PAGE企業(yè)采購與付款內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購與付款流程，加強內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、采購物資符合需求、付款流程準確及時，提高公司資金使用效益，防范采購與付款環(huán)節(jié)的風險，保障公司資產(chǎn)安全。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購與付款業(yè)務的部門和人員，包括但不限于采購部門、需求部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：采購與付款活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保交易合法有效。2.全面性原則：涵蓋采購與付款業(yè)務的全過程，包括采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、物資驗收、付款結算等各個環(huán)節(jié)。3.制衡性原則：采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)相互分離、相互制約，避免權力集中和舞弊行為。4.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量和滿足業(yè)務需求的前提下，合理控制采購成本，提高采購效率。5.權責明確原則：明確各部門和人員在采購與付款業(yè)務中的職責和權限，做到責任到人。二、采購業(yè)務流程（一）采購計劃制定1.需求預測各需求部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、業(yè)務發(fā)展需求以及市場變化趨勢，定期對物資和服務的需求進行預測。需求預測應綜合考慮歷史數(shù)據(jù)、業(yè)務增長預期、新產(chǎn)品研發(fā)計劃等因素，確保預測的準確性和合理性。2.采購申請需求部門根據(jù)預測結果，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、預算金額等信息。采購申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字，確保申請內(nèi)容真實、合理，符合部門業(yè)務需求。3.采購計劃審批采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行匯總和審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預算的準確性、采購時間的緊迫性等。采購計劃應報經(jīng)公司管理層審批，管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、資金狀況等因素，對采購計劃進行最終決策，確定采購項目的可行性和優(yōu)先級。（二）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商信息來源包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、采購人員實地考察等。根據(jù)采購物資或服務的類別和特點，制定供應商篩選標準，包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。對收集到的供應商信息進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商，確定潛在供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設備、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面。向潛在供應商索取相關資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書等，核實其合法性和有效性。與潛在供應商的現(xiàn)有客戶進行溝通，了解其商業(yè)信譽和合作情況。根據(jù)評估結果，對潛在供應商進行打分排序，確定合格供應商名單。3.供應商準入采購部門與合格供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。將供應商納入公司供應商管理體系，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史等內(nèi)容。4.供應商動態(tài)管理采購部門定期對供應商進行績效評估，評估指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務等方面。根據(jù)績效評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會和獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。關注供應商的經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，及時調(diào)整供應商名單，確保公司采購業(yè)務的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。（三）采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)采購申請和供應商評估結果，起草采購合同。采購合同應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同的條款應符合法律法規(guī)和公司利益要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或潛在風險的條款。2.合同審核采購合同初稿完成后，應提交給公司內(nèi)部相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、需求部門等。法務部門主要審核合同的合法性和合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。財務部門主要審核合同的付款條款和財務風險，確保付款方式合理、資金安排安全。需求部門主要審核合同的技術條款和業(yè)務需求，確保合同內(nèi)容符合實際業(yè)務要求。各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂合同。簽訂合同的雙方應在合同上加蓋公章或合同專用章，確保合同的有效性和嚴肅性。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如需求部門、財務部門、倉儲部門等，以便各部門按照合同要求履行職責。