PAGE北京出口內控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范北京地區(qū)企業(yè)出口業(yè)務的內部控制，確保出口業(yè)務的合規(guī)性、準確性和高效性，防范各類風險，保障企業(yè)的經(jīng)濟利益和聲譽，促進企業(yè)出口業(yè)務的健康可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于北京地區(qū)所有涉及出口業(yè)務的公司及組織，包括但不限于各類生產(chǎn)企業(yè)、貿易公司、服務型企業(yè)等在出口業(yè)務流程中的內部控制管理。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國對外貿易法》、《中華人民共和國海關法》、《中華人民共和國進出口商品檢驗法》等，以及國際貿易通行規(guī)則和行業(yè)標準制定。（四）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保出口業(yè)務合法合規(guī)。2.準確性原則：保證出口業(yè)務涉及的各類信息準確無誤，包括合同簽訂、報關報檢、收匯結匯等環(huán)節(jié)。3.風險防控原則：識別、評估和應對出口業(yè)務中的各類風險，如市場風險、信用風險、政策風險等。4.制衡性原則：建立健全崗位責任制，明確各部門和崗位的職責權限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機制。5.成本效益原則：在有效控制風險的前提下，合理降低出口業(yè)務成本，提高運營效率。二、出口業(yè)務流程控制（一）業(yè)務洽談與合同簽訂1.客戶開發(fā)與評估市場部門負責通過多種渠道開發(fā)潛在出口客戶，收集客戶信息。對客戶進行全面評估，包括客戶的信用狀況、經(jīng)營能力、市場聲譽等，建立客戶檔案。2.業(yè)務洽談業(yè)務部門與客戶就出口產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款進行洽談。洽談過程中應保留相關記錄，如郵件、傳真、會議紀要等，作為合同簽訂的依據(jù)。3.合同簽訂合同文本應符合法律法規(guī)和公司利益，明確雙方權利義務。合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、物流部門等，以便各部門做好后續(xù)工作準備。（二）訂單處理與生產(chǎn)安排（適用于生產(chǎn)型企業(yè)）1.訂單接收與確認銷售部門收到客戶訂單后，及時與客戶確認訂單細節(jié)，確保訂單信息準確無誤。將訂單信息傳遞給生產(chǎn)部門和相關職能部門。2.生產(chǎn)計劃制定生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求和企業(yè)生產(chǎn)能力，制定詳細的生產(chǎn)計劃，明確生產(chǎn)進度安排。生產(chǎn)計劃應考慮原材料采購、生產(chǎn)設備維護、人員調配等因素，確保生產(chǎn)順利進行。3.原材料采購采購部門依據(jù)生產(chǎn)計劃，及時采購所需原材料。采購過程中應遵循采購管理制度，選擇合格供應商，確保原材料質量和供應及時性。對采購的原材料進行嚴格檢驗，合格后方可投入生產(chǎn)。（三）出口報關報檢1.報關準備物流部門負責整理出口貨物的相關單證，如發(fā)票、裝箱單、提單等。核對單證信息與實際貨物是否一致，確保單證的準確性。2.報關申報報關人員按照海關規(guī)定的格式和要求，填寫報關單，向海關申報出口貨物的詳細信息。提交報關單及相關單證給海關進行審核，配合海關查驗工作。3.報檢手續(xù)根據(jù)國家商檢規(guī)定，對需要檢驗檢疫的出口貨物，及時辦理報檢手續(xù)。提供貨物的相關資料，配合檢驗檢疫機構的檢驗檢疫工作，確保貨物符合出口標準。（四）貨物運輸與交付1.運輸安排物流部門根據(jù)合同約定和貨物情況，選擇合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等。與運輸公司簽訂運輸合同，明確運輸責任和費用結算方式。2.貨物裝運組織貨物的裝運工作，確保貨物安全、準確地裝載到運輸工具上。在貨物裝運過程中，做好貨物的監(jiān)裝工作，記錄貨物的裝載情況。3.運輸跟蹤對貨物運輸過程進行跟蹤，及時掌握貨物的運輸狀態(tài)，如運輸時間、運輸路線、預計到達時間等。如發(fā)生運輸異常情況，及時與運輸公司溝通協(xié)調，采取相應措施解決問題。4.貨物交付貨物到達目的港后，協(xié)助客戶辦理清關提貨手續(xù)，確保貨物順利交付給客戶。收集客戶的收貨確認文件，作為出口業(yè)務完成的重要憑證。（五）收匯與結匯1.收匯管理財務部門負責跟蹤出口業(yè)務的收匯情況，及時與客戶溝通收款進度。建立收匯臺賬，詳細記錄每筆出口業(yè)務的收匯金額、收匯時間、收款方式等信息。2.結匯操作根據(jù)國家外匯管理規(guī)定，在收匯后及時辦理結匯手續(xù)。按照銀行結匯要求，提供相關資料，確保結匯工作順利進行。對結匯后的資金進行合理安排和管理，確保資金安全和有效使用。