企業(yè)會(huì)議管理制度及實(shí)施手冊(cè)一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)會(huì)議組織流程，提高會(huì)議效率與決策質(zhì)量，保障各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范》，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目組及子公司組織的各類會(huì)議，涵蓋決策層、管理層、執(zhí)行層及跨部門協(xié)作等場(chǎng)景。（三）基本原則必要性原則：非必要不開(kāi)會(huì)，優(yōu)先采用線上溝通或書(shū)面審批方式。目標(biāo)導(dǎo)向原則：會(huì)議需明確議題與目標(biāo)，避免無(wú)主題、無(wú)結(jié)論的討論。高效務(wù)實(shí)原則：控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，聚焦核心問(wèn)題，保證形成可執(zhí)行結(jié)果。保密原則：涉及公司機(jī)密、商業(yè)敏感信息的會(huì)議，需遵守保密規(guī)定。二、會(huì)議分類與組織職責(zé)（一）會(huì)議類型及定義會(huì)議類型定義組織主體參與人員決策類會(huì)議研究公司戰(zhàn)略、重大投資、人事任免等核心事項(xiàng)的會(huì)議董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)董事、高管、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人執(zhí)行類會(huì)議部署具體工作、跟蹤進(jìn)度、協(xié)調(diào)資源的會(huì)議各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人部門成員、項(xiàng)目組成員、協(xié)作部門接口人溝通類會(huì)議信息同步、問(wèn)題研討、跨部門協(xié)作的會(huì)議會(huì)議發(fā)起部門相關(guān)部門代表、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)方學(xué)習(xí)類會(huì)議政策解讀、技能培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)分享的會(huì)議人力資源部、各業(yè)務(wù)部門員工代表、講師（二）組織職責(zé)劃分董事會(huì)/總經(jīng)理辦公會(huì)：由董事長(zhǎng)/總經(jīng)理召集，行政部負(fù)責(zé)場(chǎng)地、材料籌備及會(huì)議記錄。部門例會(huì)/專題會(huì)：由部門負(fù)責(zé)人召集，部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)通知、簽到及紀(jì)要整理。跨部門會(huì)議：由牽頭部門發(fā)起，行政部協(xié)助協(xié)調(diào)資源，各參與部門配合準(zhǔn)備議題材料。臨時(shí)會(huì)議：緊急事項(xiàng)需召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議時(shí)，由發(fā)起部門提前4小時(shí)通知相關(guān)部門，說(shuō)明會(huì)議目的及緊急程度。三、會(huì)議籌備全流程操作指南（一）會(huì)議發(fā)起與審批確定會(huì)議需求：發(fā)起人明確會(huì)議目標(biāo)、議題及預(yù)期成果，填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)單》（見(jiàn)模板1）。審批流程：例會(huì)、部門內(nèi)會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人審批即可?？绮块T會(huì)議、專題會(huì)議：需提前2個(gè)工作日提交至行政部備案，涉及資源協(xié)調(diào)的需同步抄送相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)。決策類會(huì)議：需提前5個(gè)工作日提交至總經(jīng)理辦公室，經(jīng)董事長(zhǎng)/總經(jīng)理審批。（二）會(huì)議信息確認(rèn)與通知確認(rèn)關(guān)鍵信息：審批通過(guò)后，發(fā)起人需明確會(huì)議時(shí)間（建議單次會(huì)議不超過(guò)2小時(shí)，重要議題可提前拆分）、地點(diǎn)（優(yōu)先選用會(huì)議室或線上會(huì)議平臺(tái)）、參會(huì)人員（控制在10人以內(nèi)，必要時(shí)分批召開(kāi)）、議程（每個(gè)議題分配明確時(shí)間，避免超時(shí)）。發(fā)布會(huì)議通知：至少提前1個(gè)工作日通過(guò)企業(yè)/郵件發(fā)送通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需附及密碼）；議程及各環(huán)節(jié)時(shí)間分配；參會(huì)人員及準(zhǔn)備工作（如需攜帶材料、提前閱讀資料等）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如遇變動(dòng)可及時(shí)溝通）。（三）會(huì)議材料準(zhǔn)備材料內(nèi)容：需聚焦議題，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，包括背景說(shuō)明、方案建議、風(fēng)險(xiǎn)分析等。提前分發(fā)：涉及決策的議案需提前24小時(shí)分發(fā)至參會(huì)人員，預(yù)留審閱時(shí)間；臨時(shí)補(bǔ)充材料需在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘送達(dá)會(huì)場(chǎng)。