2026年口腔醫(yī)療管理公司宣傳資料發(fā)放管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司宣傳資料發(fā)放管理工作，構(gòu)建全流程、標準化的宣傳資料創(chuàng)作、審核、印制、發(fā)放、回收及歸檔體系，確保宣傳資料內(nèi)容合規(guī)、傳遞精準、管理有序，提升品牌傳播效果，維護公司品牌形象，助力口腔醫(yī)療業(yè)務拓展，依據(jù)《中華人民共和國廣告法》《醫(yī)療廣告管理辦法》《網(wǎng)絡信息內(nèi)容生態(tài)治理規(guī)定》《中華人民共和國著作權(quán)法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司口腔醫(yī)療業(yè)務經(jīng)營管理實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱宣傳資料，是指公司為傳遞品牌理念、業(yè)務信息、服務優(yōu)勢、公益舉措等核心內(nèi)容，用于對外傳播的各類物料及電子資料，包括但不限于紙質(zhì)宣傳冊、單頁、海報、展架文案、宣傳視頻、音頻資料、電子海報、H5頁面、公眾號推文、短視頻腳本等。本制度所稱宣傳資料發(fā)放管理，是指對宣傳資料從主題策劃、內(nèi)容創(chuàng)作、審核備案、印制制作，到多渠道發(fā)放、效果監(jiān)測、剩余資料回收銷毀及歸檔管理的全流程活動。本制度適用于公司各職能部門、旗下各口腔診療機構(gòu)及全體員工；同時適用于公司所有宣傳資料的創(chuàng)作、印制、發(fā)放及相關(guān)管理工作，涉密宣傳資料的管理除遵守本制度外，還需遵守公司保密管理相關(guān)規(guī)定。第三條宣傳資料發(fā)放管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴格遵守醫(yī)療廣告、信息傳播相關(guān)法律法規(guī)，杜絕虛假宣傳、違規(guī)醫(yī)療表述、絕對化用語等問題，確保宣傳資料內(nèi)容及發(fā)放流程合規(guī)；（二）真實精準原則：宣傳資料內(nèi)容需基于客觀事實，準確傳遞公司業(yè)務信息、服務標準，精準匹配目標受眾需求，避免誤導公眾；（三）品牌統(tǒng)一原則：宣傳資料的設計風格、品牌標識、核心話術(shù)需符合公司品牌定位，保持全渠道傳播的統(tǒng)一性與規(guī)范性；（四）權(quán)責明晰原則：明確各部門、各崗位在宣傳資料管理中的職責，建立“誰創(chuàng)作、誰負責，誰審核、誰把關(guān)，誰發(fā)放、誰跟蹤”的責任機制；（五）全程管控原則：對宣傳資料創(chuàng)作、審核、印制、發(fā)放、回收等全流程實施閉環(huán)管理，及時發(fā)現(xiàn)并處置違規(guī)風險；（六）協(xié)同高效原則：統(tǒng)籌市場（品牌）、法務、醫(yī)療管理、運營、各口腔診療機構(gòu)等力量，形成宣傳資料發(fā)放管理協(xié)同合力；（七）節(jié)約高效原則：合理規(guī)劃宣傳資料印制數(shù)量與發(fā)放范圍，避免資源浪費；優(yōu)化發(fā)放流程，提升傳播效率與轉(zhuǎn)化效果。第二章組織機構(gòu)及職責第四條公司設立宣傳資料發(fā)放管理專項工作小組（以下簡稱“專項小組”），作為宣傳資料發(fā)放管理的統(tǒng)籌決策與協(xié)調(diào)機構(gòu)。