智能采購申請(qǐng)及審批系統(tǒng)通用工具模板類文檔一、系統(tǒng)概述與適用范圍本智能采購申請(qǐng)及審批系統(tǒng)旨在通過數(shù)字化工具實(shí)現(xiàn)采購申請(qǐng)全流程線上化管理，覆蓋從需求發(fā)起、多級(jí)審批、采購執(zhí)行到財(cái)務(wù)歸檔的全鏈路，適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購場(chǎng)景（如辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等），可顯著提升采購效率、規(guī)范審批流程、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)主要面向采購申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人、采購執(zhí)行崗、財(cái)務(wù)審核崗及系統(tǒng)管理員等角色，支持不同權(quán)限用戶協(xié)同操作，保證采購過程透明、可追溯。二、全流程操作指南（一）采購申請(qǐng)發(fā)起：需求提報(bào)與材料準(zhǔn)備操作主體：采購申請(qǐng)人（如部門員工、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作步驟：登錄系統(tǒng)：申請(qǐng)人通過企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄智能采購系統(tǒng)，進(jìn)入“采購申請(qǐng)”模塊。選擇申請(qǐng)類型：根據(jù)采購需求選擇對(duì)應(yīng)類型（如“辦公用品采購”“固定資產(chǎn)采購”“服務(wù)外包采購”等），系統(tǒng)自動(dòng)匹配不同類型的申請(qǐng)表單及審批流程。填寫基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人信息：姓名（*某）、所屬部門、聯(lián)系方式（系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，無需手動(dòng)填寫）；采購用途：明確采購物品/服務(wù)的具體使用場(chǎng)景（如“市場(chǎng)部展會(huì)物料采購”“研發(fā)部測(cè)試設(shè)備采購”）；預(yù)算歸屬：選擇對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目編號(hào)或成本中心，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)預(yù)算余額。填寫采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱：需規(guī)范填寫（如“A4復(fù)印紙”而非“紙張”），若為服務(wù)類采購，需明確服務(wù)范圍及交付標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)：填寫準(zhǔn)確參數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算“預(yù)估總價(jià)”；供應(yīng)商意向：若有優(yōu)先供應(yīng)商，需填寫供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式（系統(tǒng)支持供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)校驗(yàn)，若供應(yīng)商不在合格名錄內(nèi)，需供應(yīng)商資質(zhì)證明材料）。附件：根據(jù)采購類型必要材料，如：辦公用品采購：可不附件；固定資產(chǎn)采購：需附設(shè)備技術(shù)參數(shù)表、報(bào)價(jià)單（至少2家供應(yīng)商比價(jià)）；服務(wù)采購：需附服務(wù)方案、合作協(xié)議草案。提交申請(qǐng)：檢查信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)第一級(jí)審批流程（一般為部門負(fù)責(zé)人）。（二）審批流程處理：多級(jí)協(xié)同與意見反饋操作主體：審批人（部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、采購部門、財(cái)務(wù)部門）操作步驟：接收審批任務(wù)：審批人登錄系統(tǒng)，“待辦審批”模塊將顯示需處理的申請(qǐng)單，支持按“緊急程度”“申請(qǐng)類型”篩選。查看申請(qǐng)?jiān)斍椋荷暾?qǐng)單號(hào)，查看完整信息（含附件、采購明細(xì)、預(yù)算余額），系統(tǒng)支持在線查看附件（如PDF、圖片格式）。審批操作：同意：若審批通過，需填寫審批意見（如“預(yù)算合理，同意采購”），系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人；駁回：若審批不通過，需明確駁回原因（如“預(yù)算超支”“規(guī)格不明確”“供應(yīng)商資質(zhì)不全”），申請(qǐng)狀態(tài)變更為“已駁回”，申請(qǐng)人將收到系統(tǒng)通知，可修改后重新提交。