三、崗位與職責分工（一）市場部門1.負責出口市場的調研與分析，制定市場開拓策略。2.開發(fā)潛在客戶，建立客戶關系，收集客戶信息。3.參與業(yè)務洽談，協(xié)助合同簽訂，跟蹤訂單執(zhí)行情況。（二）業(yè)務部門1.主導出口業(yè)務的洽談與合同簽訂工作，確保合同條款符合公司利益。2.協(xié)調各部門之間的工作，推動出口業(yè)務流程的順利進行。3.負責與客戶溝通，及時解決業(yè)務過程中出現(xiàn)的問題。（三）生產(chǎn)部門（適用于生產(chǎn)型企業(yè)）1.根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)活動。2.負責生產(chǎn)過程的管理與控制，確保產(chǎn)品質量和生產(chǎn)進度。3.協(xié)調原材料采購、設備維護、人員調配等工作，保障生產(chǎn)順利進行。（四）采購部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃采購所需原材料和零部件。2.選擇合格供應商，建立供應商檔案，管理供應商關系。3.負責采購合同的簽訂與執(zhí)行，確保原材料的質量和供應及時性。（五）物流部門1.負責出口貨物的運輸安排，選擇合適的運輸方式和運輸公司。2.整理和核對出口貨物的相關單證，辦理報關報檢手續(xù)。3.組織貨物的裝運和運輸跟蹤，確保貨物安全、準確地交付給客戶。（六）財務部門1.負責出口業(yè)務的財務管理，包括收匯管理、結匯操作、資金核算等。2.審核出口業(yè)務相關費用支出，確保費用的合理性和合規(guī)性。3.協(xié)助業(yè)務部門進行成本核算和利潤分析，為公司決策提供財務支持。（七）法務部門1.審核出口業(yè)務合同條款，確保合同合法合規(guī)。2.處理出口業(yè)務中的法律糾紛和風險防范，提供法律咨詢服務。3.跟蹤國家法律法規(guī)和政策變化，及時調整公司出口業(yè)務制度和流程。四、風險評估與控制（一）風險識別1.市場風險：包括國際市場需求變化、市場競爭加劇、匯率波動等。2.信用風險：客戶信用狀況不佳導致貨款無法收回、拖欠貨款等。3.政策風險：國家貿易政策調整、關稅變化、貿易壁壘等。4.操作風險：業(yè)務流程中的單證錯誤、報關報檢失誤、運輸延誤等。5.合規(guī)風險：違反國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，受到處罰或損失。（二）風險評估1.各部門定期對本部門涉及的出口業(yè)務風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.采用定性與定量相結合的方法，對風險進行評級，確定風險等級。（三）風險應對措施1.市場風險應對加強市場調研與分析，及時掌握市場動態(tài)，調整市場策略。合理運用金融工具，如外匯套期保值等，降低匯率波動風險。2.信用風險應對建立完善的客戶信用評估體系，加強對客戶信用狀況的調查和評估。對于信用風險較高的客戶，采取適當?shù)娘L險防范措施，如要求預付款、增加擔保等。3.政策風險應對關注國家貿易政策變化，及時調整公司出口業(yè)務策略。加強與政府部門的溝通與協(xié)調，積極應對貿易壁壘等問題。4.操作風險應對完善業(yè)務流程和內部控制制度，加強對業(yè)務操作環(huán)節(jié)的規(guī)范和監(jiān)督。加強員工培訓，提高員工業(yè)務水平和風險意識，減少操作失誤。5.合規(guī)風險應對定期組織員工進行法律法規(guī)培訓，確保員工熟悉并遵守相關規(guī)定。加強內部審計和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。五、信息與溝通（一）內部信息傳遞1.建立健全內部信息傳遞機制，確保各部門之間信息暢通。2.出口業(yè)務流程中的各類信息，如訂單信息、生產(chǎn)進度、報關報檢情況、收匯結匯信息等，應及時準確地傳遞給相關部門。3.采用多種信息傳遞方式，如郵件、內部管理系統(tǒng)、會議等，確保信息傳遞的及時性和有效性。（二）外部信息溝通1.與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求和反饋，解決客戶問題。2.與供應商建立良好的合作關系，確保原材料供應的穩(wěn)定性和質量。3.關注國家相關部門發(fā)布的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)，及時調整公司出口業(yè)務策略。4.與海關、檢驗檢疫機構等相關部門保持溝通，配合做好出口業(yè)務的監(jiān)管工作。六、內部監(jiān)督（一）內部審計1.定期開展內部審計工作，對出口業(yè)務內部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查和評價。2.審計內容包括業(yè)務流程的合規(guī)性、財務數(shù)據(jù)的準確性、風險防控措施的有效性等。3.針對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議，督促相關部門及時整改。（二）日常監(jiān)督1.各部門負責人對本部