材料格式：統(tǒng)一采用公司模板，標(biāo)注版本號(hào)、編制人及日期，重要數(shù)據(jù)需附來(lái)源說(shuō)明。四、會(huì)議召開(kāi)規(guī)范與流程控制（一）會(huì)前準(zhǔn)備場(chǎng)地檢查：提前30分鐘檢查會(huì)議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等），調(diào)試網(wǎng)絡(luò)；擺放席卡、飲用水、會(huì)議材料。簽到管理：參會(huì)人員需提前10分鐘到場(chǎng)，通過(guò)企業(yè)掃碼或紙質(zhì)簽到表簽到（見(jiàn)模板2），遲到15分鐘以上需向會(huì)議主持人說(shuō)明原因。（二）會(huì)議進(jìn)行中開(kāi)場(chǎng)（5分鐘內(nèi)）：主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)要求；介紹參會(huì)人員及會(huì)議記錄人（非發(fā)起部門人員擔(dān)任）。議題討論：按議程順序逐項(xiàng)推進(jìn)，主持人控制發(fā)言時(shí)間（每人單次發(fā)言不超過(guò)3分鐘）；鼓勵(lì)建設(shè)性意見(jiàn)，避免偏離主題或重復(fù)討論；對(duì)分歧較大的議題，可安排“正反方”集中陳述，主持人引導(dǎo)達(dá)成共識(shí)或明確下一步行動(dòng)。決策與結(jié)論：需表決的事項(xiàng)，采用舉手投票或書(shū)面表決方式，超過(guò)半數(shù)同意方可通過(guò)（重大事項(xiàng)需三分之二以上同意）；形成明確結(jié)論：明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”，避免“原則上同意”“后續(xù)研究”等模糊表述。時(shí)間控制：主持人需全程關(guān)注議程進(jìn)度，提前10分鐘提醒下一環(huán)節(jié)，超時(shí)議題可延后至下次會(huì)議或轉(zhuǎn)為專項(xiàng)溝通。（三）會(huì)議結(jié)束主持人總結(jié)：簡(jiǎn)要回顧會(huì)議結(jié)論、任務(wù)分配及完成時(shí)限，明確紀(jì)要提交時(shí)間（一般為會(huì)后24小時(shí)內(nèi)）。散場(chǎng)確認(rèn)：提醒參會(huì)人員帶好個(gè)人物品，關(guān)閉設(shè)備，有序離場(chǎng)。五、會(huì)議紀(jì)要與任務(wù)落實(shí)管理（一）會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)規(guī)范內(nèi)容要素：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因、議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、任務(wù)分配（含責(zé)任人、完成時(shí)限）。撰寫(xiě)要求：客觀準(zhǔn)確，避免主觀表述，重點(diǎn)記錄結(jié)論而非討論過(guò)程；任務(wù)項(xiàng)需用“【】”標(biāo)注責(zé)任人，明確“完成時(shí)限”到具體日期；決策類會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人（董事長(zhǎng)/總經(jīng)理）審核簽字，其他會(huì)議紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人審核。模板參考（見(jiàn)模板3）：采用“結(jié)論+任務(wù)”分欄式結(jié)構(gòu)，便于快速查閱。（二）紀(jì)要與任務(wù)分發(fā)分發(fā)范圍：會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)通過(guò)企業(yè)發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，抄送任務(wù)執(zhí)行人所在部門負(fù)責(zé)人。歸檔管理：紙質(zhì)紀(jì)要需交至行政部統(tǒng)一歸檔（保存期限不少于3年），電子紀(jì)要同步存入公司共享服務(wù)器，按“年份-會(huì)議類型-部門”分類命名。（三）任務(wù)跟蹤與反饋任務(wù)跟蹤：行政部/部門內(nèi)勤每周更新《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》（見(jiàn)模板4），標(biāo)注任務(wù)進(jìn)度（“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），發(fā)送至任務(wù)責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人。反饋機(jī)制：任務(wù)完成后，責(zé)任人需在系統(tǒng)中提交完成情況說(shuō)明（附相關(guān)佐證材料），部門負(fù)責(zé)人審核后反饋至?xí)h發(fā)起人；延期任務(wù)需提前1個(gè)工作日說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。六、會(huì)議紀(jì)律與持續(xù)改進(jìn)（一）會(huì)議紀(jì)律要求準(zhǔn)時(shí)參會(huì)：無(wú)特殊情況不得請(qǐng)假，請(qǐng)假需提前4小時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及會(huì)議主持人報(bào)備；無(wú)故缺席或遲到早退，按考勤制度處理。行為規(guī)范：會(huì)議期間將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，不隨意走動(dòng)、接打電話；禁止處理與會(huì)議無(wú)關(guān)的工作（如瀏覽網(wǎng)頁(yè)、回復(fù)非緊急消息）。