機關(guān)單位文書檔案管理工作指南機關(guān)單位文書檔案是履行職能、開展公務(wù)活動的真實記錄，是歷史傳承、決策參考、權(quán)益保障的重要載體。規(guī)范高效的文書檔案管理工作，既能提升機關(guān)行政效能，又能為長遠發(fā)展筑牢歷史根基。本文結(jié)合實踐經(jīng)驗與行業(yè)規(guī)范，從管理要求、流程操作到保障措施，系統(tǒng)梳理文書檔案管理的核心要點，為機關(guān)單位提供可落地、可參照的工作指引。一、文書檔案管理的基本遵循（一）管理原則文書檔案管理需堅持集中統(tǒng)一原則，由單位檔案管理部門（或指定機構(gòu)）對檔案實行集中管理，避免分散保管導致的丟失、損毀風險；遵循分級負責原則，明確各部門在檔案形成、移交、利用中的職責邊界；貫徹便于利用原則，通過科學分類、規(guī)范編目，確保檔案能快速檢索、高效服務(wù)；嚴守安全保密原則，平衡利用需求與信息安全，落實涉密檔案管理規(guī)范。（二）管理體制機關(guān)單位應(yīng)明確檔案管理的責任主體，一般由辦公室（綜合科）牽頭統(tǒng)籌，各業(yè)務(wù)科室指定專人負責本部門文件材料的預整理與移交。規(guī)模較大的單位可設(shè)立獨立檔案機構(gòu)，配備專職檔案員；規(guī)模較小的單位可采取兼職管理，但需確保人員相對穩(wěn)定。檔案員需具備檔案專業(yè)知識或經(jīng)過系統(tǒng)培訓，熟悉文書處理與檔案管理流程。（三）制度建設(shè)建立健全歸檔制度，明確歸檔范圍、時間、方式（如定期移交、專項移交）；制定保管制度，規(guī)范庫房管理、檔案修復、數(shù)字化備份等操作；完善利用制度，細化查閱權(quán)限、審批流程、復制登記等要求；落實保密制度，區(qū)分涉密與非涉密檔案，嚴格執(zhí)行密級變更、解密、銷毀的審批程序。制度需以正式文件印發(fā)，并納入單位內(nèi)控體系。二、文書檔案的形成與收集（一）文件材料的形成規(guī)范文書處理環(huán)節(jié)需為檔案管理“前置把關(guān)”：起草文件時，應(yīng)標注歸檔標識（如“本件歸檔”字樣或電子文件歸檔屬性）；辦理完畢的文件，需完整保留定稿、正文、附件、簽報、領(lǐng)導批示等關(guān)聯(lián)材料，避免拆分或遺漏。電子文件需同步形成元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、責任人），確保真實性與可追溯性。（二）歸檔范圍的精準把握機關(guān)單位文書檔案歸檔范圍需覆蓋核心職能活動：公文類：收文（上級來文、同級商洽文）、發(fā)文（命令、決定、通知、報告等）、內(nèi)部簽報、請示批復；會議類：會議方案、議程、紀要、領(lǐng)導講話稿、典型材料、簽到冊；管理類：規(guī)章制度、工作計劃總結(jié)、人事任免、考核表彰、財務(wù)預決算（文書部分）、合同協(xié)議；專項類：調(diào)研成果、應(yīng)急處置材料、項目申報與驗收文件、對外交流材料。需特別關(guān)注臨時性工作形成的材料（如專項檢查、突發(fā)事件處置），這類材料易因“非日常性”被忽視，需在工作結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔。（三）收集方式與質(zhì)量控制定期收集：各部門按季度或年度，將預整理的文件材料移交檔案部門，移交時填寫《文件材料移交清單》，雙方簽字確認；專項收集：針對重點工作（如機構(gòu)改革、重大項目），由檔案部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)科室開展專項歸檔，確保材料齊全；質(zhì)量核查：檔案部門接收時，需檢查材料的完整性（是否缺頁、漏簽）、準確性（內(nèi)容是否清晰、字跡是否耐久）、系統(tǒng)性（是否按業(yè)務(wù)邏輯組卷），發(fā)現(xiàn)問題及時退回補充。三、文書檔案的整理與鑒定（一）科學分類與組卷檔案整理以“件”為基本單位（傳統(tǒng)“卷”整理適用于歷史檔案或特殊需求）：分類：常用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”分類法，如“2023年—辦公室—永久”；小型單位可簡化為“年度—保管期限”；裝訂：去除金屬物，采用線裝或無酸紙裝訂，電子文件需按“件”建立文件夾，命名規(guī)則為“年度-文號-標題”（如“2023-XX發(fā)001-關(guān)于XX的通知”）；編號：對每件檔案賦予唯一檔號（如“2023-BGS-YJ-001”，其中BGS為辦公室代碼，YJ為永久期限代碼），并填寫《卷內(nèi)文件目錄》（或文件級目錄）。