉證或?qū)徲嫏z查?？刂拼胧簷n案管理員建立“雙人核對”機制，移交