特殊審批場(chǎng)景：加急審批：若為緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需備件采購），申請(qǐng)人可在發(fā)起申請(qǐng)時(shí)勾選“加急”選項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)縮短審批時(shí)限（每級(jí)審批不超過1個(gè)工作日），并通過消息提醒審批人優(yōu)先處理；會(huì)簽審批：若采購涉及跨部門（如采購部+財(cái)務(wù)部+使用部門），系統(tǒng)支持“會(huì)簽”流程，所有審批人需同時(shí)審批通過，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）采購執(zhí)行與跟蹤：訂單與交付管理操作主體：采購執(zhí)行崗（采購部門）操作步驟：接收審批通過申請(qǐng)：采購崗在“已通過審批”模塊查看申請(qǐng)單，確認(rèn)采購需求及預(yù)算無誤后，啟動(dòng)采購流程。供應(yīng)商選擇：若申請(qǐng)人已推薦供應(yīng)商且資質(zhì)合格，直接聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)報(bào)價(jià)；若未推薦供應(yīng)商，采購崗?fù)ㄟ^系統(tǒng)“供應(yīng)商庫”篩選合格供應(yīng)商（按行業(yè)、資質(zhì)、價(jià)格等維度），至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，形成《比價(jià)表》系統(tǒng)。下達(dá)采購訂單：確定供應(yīng)商后，采購崗在系統(tǒng)內(nèi)《采購訂單》，明確訂單號(hào)、物品名稱、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、付款方式等信息，供應(yīng)商在線確認(rèn)訂單后，系統(tǒng)自動(dòng)更新申請(qǐng)狀態(tài)為“已下單”。交付跟蹤：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購崗更新物流信息（單號(hào)、預(yù)計(jì)交付時(shí)間），申請(qǐng)人可實(shí)時(shí)查看物流狀態(tài)；物品/服務(wù)交付后，申請(qǐng)人與采購崗共同驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》（含驗(yàn)收數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間等信息），系統(tǒng)確認(rèn)驗(yàn)收通過，狀態(tài)變更為“已驗(yàn)收”。（四）付款與歸檔：財(cái)務(wù)結(jié)算與資料留存操作主體：財(cái)務(wù)審核崗、檔案管理員操作步驟：財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)崗在“待付款”模塊查看已驗(yàn)收申請(qǐng)單，核對(duì)《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》（發(fā)票類型需與采購類型一致，如辦公用品為“貨物類發(fā)票”），確認(rèn)無誤后提交付款。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)崗?fù)ㄟ^系統(tǒng)觸發(fā)付款流程（企業(yè)網(wǎng)銀/對(duì)公轉(zhuǎn)賬），付款完成后更新申請(qǐng)狀態(tài)為“已付款”。資料歸檔：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)該申請(qǐng)單全流程資料（申請(qǐng)單、審批記錄、采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等），形成電子檔案，支持按“申請(qǐng)單號(hào)”“日期”“供應(yīng)商”等條件檢索，紙質(zhì)資料由檔案管理員定期整理歸檔。三、核心表單模板（一）采購申請(qǐng)單基本信息內(nèi)容申請(qǐng)單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（格式：CGYYYYMMDDX，如CG20240501001）申請(qǐng)人*某所屬部門市場(chǎng)部聯(lián)系方式系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)（138）申請(qǐng)日期2024年5月1日采購信息采購類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)外包□其他（請(qǐng)注明：______）采購用途2024年春季產(chǎn)品發(fā)布會(huì)物料采購預(yù)算歸屬項(xiàng)目編號(hào)：MKT202401；成本中心：市場(chǎng)部采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱1展會(huì)背景板2宣傳冊(cè)供應(yīng)商意向供應(yīng)商名稱：廣告?zhèn)髅接邢薰?；?lián)系方式：010-X；資質(zhì)：已營業(yè)執(zhí)照附件清單1.展會(huì)物料設(shè)計(jì)方案；2.