專項小組由市場（品牌）部門牽頭，成員包括法務部門、醫(yī)療管理部門、運營部門、財務部門、采購部門、各口腔診療機構(gòu)負責人及相關(guān)業(yè)務骨干，必要時可聘請外部品牌設計機構(gòu)、合規(guī)咨詢機構(gòu)提供專業(yè)支持。第五條專項小組主要職責包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司宣傳資料發(fā)放管理工作，制定年度宣傳資料創(chuàng)作計劃、發(fā)放策略、預算方案及制度優(yōu)化細則；（二）審定宣傳資料相關(guān)制度、流程規(guī)范、核心宣傳主題及重大宣傳資料的創(chuàng)作與發(fā)放方案；（三）協(xié)調(diào)各部門、各診療機構(gòu)開展宣傳資料創(chuàng)作與發(fā)放工作，解決管理中的重大問題；（四）監(jiān)督宣傳資料發(fā)放管理制度的落實情況，審核年度宣傳效果評估報告；（五）牽頭處理宣傳資料發(fā)放過程中的重大合規(guī)風險、輿情危機，指導各部門開展應急處置工作；（六）統(tǒng)籌宣傳資料相關(guān)的經(jīng)費預算、資源調(diào)配、團隊培訓及外部合作管理工作。第六條各相關(guān)部門及機構(gòu)職責分工：（一）市場（品牌）部門：作為專項小組日常辦事機構(gòu)，牽頭組織宣傳資料發(fā)放具體實施工作；負責宣傳資料的主題策劃、內(nèi)容創(chuàng)作、設計統(tǒng)籌；建立宣傳資料素材庫與模板庫；制定發(fā)放策略，統(tǒng)籌全渠道發(fā)放管理；開展發(fā)放效果監(jiān)測與評估；組織宣傳資料管理相關(guān)培訓；（二）法務部門：負責宣傳資料內(nèi)容的合規(guī)審核，重點核查是否符合《廣告法》《醫(yī)療廣告管理辦法》等法律法規(guī)要求，杜絕違規(guī)表述、虛假宣傳、侵權(quán)風險；審核宣傳資料印制、發(fā)放相關(guān)的合作協(xié)議；為合規(guī)風險與輿情危機應對提供法律支持；（三）醫(yī)療管理部門：負責宣傳資料中涉及醫(yī)療專業(yè)內(nèi)容（如診療技術(shù)、服務流程、疾病科普、醫(yī)護資質(zhì)等）的真實性與專業(yè)性審核；篩選符合醫(yī)療規(guī)范的宣傳知識點；指導醫(yī)療術(shù)語的準確使用；避免出現(xiàn)違規(guī)醫(yī)療宣傳內(nèi)容；（四）運營部門：負責宣傳資料在公司官網(wǎng)、官方自媒體平臺、線下門店等自有渠道的發(fā)布與展示管理；配合市場（品牌）部門開展線下宣傳活動的資料發(fā)放組織工作；及時反饋發(fā)放過程中的用戶反饋與問題；（五）財務部門：負責審核宣傳資料創(chuàng)作、印制、發(fā)放相關(guān)的經(jīng)費預算與支出，確保資金使用合規(guī)、高效；對宣傳資料相關(guān)費用進行核算與管控；（六）采購部門：負責宣傳資料印制、制作的供應商篩選與管理；組織宣傳資料的詢價、比價與采購工作；監(jiān)督供應商按合同約定交付合格資料；（七）各口腔診療機構(gòu)：作為線下宣傳資料發(fā)放的主要執(zhí)行主體，負責本機構(gòu)宣傳資料的接收、登記、保管、規(guī)范發(fā)放及剩余資料回收；配合市場（品牌）部門開展本地化宣傳資料發(fā)放活動；及時反饋本地發(fā)放效果與用戶需求；嚴格執(zhí)行公司宣傳資料管理規(guī)范，杜絕擅自發(fā)放違規(guī)資料；（八）宣傳資料創(chuàng)作人員：負責基于真實事實開展宣傳資料內(nèi)容創(chuàng)作，確保內(nèi)容原創(chuàng)、表述準確、貼合品牌定位