行政文件歸檔管理模板文件分類與存儲方案一、適用范圍與背景本方案適用于企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)等各類組織開展行政文件歸檔管理工作，旨在規(guī)范行政文件的分類標(biāo)準(zhǔn)、存儲流程及管理責(zé)任，保證文件系統(tǒng)性、安全性及可追溯性。辦公規(guī)模擴大及文件量增長，傳統(tǒng)分散管理方式易導(dǎo)致文件查找困難、遺失風(fēng)險增加，通過標(biāo)準(zhǔn)化分類與存儲方案，可提升行政效率，保障重要文件合規(guī)管理。二、文件歸檔管理操作流程（一）文件收集與初步篩選收集范圍：涵蓋本單位在日常行政管理中形成的具有保存價值的各類文件，包括但不限于：制度類：規(guī)章制度、管理辦法、工作細(xì)則；公文類：通知、報告、請示、函件；會議類：會議紀(jì)要、議程、參會材料；合同類：合作協(xié)議、服務(wù)協(xié)議、審批文件；人事類：員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料；資產(chǎn)類：設(shè)備臺賬、采購記錄、驗收報告；其他：審計報告、年檢材料、重要往來函件。收集責(zé)任：各部門指定專人（如部門文員）負(fù)責(zé)本部門文件收集，每月25日前將當(dāng)月文件移交至行政部；行政部專員負(fù)責(zé)對接收文件進行初步篩選，剔除重復(fù)、臨時性及無保存價值的文件（如普通通知草稿、非正式便簽）。（二）文件分類與編碼分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度+類別+子類+流水號”四級分類法，保證分類邏輯清晰、層級分明：一級分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年”；二級分類（類別）：按文件性質(zhì)劃分，如“ZD（制度）”“GW（公文）”“HY（會議）”“HT（合同）”“RS（人事）”“ZC（資產(chǎn)）”；三級分類（子類）：按二級分類下的具體用途劃分，如“GW”類下可分為“TZ（通知）”“BG（報告）”；四級分類（流水號）：按同年度、同類別、同子類文件形成順序編號，從“001”開始順延。編碼示例：2024年ZD類“管理制度”子類第3份文件，編碼為“2024-ZD-GL-003”（“GL”為“管理”拼音首字母縮寫）。（三）文件整理與裝訂整理要求：對分類后的文件進行排序，按編碼順序排列；檢查文件完整性，如缺失頁碼需及時補充；去除金屬夾、回形針等易腐蝕裝訂，采用牛皮紙袋或檔案夾封裝。裝訂規(guī)范：文字材料采用左側(cè)裝訂，圖表類文件采用膠裝或活頁夾裝訂，保證文件平整、不易散落；每份文件首頁附《文件歸檔登記表》（模板見第三部分），注明文件名稱、編碼、形成日期、頁數(shù)、移交人、接收人等信息。（四）文件登記與歸檔登記備案：行政部*專員使用《文件歸檔總登記表》（模板見第三部分）對文件進行逐項登記，內(nèi)容包括文件編碼、名稱、分類、形成日期、移交部門、移交人、接收人、歸檔日期、保管期限等，保證每份文件可追溯。歸檔移交：登記完成后，將文件移交至檔案室，由檔案管理員*主管核對文件與登記信息的一致性，確認(rèn)無誤后在《文件歸檔總登記表》上簽字確認(rèn)，完成歸檔流程。（五）文件存儲與保管存儲環(huán)境：紙質(zhì)文件：存放于專用檔案柜，柜體標(biāo)注年度及類別標(biāo)簽（如“2024年-制度類”）；檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、除濕機、溫濕度計），保持室內(nèi)溫度18-22℃，濕度45%-60%；電子文件：存儲于單位內(nèi)部服務(wù)器或加密云盤，按紙質(zhì)文件分類規(guī)則建立文件夾結(jié)構(gòu)，定期（每月）進行備份，備份介質(zhì)（如移動硬盤）需標(biāo)注備份日期及內(nèi)容概要，與紙質(zhì)文件分開存放。存放位置：紙質(zhì)文件按年度從左至右、按類別從上至下順序存放，避免頻繁挪動；電子文件需設(shè)置讀寫權(quán)限，僅行政部、檔案室及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人可訪問核心文件。（六）文件借閱與利用借閱流程：因工作需要借閱文件時，借閱人需填寫《文件借閱申請表》（模板見第三部分），注明文件編碼、名稱、借閱事由、歸還期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部審批；檔案管理員*主管審批通過后，方可借閱。借閱規(guī)定：借閱期限一般不超過5個工作日，確需延長需提前申請；借閱過程中不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得擅自復(fù)制；涉密文件需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*主任審批，并在檔案室內(nèi)現(xiàn)場查閱，不得帶出。