保密義務(wù)：涉及公司機(jī)密的會(huì)議內(nèi)容，不得以任何形式對(duì)外泄露，違者按《保密協(xié)議》追責(zé)。（二）會(huì)議效果評(píng)估與改進(jìn)定期評(píng)估：每季度由行政部組織各部門開(kāi)展會(huì)議效率調(diào)研，通過(guò)《會(huì)議滿意度問(wèn)卷》（見(jiàn)模板5）收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議必要性、時(shí)長(zhǎng)、結(jié)論落實(shí)情況的反饋。問(wèn)題整改：針對(duì)高頻問(wèn)題（如“議題不聚焦”“任務(wù)不明確”），由行政部牽頭制定改進(jìn)措施，更新至本制度并監(jiān)督執(zhí)行。優(yōu)化機(jī)制：對(duì)重復(fù)性會(huì)議（如周例會(huì)），可調(diào)整為“雙周例會(huì)”或線上簡(jiǎn)報(bào)；對(duì)低效會(huì)議，建議取消或合并，減少無(wú)效溝通成本。七、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂，自發(fā)布之日起施行。各部門可根據(jù)本制度制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案。本制度未盡事宜，由總經(jīng)理辦公會(huì)另行研究決定。模板1：會(huì)議申請(qǐng)單會(huì)議名稱會(huì)議類型□決策類□執(zhí)行類□溝通類□學(xué)習(xí)類發(fā)起部門申請(qǐng)人擬召開(kāi)時(shí)間年月日時(shí)分預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)小時(shí)地點(diǎn)/線上平臺(tái)參會(huì)人員（列出姓名及部門，10人以內(nèi)）會(huì)議議題及目標(biāo)1.議題一：【目標(biāo)描述】2.議題二：【目標(biāo)描述】需協(xié)調(diào)資源□會(huì)議室□投影設(shè)備□其他：附件材料（如有需附材料清單）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：年月日行政部備案意見(jiàn)簽字：日期：年月日模板2：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱：日期：年月日序號(hào)姓名123…模板3：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：【關(guān)于XX項(xiàng)目推進(jìn)的專題會(huì)議】時(shí)間：2023年X月X日14:00-16:00地點(diǎn)：公司301會(huì)議室主持人：*經(jīng)理記錄人：*助理參會(huì)人員：部長(zhǎng)、主管、*專員（共8人）缺席人員：*（請(qǐng)假，已提前審閱材料）一、會(huì)議議程及討論要點(diǎn)議題一：XX項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度匯報(bào)（負(fù)責(zé)人：*主管）要點(diǎn)：項(xiàng)目已完成需求分析，開(kāi)發(fā)階段進(jìn)度滯后3天，主要原因?yàn)榈谌浇涌谡{(diào)試延遲。議題二：滯后問(wèn)題解決方案研討*專員建議：增加1名開(kāi)發(fā)人員，優(yōu)先完成核心模塊開(kāi)發(fā)；*經(jīng)理補(bǔ)充：需與第三方供應(yīng)商明確接口調(diào)試時(shí)間節(jié)點(diǎn)，每日同步進(jìn)度。二、決議事項(xiàng)及任務(wù)分配序號(hào)任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限配合部門1向第三方供應(yīng)商發(fā)送接口調(diào)試催辦函*專員3月15日前市場(chǎng)部2協(xié)調(diào)人力資源部招聘1名開(kāi)發(fā)人員*經(jīng)理3月18日前人力資源部3制定項(xiàng)目追趕計(jì)劃（含每日進(jìn)度同步機(jī)制）*主管3月20日前項(xiàng)目組全體三、下一步安排3月22日（下周三）召開(kāi)第二次項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)，重點(diǎn)檢查任務(wù)落實(shí)情況。分發(fā)范圍：經(jīng)理、部長(zhǎng)、項(xiàng)目組全體、行政部抄送：總經(jīng)理辦公室模板4：會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號(hào)會(huì)議名稱任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)限實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)度狀態(tài)延期原因（如有）反饋人20230301XX項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)發(fā)送接口調(diào)試催辦函*專員3月15日3月14日已完成-*專員20230302XX項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)招聘1名開(kāi)發(fā)人員*經(jīng)理3月18日3月19日延期面試候選人未通過(guò)*經(jīng)理………模板5：會(huì)議滿意度問(wèn)卷（季度）問(wèn)卷說(shuō)明：為提升會(huì)議效率，請(qǐng)根據(jù)實(shí)際體驗(yàn)勾選，匿名填寫(xiě)，感謝您的反饋！序號(hào)評(píng)價(jià)維度評(píng)分選項(xiàng)（1-5分，1分為非常不滿意，5分為非