廣告?zhèn)髅接邢薰緢?bào)價(jià)單審批流程審批環(huán)節(jié)審批人部門負(fù)責(zé)人審批*某（市場(chǎng)部經(jīng)理）分管領(lǐng)導(dǎo)審批*某（副總經(jīng)理）采購部門審批*某（采購經(jīng)理）申請(qǐng)人確認(rèn)本人確認(rèn)上述信息真實(shí)有效，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。申請(qǐng)人簽字：*某提交時(shí)間：2024年5月1日14:30（二）采購審批流轉(zhuǎn)記錄表申請(qǐng)單號(hào)CG20240501001申請(qǐng)日期2024-05-01申請(qǐng)人*某（市場(chǎng)部）采購類型辦公用品審批節(jié)點(diǎn)審批人審批時(shí)間審批意見發(fā)起申請(qǐng)*某（申請(qǐng)人）2024-05-0114:30-部門負(fù)責(zé)人審批*某（市場(chǎng)部經(jīng)理）2024-05-0209:15預(yù)算在可控范圍內(nèi)，同意分管領(lǐng)導(dǎo)審批*某（副總經(jīng)理）2024-05-0310:00符合年度采購計(jì)劃，同意采購部門審批*某（采購經(jīng)理）2024-05-0315:20已核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)，下單財(cái)務(wù)部門審核*某（財(cái)務(wù)主管）2024-05-0611:00發(fā)票與訂單一致，安排付款當(dāng)前狀態(tài)已付款完成時(shí)間2024-05-08（三）采購執(zhí)行跟蹤表申請(qǐng)單號(hào)CG20240501001采購執(zhí)行崗*某（采購專員）采購環(huán)節(jié)操作內(nèi)容操作時(shí)間備注供應(yīng)商選擇聯(lián)系廣告?zhèn)髅接邢薰荆_認(rèn)最終報(bào)價(jià)：背景板750元/塊，宣傳冊(cè)12元/本2024-05-0316:00較申請(qǐng)人預(yù)估單價(jià)低5%采購訂單訂單號(hào)：PO20240501001；數(shù)量：背景板2塊、宣傳冊(cè)500本；總金額：8700元2024-05-0409:30供應(yīng)商已在線確認(rèn)物流跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨，物流單號(hào)：SF0；預(yù)計(jì)交付時(shí)間：2024-05-072024-05-0514:00-驗(yàn)收確認(rèn)2024-05-0716:00現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，數(shù)量、質(zhì)量均符合要求，驗(yàn)收人：某（申請(qǐng)人）、某（采購崗）2024-05-0716:30驗(yàn)收單已系統(tǒng)付款完成財(cái)務(wù)于2024-05-08完成付款，金額：8700元（含稅）2024-05-0817:00發(fā)票號(hào)：5678四、操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算管理規(guī)范預(yù)算校驗(yàn)：申請(qǐng)?zhí)峤粫r(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)“預(yù)估總價(jià)”是否超過對(duì)應(yīng)預(yù)算余額，若超預(yù)算需填寫《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門審批通過后方可繼續(xù)流程。預(yù)算追溯：采購?fù)瓿珊螅到y(tǒng)自動(dòng)扣減對(duì)應(yīng)預(yù)算余額，預(yù)算使用情況支持部門實(shí)時(shí)查詢，避免超預(yù)算采購。（二）審批時(shí)限要求常規(guī)審批：各級(jí)審批人需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，若遇特殊情況需延時(shí)，需在系統(tǒng)中注明原因并反饋申請(qǐng)人。加急審批：勾選“加急”的申請(qǐng)單，每級(jí)審批時(shí)限縮短至4小時(shí)內(nèi)，超時(shí)未審批將自動(dòng)提醒至審批人上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)資質(zhì)審核：所有供應(yīng)商需在“合格供應(yīng)商名錄”內(nèi)，名錄外供應(yīng)商需營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等），由采購部門審核通過后方可參與采購。供應(yīng)商評(píng)價(jià)：采購?fù)瓿珊?，申?qǐng)人對(duì)供應(yīng)商的“交付及時(shí)性”“產(chǎn)品質(zhì)量”“服務(wù)態(tài)度”進(jìn)行評(píng)分（1-5分），評(píng)分結(jié)果作為后續(xù)供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)權(quán)限控制：系統(tǒng)采用“角色-權(quán)限”管理模式，用戶僅可查看和操作權(quán)限范圍內(nèi)的申請(qǐng)單，嚴(yán)禁越權(quán)查詢或泄露他人采購信息。操作留痕：所有操作（如提交、審批、修改、刪除）均記錄操作人、時(shí)間及內(nèi)容，保證流程可追溯，杜絕違規(guī)操作。（五）常見問題處理申請(qǐng)被