PAGE部門采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司部門采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，確保公司采購活動合法、合規(guī)、有效進行，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在確保采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，機會均等，杜絕不正當(dāng)競爭。4.職責(zé)分離原則：采購業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，形成制衡機制。5.監(jiān)督與反饋原則：建立有效的監(jiān)督機制，對采購活動進行全程監(jiān)控，并及時反饋問題，持續(xù)改進。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，定期或不定期提出采購需求。需求應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。2.采購需求應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核，確保需求合理、必要，并符合公司整體戰(zhàn)略和預(yù)算安排。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)各部門提交的采購需求，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計劃需報經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后作為采購活動的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定若干候選供應(yīng)商。對候選供應(yīng)商進行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)部門人員（如技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等）對候選供應(yīng)商進行綜合評估，填寫供應(yīng)商評估表。根據(jù)評估結(jié)果，按照公司制定的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，確定最終合作供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評估情況等。定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同草案需提交公司法律部門審核，確保合同條款合法、合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)。3.經(jīng)法律部門審核通過后，采購合同由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。3.在采購執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)合同變更、交貨延遲等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)措施，確保采購任務(wù)順利完成。（六）驗收與付款1.驗收采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進行檢驗，填寫驗收報告。驗收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。2.付款采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和審批后的付款申請單，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定，并確保資金安全。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，降低違約損失。建立供應(yīng)商信用檔案，對信用不良的供應(yīng)商謹(jǐn)慎合作或不再合作。2.質(zhì)量風(fēng)險在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強對采購物資的質(zhì)量檢驗。定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量審核，督促供應(yīng)商提高質(zhì)量管理水平。對于關(guān)鍵物資，可委托第三方檢測機構(gòu)進行檢驗。3.價格波動風(fēng)險關(guān)注市場價格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等方式鎖定價格。建立采購價格預(yù)警機制，當(dāng)價格波動超過一定范圍時，及時調(diào)整采購策略。4.合同風(fēng)險加強采購合同管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂合同，確保合同條款合法、合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)。定期對采購合同進行審查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛。四、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作進展情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.公司設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購活動中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對采購活動進行審計，確保采購活動符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.外部審計機構(gòu)出具的審計報告應(yīng)及時提交公司管理層，并作為改進采購工作的重要依據(jù)。五、采購人員管理（一）人員資質(zhì)與培訓(xùn)1.采購人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務(wù)流程和法律法規(guī)。2.公司定期組織采購人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括采購技巧、合同管理、風(fēng)險管理、法律法規(guī)等方面。（二）職業(yè)道德與廉潔自律1.采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。2.公司制定采購人員廉潔自律制度，加強對采購人員的監(jiān)