；創(chuàng)作過程中主動對接相關(guān)部門審核，根據(jù)審核意見優(yōu)化內(nèi)容；（九）發(fā)放執(zhí)行人員：負責按審批通過的發(fā)放方案開展宣傳資料發(fā)放工作，做好發(fā)放記錄；及時跟蹤發(fā)放效果，發(fā)現(xiàn)違規(guī)風險或輿情異常立即上報；（十）全體員工：積極參與宣傳資料素材提供；自覺維護品牌形象，嚴禁未經(jīng)審批擅自創(chuàng)作、印制或發(fā)放與公司品牌相關(guān)的宣傳資料。第三章宣傳資料發(fā)放核心管理規(guī)范第七條宣傳資料創(chuàng)作與審核規(guī)范：（一）創(chuàng)作范圍與主題：宣傳資料創(chuàng)作需聚焦公司品牌理念、核心業(yè)務（如口腔種植、正畸、兒童齒科、牙周治療等）、服務優(yōu)勢、公益舉措、健康科普等正向內(nèi)容；創(chuàng)作主題需結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)熱點、節(jié)日節(jié)點（如醫(yī)師節(jié)、全國愛牙日等）確定，重大主題需提交專項小組審定；（二）內(nèi)容創(chuàng)作要求：1.堅持真實原創(chuàng)：杜絕虛構(gòu)內(nèi)容、抄襲侵權(quán)，引用外部數(shù)據(jù)或素材需獲得合法授權(quán)并注明來源；2.專業(yè)表述合規(guī)：涉及醫(yī)療專業(yè)術(shù)語、診療技術(shù)的，需準確規(guī)范，嚴禁使用“根治”“最佳”“國家級”等絕對化表述，嚴禁宣傳未經(jīng)證實的醫(yī)療效果；3.隱私保護到位：涉及患者案例、員工信息的，需提前獲得書面授權(quán)，隱去敏感信息（如身份證號、聯(lián)系方式、詳細病史等），使用化名或模糊化處理；4.語言通俗易懂：兼顧專業(yè)性與可讀性，避免生硬說教，讓目標受眾輕松理解核心信息；（三）審核審批流程：1.審核分級：根據(jù)宣傳資料的發(fā)放范圍與影響力，分為一般資料與重大資料：一般資料指發(fā)放范圍限于單家診療機構(gòu)、內(nèi)部活動或小范圍渠道的資料；重大資料指擬在全公司各機構(gòu)、外部媒體、大型展會、公益活動等廣泛渠道發(fā)放的資料；2.審核流程：一般資料審核：創(chuàng)作完成后，由創(chuàng)作人員填寫《宣傳資料審核審批表》，連同資料初稿、素材授權(quán)證明等相關(guān)資料，按以下流程審核：經(jīng)辦部門負責人審核（審核內(nèi)容貼合度、真實性）→醫(yī)療管理部門審核（涉及醫(yī)療內(nèi)容的）→法務部門審核（合規(guī)性）→市場（品牌）部門審核（品牌統(tǒng)一性）；重大資料審核：在一般資料審核流程基礎(chǔ)上，增加專項小組審核→公司分管領(lǐng)導或管理層審批；3.審核時限：各審核環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成審核，對符合要求的簽署同意意見；對不符合要求的，明確修改意見并退回優(yōu)化后重新提交；審核意見需留存?zhèn)浒福?.審批通過：審核審批通過后，由市場（品牌）部門統(tǒng)一登記備案，方可進入印制或制作環(huán)節(jié)；未經(jīng)審核審批的宣傳資料，嚴禁印制與發(fā)放。