（二）價值鑒定與期限劃分依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合單位實際，劃分保管期限：永久：涉及單位歷史、重大決策、規(guī)章制度、人事任免、榮譽資質(zhì)等文件（如機構(gòu)成立批文、干部任免文件）；30年：重要業(yè)務(wù)工作、合同協(xié)議、審計報告、信訪處理材料等（如項目建設(shè)合同、干部考核檔案）；10年：一般性事務(wù)文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、臨時性通知等（如部門周例會記錄、年度報表）。鑒定工作需成立鑒定小組（由檔案員、業(yè)務(wù)骨干、法律顧問組成），每5年對到期檔案復查，確無保存價值的，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批后，在指定場所監(jiān)銷。四、文書檔案的保管與保護（一）庫房管理與裝具規(guī)范庫房條件：檔案庫房需獨立設(shè)置，遠離水源、熱源、污染源，安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備（目標溫度14-24℃，濕度45-60%）、防盜門窗、防火器材、防蟲藥品（如樟腦丸需用紗布包裹，避免直接接觸檔案）；裝具要求：使用無酸紙檔案盒、金屬或木質(zhì)檔案柜，檔案盒標注檔號、題名、期限、數(shù)量，柜內(nèi)檔案按分類順序排列，定期清潔柜體，防止霉變。（二）檔案保護與備份日常維護：每月檢查檔案完好情況，發(fā)現(xiàn)紙張脆化、字跡褪色，及時采用托裱、修裱技術(shù)修復；電子檔案需定期（每半年）備份至脫機存儲設(shè)備（如移動硬盤、光盤），并檢測可讀性；數(shù)字化轉(zhuǎn)換：對永久、30年保管的重要檔案，優(yōu)先開展數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“雙套制”管理（紙質(zhì)+電子），數(shù)字化過程需確保圖像清晰、元數(shù)據(jù)完整。五、文書檔案的利用與開發(fā)（一）查閱服務(wù)與審批流程內(nèi)部利用：工作人員因工作需要查閱檔案，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，可在檔案閱覽室查閱或復制；涉密檔案需額外經(jīng)保密辦審批，且不得帶出指定場所；外部利用：公民、法人查閱非涉密檔案，需持有效證件，說明利用目的，經(jīng)單位辦公室審核后提供服務(wù)，復制檔案需加蓋“檔案復制件”印章。（二）編研與信息化建設(shè)編研工作：結(jié)合單位需求，編寫《大事記》《組織沿革》《專題文件匯編》（如“鄉(xiāng)村振興工作文件匯編”），為領(lǐng)導決策、業(yè)務(wù)參考提供系統(tǒng)化材料；信息化利用：搭建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的“收、管、存、用”全流程數(shù)字化，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索，權(quán)限內(nèi)人員可在線查閱電子檔案，提升利用效率。六、管理監(jiān)督與保障機制（一）內(nèi)部監(jiān)督與整改單位應(yīng)建立檔案工作檢查機制，每年度開展自查，重點檢查歸檔率、完整率、保管條件、利用合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問題（如檔案缺失、庫房溫濕度超標）及時整改，并形成《檔案工作自查報告》。（二）保障體系建設(shè)人員保障：檔案員需參加檔案專業(yè)培訓（如“全國檔案人員繼續(xù)教育”），每年至少接受40學時的業(yè)務(wù)學習，提升數(shù)字化管理、鑒定編研能力；經(jīng)費保障：將檔案管理經(jīng)費納入單位預算，保障庫房改造、設(shè)備購置、數(shù)字化加工、人員培訓等支出；技術(shù)保障：采用成熟的檔案管理軟件，配備高清掃描儀、防磁柜、溫濕度記錄儀等設(shè)備，提升