（七）文件鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月由行政部牽頭，組織檔案室、法務(wù)部（或合規(guī)部門）對到期文件進行鑒定，區(qū)分繼續(xù)保管、降密銷毀和立即銷毀三類。銷毀流程：對經(jīng)鑒定需銷毀的文件，由檔案室編制《文件銷毀清單》，注明文件編碼、名稱、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)行政部主管、分管領(lǐng)導(dǎo)主任簽字確認(rèn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式處理，并填寫《文件銷毀記錄表》備查。三、文件分類標(biāo)準(zhǔn)表與存儲登記表（一）文件分類標(biāo)準(zhǔn)表一級分類（年度）二級分類（類別）三級分類（子類）編碼規(guī)則示例說明2024年ZD（制度）GL（管理）2024-ZD-GL-001管理制度類文件2024年ZD（制度）ZS（組織）2024-ZD-ZS-002組織架構(gòu)、職責(zé)分工類文件2024年GW（公文）TZ（通知）2024-GW-TZ-003上級通知、單位內(nèi)部通知2024年GW（公文）BG（報告）2024-GW-BG-004工作報告、請示、批復(fù)2024年HY（會議）YJ（會議紀(jì)要）2024-HY-YJ-005各類會議紀(jì)要、決議2024年HT（合同）XZ（行政合同）2024-HT-XZ-006行政類合作協(xié)議、服務(wù)合同2024年RS（人事）DA（員工檔案）2024-RS-DA-007員工入職、離職、檔案材料2024年ZC（資產(chǎn)）SB（設(shè)備臺賬）2024-ZC-SB-008固定設(shè)備、資產(chǎn)登記臺賬（二）文件歸檔總登記表文件編碼文件名稱分類（年度-類別-子類）形成日期移交部門移交人接收人歸檔日期保管期限備注2024-ZD-GL-001行政管理辦法2024-ZD-GL2024-01-15行政部*文員*專員2024-01-2010年正式版2024-GW-TZ-003關(guān)于春節(jié)放假的通知2024-GW-TZ2024-01-25辦公室*秘書*專員2024-01-305年紅頭文件2024-HT-XZ-006辦公室裝修合同2024-HT-XZ2024-02-10財務(wù)部*會計*專員2024-02-15長期含附件（三）文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期文件編碼文件名稱借閱事由歸還期限部門負(fù)責(zé)人簽字審批人（*主管）*員工市場部2024-03-012024-HT-XZ-006辦公室裝修合同項目審計核對2024-03-05*經(jīng)理同意*主管行政部2024-03-022024-ZD-GL-001行政管理辦法制度修訂參考2024-03-10*主任同意四、管理要點與風(fēng)險提示（一）分類一致性管理分類標(biāo)準(zhǔn)一旦確定，需嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意更改；新增文件類別需經(jīng)行政部專員審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)主任批準(zhǔn)后更新《文件分類標(biāo)準(zhǔn)表》，并在全單位范圍內(nèi)公示。跨部門形成的文件（如聯(lián)合發(fā)文、合作項目文件），由主辦部門負(fù)責(zé)收集、分類，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料，避免文件遺漏或重復(fù)歸檔。（二）存儲安全保障紙質(zhì)檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員*主管專人保管，嚴(yán)禁非授權(quán)人員進入檔案室；電子文件需設(shè)置訪問密碼，定期更換密碼，并開啟操作日志功能，記錄文件訪問、修改、等操作痕跡。定期（每季度）檢查檔案室環(huán)境，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)覺異常及時處理；對受潮、破損的紙質(zhì)文件，需及時修復(fù)或復(fù)制備份，保證文件完整。（三）借閱權(quán)限與責(zé)任嚴(yán)格執(zhí)行“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”原則，借閱人需保證文件在借閱期間完好無損，如有遺失、損壞，需按單位規(guī)定承擔(dān)責(zé)任并賠償；涉密文件借閱需遵守《保密管理規(guī)定》，嚴(yán)禁通過QQ等非加密渠道傳輸。檔案管理員*專員每月需統(tǒng)計文件借閱情況，對逾期未還的文件及時催收，對頻繁借閱的熱門文件可考慮制作副本供日常查閱，避免頻繁調(diào)取原件。（四）人員培訓(xùn)與監(jiān)督行政部每年組織1-2次文件歸檔管理培訓(xùn)，邀請檔案專家講解分類標(biāo)準(zhǔn)、存儲規(guī)范、借閱流程等，提升各部