第八條宣傳資料印制與制作規(guī)范：（一）印制計劃制定：市場（品牌）部門結(jié)合發(fā)放需求、傳播周期、成本預算，制定宣傳資料印制或制作計劃，明確資料類型、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時限等；重大資料的印制計劃需提交專項小組審定；（二）供應商管理：采購部門牽頭篩選宣傳資料印制或制作供應商，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、經(jīng)驗豐富的合規(guī)供應商；建立供應商管理臺賬，定期評估供應商服務質(zhì)量；與供應商簽訂正式合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務、質(zhì)量標準、合規(guī)要求、保密責任及違約責任；（三）質(zhì)量管控：采購部門聯(lián)合市場（品牌）部門對宣傳資料印制或制作過程進行監(jiān)督，確保資料質(zhì)量符合約定標準（如紙張材質(zhì)、印刷清晰度、色彩準確度、視頻畫質(zhì)等）；資料交付時需進行驗收，驗收不合格的要求供應商限期整改或重新制作；（四）成本管控：嚴格按照經(jīng)費預算開展印制或制作工作，采購部門需做好詢價、比價工作，控制成本；避免過度印制導致資源浪費；電子宣傳資料制作需優(yōu)化流程，提升效率的同時控制制作成本。第九條宣傳資料發(fā)放規(guī)范：（一）發(fā)放渠道分類：分為自有渠道與外部渠道：1.自有渠道：包括各口腔診療機構(gòu)門店（前臺、候診區(qū)、診療室）、公司官網(wǎng)、官方微信公眾號、視頻號、抖音號、小紅書賬號、員工社群、線下活動現(xiàn)場等；2.外部渠道：包括合作醫(yī)療機構(gòu)、社區(qū)服務中心、學校、企業(yè)、行業(yè)展會、公益活動合作方、正規(guī)媒體平臺等；（二）發(fā)放前準備：發(fā)放前需對發(fā)放人員進行培訓，明確發(fā)放規(guī)范、核心話術(shù)、目標受眾識別方法及風險防控要求；準備發(fā)放記錄臺賬，明確記錄要素（如發(fā)放時間、地點、數(shù)量、接收人信息（可選）、發(fā)放人等）；（三）發(fā)放實施要求：1.按審批通過的發(fā)放方案與范圍開展發(fā)放工作，嚴禁超范圍、超數(shù)量發(fā)放；2.發(fā)放過程中需文明禮貌，主動向接收人說明資料核心內(nèi)容，引導其正確理解；嚴禁強制發(fā)放、惡意推銷；3.線下門店發(fā)放需在指定區(qū)域擺放宣傳資料，保持擺放整齊、規(guī)范；電子資料發(fā)放需通過合規(guī)渠道發(fā)布，確保傳播可控；4.針對未成年人、老年人等特殊群體發(fā)放資料時，需結(jié)合其認知特點，采用通俗易懂的方式講解，避免誤導；5.發(fā)放人員需及時記錄發(fā)放情況，填寫發(fā)放臺賬，確保記錄真實、完整、可追溯；（四）禁止性規(guī)定：嚴禁在未經(jīng)審批的違規(guī)渠道、不良場所發(fā)放宣傳資料；嚴禁發(fā)放未經(jīng)審核審批、內(nèi)容違規(guī)的宣傳資料；嚴禁借宣傳資料發(fā)放之名開展違反法律法規(guī)及公序良俗的活動；嚴禁向非目標受眾濫發(fā)資料造成資源浪費與不良影響。第十條宣傳資料回收與銷毀規(guī)范：（一）回收情形：出現(xiàn)以下情況需對宣傳資料進行回收：1.宣傳資料內(nèi)容過時（如業(yè)務調(diào)整、政策變化、活動結(jié)束等）；2.宣傳資料存在合規(guī)問題需緊急召回；3.剩余宣傳資料長期未發(fā)放且無后續(xù)使用價值；4.