2026年交通設(shè)備公司行政物資集中采購(gòu)招標(biāo)管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司行政物資集中采購(gòu)招標(biāo)管理工作，建立“集中管控、公開透明、合規(guī)高效、風(fēng)險(xiǎn)可控”的采購(gòu)招標(biāo)體系，優(yōu)化行政物資采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，保障物資質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性，符合《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合交通設(shè)備公司行政物資采購(gòu)實(shí)際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有部門及全體崗位人員，涵蓋行政物資集中采購(gòu)招標(biāo)的需求提報(bào)、招標(biāo)組織、評(píng)標(biāo)定標(biāo)、合同簽訂、履約驗(yàn)收、付款結(jié)算及監(jiān)督考核全流程；行政物資范圍包括辦公耗材、辦公設(shè)備、后勤保障物資、會(huì)議會(huì)展物資、行政接待物資等各類非生產(chǎn)性物資；所有達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的行政物資集中采購(gòu)活動(dòng)，均需遵守本制度。第三條基本原則合規(guī)守法原則：嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，招標(biāo)流程、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等均符合法定要求，杜絕違規(guī)招標(biāo)行為。公開公平公正原則：招標(biāo)信息、評(píng)標(biāo)流程、中標(biāo)結(jié)果全程公開，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一明確，確保所有合格供應(yīng)商平等參與，不受非法干預(yù)。集中管控原則：行政物資實(shí)行統(tǒng)一集中采購(gòu)招標(biāo)，由牽頭部門統(tǒng)籌組織，避免分散采購(gòu)導(dǎo)致的成本失控、質(zhì)量參差不齊等問題。性價(jià)比優(yōu)先原則：以物資質(zhì)量、供應(yīng)能力、售后服務(wù)為核心，結(jié)合采購(gòu)價(jià)格，綜合評(píng)估供應(yīng)商，追求性價(jià)比最優(yōu)，杜絕單純以低價(jià)為中標(biāo)準(zhǔn)則。權(quán)責(zé)明晰原則：明確各部門、各崗位采購(gòu)招標(biāo)責(zé)任，做到“誰提需求、誰負(fù)責(zé)，誰組織、誰擔(dān)責(zé)”，確保責(zé)任落實(shí)到人。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：強(qiáng)化采購(gòu)招標(biāo)全流程風(fēng)險(xiǎn)管控，防范圍標(biāo)串標(biāo)、利益輸送、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等風(fēng)險(xiǎn)，保障采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。第四條管理職責(zé)行政部（牽頭部門）：負(fù)責(zé)制度制定與修訂；統(tǒng)籌行政物資集中采購(gòu)招標(biāo)工作，組織招標(biāo)實(shí)施、評(píng)標(biāo)協(xié)調(diào)；建立供應(yīng)商檔案，開展供應(yīng)商管理；負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫與發(fā)放；牽頭處理采購(gòu)招標(biāo)相關(guān)糾紛；負(fù)責(zé)采購(gòu)招標(biāo)檔案歸檔管理。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確認(rèn)資金來源；審核招標(biāo)項(xiàng)目的成本合理性；負(fù)責(zé)中標(biāo)后的付款結(jié)算，核對(duì)票據(jù)真實(shí)性與合規(guī)性；參與采購(gòu)價(jià)格評(píng)估與履約驗(yàn)收核查。審計(jì)部：負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)招標(biāo)全流程，核查招標(biāo)流程合規(guī)性、評(píng)標(biāo)公正性、合同履約情況等；受理采購(gòu)招標(biāo)相關(guān)投訴舉報(bào)，查處違規(guī)違紀(jì)行為。需求部門：負(fù)責(zé)提報(bào)本部門行政物資采購(gòu)需求，明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)限等要求；參與物資驗(yàn)收，反饋物資使用情況。評(píng)標(biāo)委員會(huì)：由公司管理層、行政部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部及相關(guān)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)制定評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，開展評(píng)標(biāo)工作，出具評(píng)標(biāo)報(bào)告，推薦中標(biāo)候選人。公司管理層：審批采購(gòu)招標(biāo)預(yù)算、招標(biāo)方案、中標(biāo)結(jié)果及重大采購(gòu)合同；監(jiān)督制度落實(shí)；協(xié)調(diào)解決采購(gòu)招標(biāo)中的重大問題，保障采購(gòu)工作有序推進(jìn)。