采購申請與審批全流程操作指南一、適用范圍與常見應用場景本指南適用于企業(yè)內部各類采購活動的申請與審批管理，覆蓋日常運營、項目執(zhí)行、專項需求等多種場景。具體包括但不限于：日常辦公采購：如辦公設備（電腦、打印機）、文具、耗材（紙張、墨盒）等常規(guī)物資補充；生產運營采購：如原材料、零部件、生產設備配件等與生產直接相關的物資；服務類采購：如IT運維、保潔服務、咨詢培訓、市場推廣等外部服務需求；項目專項采購：如研發(fā)項目所需實驗器材、展會搭建物料、活動獎品等臨時性、階段性采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、臨時任務）需快速響應的物資或服務采購。二、全流程操作步驟詳解（一）需求確認與申請發(fā)起操作人：需求部門申請人（如部門專員、項目負責人）操作內容：明確需求：與需求方確認采購物品/服務的具體要求，包括名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準、用途、期望交付時間等，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需明確具體品類及數(shù)量）。預算預估：根據(jù)市場行情或歷史價格，預估采購金額，保證符合部門年度預算額度；若超預算，需提前說明理由并附預算調整申請。填寫申請單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質表單填寫《采購申請單》，需完整填寫以下信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購類型（勾選日常/項目/緊急等）；采購明細（物品/服務名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、預估單價、總價）；用途說明（簡述采購原因及使用場景）；附件清單（如技術參數(shù)要求、供應商報價單、需求部門確認函等）。提交申請：檢查申請單信息無誤后，提交至部門負責人進行初審。（二）部門初審操作人：需求部門負責人操作內容：審核必要性：確認采購需求是否符合部門工作計劃，是否存在替代方案（如內部調配、租用等），避免重復采購或過度采購。審核預算：核對預估金額是否在部門剩余預算范圍內，超預算需求需確認是否已履行預算審批流程。審核完整性：檢查申請單信息是否完整、附件是否齊全（如技術參數(shù)、報價單等），必要時要求申請人補充說明。審批反饋：初審通過后，在《采購申請單》“部門負責人意見”欄簽字確認，并流轉至采購部；若不通過，需注明原因并退回申請人。（三）采購部審核操作人：采購專員/采購部負責人操作內容：合規(guī)性審核：確認采購是否符合企業(yè)《采購管理制度》及內控要求（如是否需招標、是否屬于集中采購目錄等）。需求可行性審核：與申請人溝通，進一步明確采購細節(jié)（如規(guī)格參數(shù)、交付時間），必要時組織技術部門評估需求合理性。市場調研與供應商匹配：日常采購：優(yōu)先從合格供應商庫中選擇至少3家供應商進行比價，保證價格公允；大額/復雜采購：啟動詢價或招標流程，邀請供應商提供報價方案，評估其資質、服務能力及過往合作業(yè)績；緊急采購：可直接聯(lián)系過往合作良好的供應商，但需保留比價記錄（如2家以上報價截圖）。出具審核意見：審核通過后，在《采購申請單》“采購部意見”欄填寫采購方式建議（如詢價、招標、直接采購）及推薦供應商，流轉至財務部；若需調整需求或補充材料，退回申請人。（四）財務部復核操作人：財務專員/財務部負責人操作內容：預算復核：確認采購金額是否已納入年度預算，未納入預算的需檢查是否履行預算追加流程；若為跨部門項目采購，需核對項目預算歸屬。資金可行性審核：確認企業(yè)當前資金狀況是否支持該筆采購，大額采購需評估對現(xiàn)金流的影響。價格合理性審核：對比歷史采購價格、市場均價或供應商報價，判斷價格是否合理，必要時要求采購部補充比價依據(jù)。出具復核意見：復核通過后，在《采購申請單》“財務部意見”欄簽字，流轉至管理層審批；若預算不足或價格異常，注明原因并退回采購部。（五）管理層審批操作人：根據(jù)采購金額分級審批（示例：）小額采購（≤5000元）：部門負責人審批（已覆蓋部門初審環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)可簡化）；中額采購（5000-50000元）：分管副總/總監(jiān)審批；大額采購（＞50000元）：總經(jīng)理/決策委員會審批。