電子宣傳資料因內(nèi)容優(yōu)化或合規(guī)問題需下架；（二）回收流程：各發(fā)放主體（如各診療機構(gòu)、相關(guān)部門）負責本單位或本渠道發(fā)放資料的回收工作，建立回收臺賬，記錄回收時間、地點、數(shù)量、原因等信息；回收完成后及時將回收資料及臺賬上報市場（品牌）部門備案；電子資料回收需及時下架相關(guān)內(nèi)容，刪除發(fā)布鏈接，確保不再傳播；（三）銷毀規(guī)范：對需銷毀的宣傳資料，由市場（品牌）部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)部門制定銷毀方案，明確銷毀方式（如粉碎、焚燒等）、時間、地點及責任人；銷毀過程需全程監(jiān)督，做好銷毀記錄，確保資料徹底銷毀，避免違規(guī)流轉(zhuǎn)；銷毀記錄需留存?zhèn)浒?；電子資料銷毀需徹底刪除相關(guān)文件，做好數(shù)據(jù)清除，防范信息泄露風險。第十一條宣傳資料效果監(jiān)測與優(yōu)化：（一）監(jiān)測周期：一般宣傳資料發(fā)放后15個工作日內(nèi)完成效果評估；重大宣傳資料發(fā)放后1個月內(nèi)完成階段性評估，3個月內(nèi)完成全面效果評估；（二）監(jiān)測指標：結(jié)合發(fā)放渠道特性，設定針對性評估指標：1.傳播指標：發(fā)放數(shù)量、觸達人數(shù)、資料留存率、電子資料閱讀量/播放量/轉(zhuǎn)發(fā)量等；2.轉(zhuǎn)化指標：咨詢量、預約量、到店量、業(yè)務成交率等；3.反饋指標：用戶正面評價占比、意見建議收集情況、違規(guī)風險反饋情況等；（三）評估實施：市場（品牌）部門牽頭組織效果評估，收集各發(fā)放主體的發(fā)放記錄、用戶反饋及業(yè)務部門數(shù)據(jù)，形成《宣傳資料發(fā)放效果評估報告》，分析發(fā)放成效與不足，提出優(yōu)化建議；評估報告需提交專項小組審核備案；（四）優(yōu)化改進：根據(jù)評估結(jié)果，專項小組組織相關(guān)部門優(yōu)化宣傳資料內(nèi)容、設計風格、發(fā)放策略及渠道布局；對發(fā)放效果顯著的資料，可在合規(guī)前提下優(yōu)化后推廣使用；對發(fā)放效果不佳的，分析原因，調(diào)整優(yōu)化后再推進或停止發(fā)放。第十二條合規(guī)風險與輿情危機應對規(guī)范：（一）日常風險排查：市場（品牌）部門聯(lián)合法務部門定期開展宣傳資料合規(guī)風險排查，重點核查發(fā)放資料的內(nèi)容合規(guī)性、發(fā)放流程規(guī)范性、用戶反饋中的風險點等；建立風險預警臺賬，及時發(fā)現(xiàn)并處置潛在風險；（二）輿情監(jiān)測：發(fā)放執(zhí)行人員需實時關(guān)注宣傳資料發(fā)放過程中的用戶反饋與輿情動態(tài)；市場（品牌）部門建立輿情監(jiān)測機制，每日匯總監(jiān)測情況，及時發(fā)現(xiàn)輿情異常；（三）危機分級與應對：1.一般輿情：局部小范圍負面評論，影響較小的，由發(fā)放主體及時回應澄清，消除誤解；2.較大輿情：多個渠道出現(xiàn)負面反饋，引發(fā)少量關(guān)注的，由市場（品牌）部門牽頭發(fā)布官方說明，主動溝通；3.重大輿情：引發(fā)媒體關(guān)注、大規(guī)模負面?zhèn)鞑?，可能損害品牌形象的，立即啟動應急響應，專項小組組織相關(guān)部門制定應對方案，法務部門提供法律支持，必要時聘請外部專業(yè)機構(gòu)協(xié)助處置；4.