第二章采購(gòu)招標(biāo)范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條招標(biāo)范圍必招范圍：?jiǎn)未尾少?gòu)金額達(dá)到公司規(guī)定招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的行政物資，均需實(shí)行集中招標(biāo)采購(gòu)；年度批量采購(gòu)的同類行政物資（如全年辦公耗材），累計(jì)金額達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的，實(shí)行年度集中招標(biāo)?？蛇x招標(biāo)范圍：?jiǎn)未尾少?gòu)金額未達(dá)招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，但物資質(zhì)量要求高、供應(yīng)周期長(zhǎng)或涉及金額較大的，經(jīng)管理層審批后，可參照本制度實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。免招范圍：應(yīng)急搶險(xiǎn)、臨時(shí)急需的行政物資，無法按招標(biāo)流程采購(gòu)的，經(jīng)管理層審批后，可采用詢價(jià)、單一來源采購(gòu)等方式，但需留存詳細(xì)采購(gòu)記錄，事后補(bǔ)報(bào)審計(jì)部備案。第六條招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)與方式招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)未涡姓镔Y采購(gòu)金額≥規(guī)定金額的，實(shí)行公開招標(biāo)；單次采購(gòu)金額在規(guī)定下限至上限之間的，可實(shí)行邀請(qǐng)招標(biāo)；具體金額標(biāo)準(zhǔn)由財(cái)務(wù)部會(huì)同行政部擬定，報(bào)管理層審批后執(zhí)行。公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、供應(yīng)商資源豐富的項(xiàng)目，通過官方招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)媒體發(fā)布招標(biāo)公告，面向社會(huì)公開征集合格供應(yīng)商。邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于采購(gòu)需求特殊、合格供應(yīng)商較少的項(xiàng)目，由行政部篩選3家及以上符合資質(zhì)的供應(yīng)商，發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參與投標(biāo)。特殊采購(gòu)方式：應(yīng)急物資、獨(dú)家供應(yīng)物資等符合免招條件的，可采用詢價(jià)采購(gòu)（向3家及以上供應(yīng)商詢價(jià)比價(jià)）、單一來源采購(gòu)（僅向1家供應(yīng)商采購(gòu)）等方式，采購(gòu)過程需全程留痕，接受審計(jì)部監(jiān)督。第三章集中采購(gòu)招標(biāo)流程第七條需求提報(bào)與預(yù)算審核需求提報(bào)：各需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《行政物資采購(gòu)需求表》，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時(shí)限、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部。需求匯總：行政部對(duì)各部門提交的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總梳理，合并同類物資，形成年度或月度集中采購(gòu)需求計(jì)劃，明確采購(gòu)批次、招標(biāo)方式等。預(yù)算審核：行政部將采購(gòu)需求計(jì)劃及預(yù)算明細(xì)提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核預(yù)算的合理性、資金來源的合規(guī)性，審核通過后報(bào)管理層審批；審批通過后方可啟動(dòng)招標(biāo)流程。第八條招標(biāo)準(zhǔn)備招標(biāo)文件編制：行政部會(huì)同需求部門、財(cái)務(wù)部編制招標(biāo)文件，內(nèi)容包括招標(biāo)項(xiàng)目概況、物資技術(shù)要求、投標(biāo)資格條件、投標(biāo)文件格式、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求、合同條款、投標(biāo)截止時(shí)間等，招標(biāo)文件需經(jīng)審計(jì)部審核、管理層審批后生效。供應(yīng)商資格預(yù)審：公開招標(biāo)的，通過招標(biāo)公告明確資格預(yù)審條件，行政部會(huì)同審計(jì)部對(duì)報(bào)名供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信譽(yù)、供應(yīng)能力等進(jìn)行審核，篩選出合格供應(yīng)商；邀請(qǐng)招標(biāo)的，直接篩選符合資質(zhì)的供應(yīng)商，發(fā)出邀請(qǐng)書。招標(biāo)文件發(fā)放：向合格供應(yīng)商發(fā)放招標(biāo)文件，明確投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)，解答供應(yīng)商提出的合理疑問，疑問解答結(jié)果需同步告知所有參與投標(biāo)的供應(yīng)商。