（四）采購物資驗收1.驗收準備采購部門在采購物資到貨前，應通知需求部門和倉儲部門做好驗收準備工作。需求部門應安排專業(yè)人員參與驗收，倉儲部門應提供合適的驗收場地和設備。采購部門應向供應商索取物資的質(zhì)量證明文件、發(fā)貨清單、運輸單據(jù)等資料，確保驗收工作的順利進行。2.初步驗收物資到貨后，倉儲部門首先對物資的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進行初步驗收。核對物資的實際到貨數(shù)量與合同約定數(shù)量是否一致，檢查物資的規(guī)格型號是否符合要求，查看物資外觀是否有損壞、變形等情況。初步驗收合格后，倉儲部門填寫物資入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等信息，并簽字確認。3.專業(yè)驗收需求部門組織專業(yè)人員對物資的質(zhì)量進行專業(yè)驗收。根據(jù)合同約定的質(zhì)量標準，對物資進行檢驗、測試、試用等，確保物資質(zhì)量符合要求。對于重要物資或技術復雜的物資，可委托專業(yè)檢測機構進行驗收。專業(yè)驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，詳細說明驗收情況和結論，并簽字確認。4.驗收結果處理如果驗收合格，采購部門應及時通知財務部門辦理付款手續(xù)。同時，倉儲部門將物資辦理入庫手續(xù)，納入公司庫存管理。如果驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施解決問題。在問題未解決之前，暫停支付相關款項。三、付款業(yè)務流程（一）付款申請1.申請?zhí)峤徊少徫镔Y驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請表。付款申請表應注明采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款日期等信息。付款申請表應附上采購合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關證明文件，確保付款申請的真實性和準確性。2.申請審核采購部門將付款申請表提交給財務部門進行審核。財務部門主要審核付款申請的金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、相關證明文件是否齊全等。財務部門審核通過后，在付款申請表上簽字確認，并提交給公司管理層審批。3.申請審批公司管理層根據(jù)公司資金狀況、財務預算等因素，對付款申請進行審批。審批通過后，簽字確認付款申請。（二）付款辦理1.支付審核財務部門根據(jù)管理層審批后的付款申請，再次對付款金額、付款方式、收款賬戶等信息進行核對。確保付款信息準確無誤，避免支付錯誤。財務部門在付款前，應檢查發(fā)票的真實性和合法性。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，應要求供應商重新開具。2.款項支付財務部門按照審批后的付款申請，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式將款項支付給供應商。在支付過程中，應嚴格遵守公司財務管理制度和銀行支付規(guī)定，確?？铐椫Ц栋踩⒓皶r。財務部門支付款項后，應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、供應商名稱等信息，以便進行賬務核對和跟蹤管理。（三）付款記錄與核對1.付款記錄財務部門應定期對付款業(yè)務進行記錄，編制付款憑證，登記會計賬簿。付款憑證應注明付款日期、付款金額、供應商名稱、付款事由等信息，確保記賬準確、清晰。財務部門應建立付款檔案，將付款申請表、采購合同副本、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等相關資料進行歸檔保存，以便日后查閱和審計。2.賬務核對財務部門每月末應對付款業(yè)務進行賬務核對，確保付款金額與采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料一致。核對內(nèi)容包括付款金額是否準確、付款時間是否符合合同約定、發(fā)票開具是否合規(guī)等。財務部門應定期與供應商進行對賬，核實雙方的往來款項情況。對于對賬中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與供應商溝通解決，確保公司財務數(shù)據(jù)的準確性和完整性。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.審計計劃制定公司內(nèi)部審計部門應定期制定采購與付款業(yè)務審計計劃，明確審計目標、范圍、重點和方法。審計計劃應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況、內(nèi)部控制狀況以及風險評估結果進行制定。2.審計實施內(nèi)部審計部門按照審計計劃對采購與付款業(yè)務進行審計。審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、采購物資驗收、付款業(yè)務流程等方面。審計人員通過查閱文件資料、實地觀察、訪談相關人員、數(shù)據(jù)分析等方法收集審計證據(jù)，對采購與付款業(yè)務的內(nèi)部控制有效性進行評價。3.審計報告與整改內(nèi)部審計部門完成審計工作后，應撰寫審計報告，詳細說明審計發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析以及改進建議。審計報告應提交給公司管理層和相關部門。公司管理層和相關部門應根據(jù)審計報告提出的整改建議，制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，及時進行整改。內(nèi)部審計部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改工作落實到位。（二）日常監(jiān)督檢查1.部門自查采購部門、財務部門等相關部門應定期對本部門負責的采購與付款業(yè)務進行自查。自查內(nèi)容包括業(yè)務流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的遵守情況、相關文件資料的保管情況等。部門自查應形成自查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將自查報告提交給公司管理層。2.定期檢查公司應定期組織對采購與付款業(yè)務進行全面檢查