危機處置完成后，持續(xù)監(jiān)測輿情動態(tài)，評估處置效果；對輿情產(chǎn)生的原因進行復盤，優(yōu)化宣傳資料管理規(guī)范，避免類似問題再次發(fā)生；（四）責任要求：發(fā)現(xiàn)合規(guī)風險或輿情異常后，相關(guān)人員需立即上報，嚴禁隱瞞、遲報；處置過程中需嚴格遵守處置方案，統(tǒng)一對外口徑；對因隱瞞不報、處置不當導致?lián)p失擴大的，追究相關(guān)人員責任。第十三條宣傳資料歸檔管理：（一）歸檔范圍：包括宣傳資料創(chuàng)作初稿、審核審批表、最終成品（紙質(zhì)版樣本、電子版文件）、印制/制作合同、發(fā)放臺賬、回收臺賬、銷毀記錄、效果評估報告、合規(guī)審核意見、輿情處置記錄等；（二）歸檔規(guī)范：市場（品牌）部門負責建立宣傳資料檔案庫，對歸檔資料進行分類、編號、整理，明確歸檔責任人；歸檔資料需真實、完整、規(guī)范，電子版與紙質(zhì)版（重要資料）同步歸檔；（三）保存期限：一般宣傳資料相關(guān)檔案保存期限不少于3年；重大宣傳資料、涉及合規(guī)風險與法律糾紛的檔案保存期限不少于10年；（四）查閱使用：資料的查閱、復制需遵守公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，經(jīng)市場（品牌）部門負責人批準后，方可辦理；查閱、復制過程中，嚴禁篡改、損毀資料；嚴禁將歸檔資料用于未經(jīng)審批的宣傳活動或商業(yè)用途。第四章監(jiān)督檢查與責任追究第十四條監(jiān)督檢查機制：（一）日常自查：各部門、各診療機構(gòu)每月開展宣傳資料發(fā)放管理自查，重點核查資料內(nèi)容合規(guī)性、發(fā)放流程規(guī)范性、臺賬記錄完整性、資料保管情況等；自查結(jié)果每月匯總上報市場（品牌）部門；（二）專項檢查：專項小組每季度針對重點領(lǐng)域（如重大宣傳資料發(fā)放、線下渠道發(fā)放、患者案例使用等）組織開展專項檢查，核查發(fā)放效果、合規(guī)性及風險防控措施的落實情況；（三）全面檢查：專項小組每年組織開展一次全公司范圍的宣傳資料發(fā)放管理全面檢查，覆蓋創(chuàng)作、審核、印制、發(fā)放、回收、歸檔等全流程，評估管理成效，排查風險隱患；（四）第三方評估：每年至少聘請一次外部合規(guī)咨詢或品牌機構(gòu)，對公司宣傳資料發(fā)放管理體系進行全面評估，提出專業(yè)改進建議；（五）投訴舉報：建立宣傳資料發(fā)放違規(guī)行為投訴舉報渠道，鼓勵員工、用戶及社會公眾舉報違規(guī)創(chuàng)作、虛假宣傳、違規(guī)發(fā)放、隱私泄露等問題；專項小組對舉報信息嚴格保密，及時核查處理并反饋結(jié)果。第十五條責任追究：（一）員工違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司視情節(jié)輕重給予相應處理：1.未經(jīng)審核審批，擅自創(chuàng)作、印制或發(fā)放宣傳資料，或發(fā)放內(nèi)容違規(guī)的宣傳資料的，給予警告處分，扣除相應績效獎金；造成不良影響的，給予記過處分；2.創(chuàng)作宣傳資料時虛構(gòu)事實、使用違規(guī)醫(yī)療表述、泄露用戶/員工隱私信息的，給予記過處分，扣除相應績效獎金；給公司造成損失或聲譽損害的，依法追究賠償責任；3.審核人員未嚴格履行審核職責，導致違規(guī)宣傳資料印制或發(fā)放的，給予警告處分；造成嚴重后果的，給予記過或降職處分；4.發(fā)放人員擅自超范圍、超數(shù)量發(fā)放資料，或未按規(guī)定做好發(fā)放記錄，或發(fā)現(xiàn)輿情異常未及時報告的，給予警告處分；導致輿情危機擴