第九條招標(biāo)實(shí)施與評(píng)標(biāo)定標(biāo)投標(biāo)文件接收：行政部在投標(biāo)截止時(shí)間前，統(tǒng)一接收投標(biāo)文件，核對(duì)文件完整性、密封性，登記后妥善保管，嚴(yán)禁提前拆封；逾期提交的投標(biāo)文件，一律不予接收。開標(biāo)：按招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)組織開標(biāo)，邀請(qǐng)所有投標(biāo)供應(yīng)商、評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員、審計(jì)部監(jiān)督人員到場(chǎng)；當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)報(bào)價(jià)、物資參數(shù)等核心信息，做好開標(biāo)記錄，由各方簽字確認(rèn)。評(píng)標(biāo)：評(píng)標(biāo)委員會(huì)按預(yù)先確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行綜合評(píng)審，重點(diǎn)評(píng)估物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)合理性、供應(yīng)商業(yè)績(jī)、售后服務(wù)承諾等；評(píng)標(biāo)過程全程保密，審計(jì)部全程監(jiān)督，嚴(yán)禁評(píng)標(biāo)委員與供應(yīng)商私下接觸。定標(biāo)：評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評(píng)審結(jié)果，出具評(píng)標(biāo)報(bào)告，推薦1-3名中標(biāo)候選人，并排序；行政部將評(píng)標(biāo)報(bào)告及中標(biāo)候選人名單報(bào)管理層審批，審批通過后，確定中標(biāo)人。結(jié)果公示：中標(biāo)結(jié)果在公司內(nèi)部及相關(guān)招標(biāo)平臺(tái)公示3個(gè)工作日，公示期間接受投訴舉報(bào)；無異議的，向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書；有異議且核查屬實(shí)的，取消中標(biāo)資格，按評(píng)標(biāo)排名依次遞補(bǔ)或重新招標(biāo)。第十條合同簽訂與履約驗(yàn)收合同簽訂：中標(biāo)通知書發(fā)出后，行政部在規(guī)定期限內(nèi)與中標(biāo)人簽訂采購(gòu)合同，合同條款需與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件保持一致，明確物資質(zhì)量、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容；合同需經(jīng)財(cái)務(wù)部、審計(jì)部審核，管理層審批后生效。履約跟蹤：行政部跟蹤供應(yīng)商履約情況，督促供應(yīng)商按合同要求按時(shí)供貨，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履約過程中出現(xiàn)的問題，做好跟蹤記錄。驗(yàn)收：物資到貨后，行政部組織需求部門、財(cái)務(wù)部開展聯(lián)合驗(yàn)收，核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求，查驗(yàn)產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告等佐證材料；驗(yàn)收合格的，簽署《物資驗(yàn)收單》，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，責(zé)令供應(yīng)商限期整改、退貨或換貨，追究其違約責(zé)任。第十一條付款結(jié)算結(jié)算申請(qǐng)：供應(yīng)商憑《物資驗(yàn)收單》、合法有效發(fā)票、采購(gòu)合同等材料，向行政部提交結(jié)算申請(qǐng)；行政部審核材料完整性、真實(shí)性后，提交財(cái)務(wù)部。資金審核：財(cái)務(wù)部審核結(jié)算材料合規(guī)性、票據(jù)真實(shí)性，核對(duì)采購(gòu)金額與合同約定一致后，按公司財(cái)務(wù)付款流程辦理付款；付款方式需嚴(yán)格按合同約定執(zhí)行，可采用一次性付款、分期付款等方式。尾款支付：涉及分期付款的，尾款需在物資正常使用一定期限、確認(rèn)無質(zhì)量問題后，按合同約定支付；供應(yīng)商未完全履行合同義務(wù)的，不予支付尾款。第四章供應(yīng)商管理第十二條供應(yīng)商準(zhǔn)入供應(yīng)商準(zhǔn)入需滿足以下條件：具備獨(dú)立法人資格，持有合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書；具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度；具有履行合同所必需的物資供應(yīng)能力和售后服務(wù)體系；近3年內(nèi)無重大違法違規(guī)經(jīng)營(yíng)記錄、無質(zhì)量投訴糾紛記錄；能提供符合招標(biāo)要求的物資樣品及檢測(cè)報(bào)告。第十三條供應(yīng)商考核行政部建立供應(yīng)商考核機(jī)制，每季度對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括物資質(zhì)量、交付及時(shí)性、售后服務(wù)、報(bào)價(jià)合理性等；考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)，考核結(jié)果作為后續(xù)合作、招標(biāo)資格的重要依據(jù)。