操作內容：審批權限核對：根據(jù)采購金額確認審批人是否符合權限要求，越級審批需說明原因并經(jīng)更高層級審批人確認。綜合評估：從戰(zhàn)略目標、成本效益、風險控制等角度審核采購必要性，重點關注大額采購或非日常采購的合理性。審批反饋：審批通過后，在《采購申請單》“管理層審批”欄簽字，審批流程結束；若不通過，注明原因并退回至前一環(huán)節(jié)。（六）采購執(zhí)行操作人：采購部操作內容：訂單下達：根據(jù)審批通過的《采購申請單》及供應商選擇結果，向供應商下達采購訂單（需明確品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、付款方式、質量標準等條款）。合同簽訂：對于金額較大或復雜的采購（如設備采購、服務外包），需與供應商簽訂正式采購合同，合同需經(jīng)法務部門審核（若有）。進度跟蹤：跟蹤供應商生產/備貨進度，保證按約定時間交付；若出現(xiàn)延遲風險，及時與供應商溝通并協(xié)調解決方案，同步告知需求部門。質量驗收：物品/服務送達后，組織需求部門、質檢部門（若有）進行驗收：核對數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致；檢查質量是否符合標準（如設備功能、服務效果）；驗收合格后，填寫《驗收單》；不合格的，需及時與供應商溝通退換貨或索賠事宜。（七）結果反饋與歸檔操作人：采購部、需求部門操作內容：反饋申請人：采購完成后，采購部將《驗收單》復印件反饋給申請人，告知采購結果及交付信息。資料歸檔：采購部整理《采購申請單》、采購訂單、合同、《驗收單》、供應商發(fā)票等資料，按采購編號分類存檔（電子檔+紙質檔），保存期限不少于3年。供應商評價：采購部定期對供應商的交付及時性、質量、服務態(tài)度等進行評價，更新合格供應商庫。三、采購申請單模板及填寫說明（一）采購申請單模板采購申請單編號：[年份]-[部門代碼]-[序號]申請日期：____年__月__日基本信息申請部門申請人聯(lián)系方式采購類型□日常□項目□緊急采購明細序號物品/服務名稱12審批流程部門負責人意見：簽字：____________日期：____年__月__日采購部意見：簽字：____________日期：____年__月__日財務部意見：簽字：____________日期：____年__月__日管理層審批：□部門經(jīng)理□總監(jiān)□總經(jīng)理簽字：____________日期：____年__月__日備注其他說明（如供應商推薦、特殊要求等）：附件清單□技術參數(shù)要求□供應商報價單□需求確認函□其他：__________________________申請人簽字部門蓋章（若有）（二）填寫說明編號規(guī)則：按“年份-部門代碼-序號”填寫（如“2024-CG-001”），由采購部統(tǒng)一編制，保證唯一性。采購明細：每行填寫一種物品/服務，若有多項需分序號列明；規(guī)格型號需明確（如“電腦：聯(lián)想ThinkPad14，i5處理器，16G內存，512G固態(tài)硬盤”）。預估總價：數(shù)量×預估單價得出，需與預算一致，誤差不超過±5%。審批流程：需按順序依次審批，不得跳級；簽字需手寫或電子簽章，日期需填寫實際審批日期。附件：技術參數(shù)復雜、需供應商報價的采購，必須附相關附件，否則采購部有權退回。四、操作關鍵要點與風險提示（一）關鍵要點需求真實性：申請人需對采購需求的真實性負責，嚴禁虛假采購或套取資金。預算剛性控制：嚴格執(zhí)行預算管理，無預算或超預算采購需提前履行審批流程，不得“先采購后補預算”。審批時效：各環(huán)節(jié)審批人需在2個工作日內完成審核（緊急采購可縮短至24小時），避免因拖延導致采購延誤。供應商管理：優(yōu)先選擇合格供應商庫中的合作方，新供應商需經(jīng)過資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書）。驗收環(huán)節(jié)：需求部門需親自參與驗收，對驗收結果負責，嚴禁“先簽收后補驗”或“代簽驗收”。（二）風險提示合規(guī)風險：未按制度流程采購（如應招標而未招標）可能導致合同無效或企業(yè)損失，需嚴格遵守《采購管理制度》。預算超支風險：預估價格與實際采購價格偏差過大可能導致預算失控，需提前進行充分市場調研。交付延誤風險：供應商未按約定時