第十四條供應(yīng)商檔案與動(dòng)態(tài)管理檔案建立：行政部為每家長(zhǎng)期合作供應(yīng)商建立專屬檔案，留存供應(yīng)商資質(zhì)證明、合作合同、驗(yàn)收記錄、考核結(jié)果、投訴處理記錄等資料，實(shí)行“一戶一檔”管理。動(dòng)態(tài)管控：對(duì)考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)招標(biāo)中給予優(yōu)先邀請(qǐng)資格；對(duì)考核合格的供應(yīng)商，維持正常合作；對(duì)考核不合格的供應(yīng)商，暫停合作資格，責(zé)令限期整改，整改仍不合格的，列入供應(yīng)商黑名單，取消后續(xù)投標(biāo)資格。檔案保管：供應(yīng)商檔案實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌管理，電子檔案加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案專人保管，保管期限自合作終止之日起不少于3年。第五章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第十五條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：審計(jì)部對(duì)采購(gòu)招標(biāo)全流程進(jìn)行日常監(jiān)督，核查需求提報(bào)合理性、招標(biāo)文件合規(guī)性、評(píng)標(biāo)公正性、合同履約情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，做好監(jiān)督記錄。專項(xiàng)審計(jì)：每季度開展一次采購(gòu)招標(biāo)專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查招標(biāo)流程合規(guī)性、采購(gòu)價(jià)格合理性、資金使用合規(guī)性等，形成專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告，上報(bào)管理層。投訴處理：設(shè)立采購(gòu)招標(biāo)投訴舉報(bào)電話與信箱，接受員工及供應(yīng)商投訴舉報(bào)；審計(jì)部對(duì)投訴舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，在3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)核查，核查屬實(shí)的，嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人，反饋處理結(jié)果。第十六條考核與獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)勵(lì)措施：（1）采購(gòu)管理先進(jìn)部門：年度內(nèi)采購(gòu)招標(biāo)流程規(guī)范、成本控制成效顯著、無違規(guī)行為的部門，授予“行政物資采購(gòu)管理先進(jìn)部門”稱號(hào)，給予部門績(jī)效獎(jiǎng)金上浮5%-10%獎(jiǎng)勵(lì)。（2）采購(gòu)管理先進(jìn)個(gè)人：嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)招標(biāo)制度、及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提出有效優(yōu)化建議的個(gè)人，給予一次性獎(jiǎng)金500-2000元，年度評(píng)優(yōu)優(yōu)先考慮。（3）優(yōu)秀供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)：年度考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予下一年度招標(biāo)項(xiàng)目?jī)?yōu)先中標(biāo)權(quán)、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系。處罰措施：（1）輕微違規(guī)：需求提報(bào)不實(shí)、采購(gòu)流程操作不規(guī)范但未造成損失的，扣除責(zé)任人當(dāng)期績(jī)效獎(jiǎng)金100-300元，給予口頭警告，限期整改。（2）一般違規(guī)：招標(biāo)文件存在漏洞、評(píng)標(biāo)流程不規(guī)范、驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，造成一定損失的，扣除責(zé)任人當(dāng)期績(jī)效獎(jiǎng)金300-800元，給予書面警告，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。（3）嚴(yán)重違規(guī)：存在圍標(biāo)串標(biāo)、利益輸送、偽造憑證、收受回扣等違法違規(guī)行為，或因采購(gòu)失職導(dǎo)致重大經(jīng)濟(jì)損失、監(jiān)管處罰的，扣除責(zé)任人全年績(jī)效獎(jiǎng)金，給予降職、撤職或解除勞動(dòng)合同處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第十七條制度解釋本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋，若條款存在歧義，以行政部出具的官方解釋為準(zhǔn)。第十八條制度修訂本制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司行政物資采購(gòu)管理實(shí)際需求適時(shí)修訂，修訂流程由行政部發(fā)起，征求相關(guān)部門意見后擬定修訂草案，報(bào)公司管理層審批通過后生效；修訂后的制度需向全體員工公示，原制度對(duì)應(yīng)條款同時(shí)廢止。第十九條特殊情況處理遇不可抗力（如自然災(zāi)害、