PAGE醫(yī)院采購行為內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范醫(yī)院采購行為，加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、科學(xué)高效，保障醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的正常開展，提高資金使用效益，防范采購風(fēng)險，維護(hù)醫(yī)院利益。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門、科室涉及的各類物資、設(shè)備、藥品、服務(wù)等采購活動，包括但不限于醫(yī)療設(shè)備、辦公用品、醫(yī)用耗材、藥品、后勤服務(wù)外包等采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)政策以及醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，采用公平、公正、公開的采購方式，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會參與競爭，采購信息及時、準(zhǔn)確地向相關(guān)方披露。3.科學(xué)高效原則：運(yùn)用科學(xué)的采購管理方法和流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購的物資、設(shè)備、服務(wù)等符合醫(yī)院實(shí)際需求，滿足醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展需要。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：在采購過程中，充分考慮產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量因素，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的物資、設(shè)備、藥品等符合醫(yī)療衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和臨床使用要求。5.風(fēng)險防控原則：識別、評估和控制采購過程中的各種風(fēng)險，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、廉政風(fēng)險等，建立健全風(fēng)險防控機(jī)制，確保采購活動安全、穩(wěn)定進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)醫(yī)院設(shè)立采購管理委員會，作為醫(yī)院采購決策的最高機(jī)構(gòu)。采購管理委員會由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、臨床專家等組成。其主要職責(zé)包括：1.審議醫(yī)院采購戰(zhàn)略、政策和制度，確保采購工作符合醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)。2.審批年度采購預(yù)算和重大采購項(xiàng)目計劃，對采購項(xiàng)目的必要性、可行性進(jìn)行評估和決策。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）采購執(zhí)行部門醫(yī)院設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)醫(yī)院采購需求，制定采購計劃和采購方案，明確采購方式、采購流程、采購時間節(jié)點(diǎn)等。2.組織實(shí)施采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商、組織開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題和糾紛。4.建立供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和管理，定期更新供應(yīng)商信息。5.收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案，妥善保管采購文件、合同、驗(yàn)收報告等資料，以備查閱和審計。（三）需求部門醫(yī)院各臨床科室、職能部門等作為采購需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部門開展采購工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)本科室、本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，準(zhǔn)確、及時地提出采購申請，詳細(xì)說明采購物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、預(yù)算金額等信息。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評估和商務(wù)談判，提供專業(yè)意見和建議，協(xié)助采購部門確定采購標(biāo)準(zhǔn)和采購方案。3.負(fù)責(zé)采購物資、設(shè)備的驗(yàn)收工作，組織相關(guān)人員對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購的產(chǎn)品符合合同要求和臨床使用需求，并及時向采購部門反饋驗(yàn)收情況。（四）監(jiān)督部門醫(yī)院設(shè)立內(nèi)部審計部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門作為采購監(jiān)督部門，對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.制定采購監(jiān)督計劃和監(jiān)督方案，明確監(jiān)督內(nèi)容、監(jiān)督方式、監(jiān)督頻率等。2.對采購項(xiàng)目的立項(xiàng)、預(yù)算編制、采購方式選擇、采購文件編制、開標(biāo)評標(biāo)、合同簽訂、驗(yàn)收付款等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明。3.受理采購活動中的投訴舉報，對違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，提出處理意見和建議，維護(hù)醫(yī)院采購秩序。4.定期對采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評估和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進(jìn)建議，促進(jìn)采購內(nèi)部控制制度不斷完善。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院年度工作計劃、醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及上一年度采購執(zhí)行情況，會同財務(wù)部門、需求部門等共同編制年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容，并按照醫(yī)院財務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行分類、匯總和上報。3.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循“零基預(yù)算”原則，充分考慮各部門、科室的實(shí)際需求，避免盲目采購和重復(fù)采購。同時，要結(jié)合市場價格波動情況，合理確定采購預(yù)算金額，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織實(shí)施采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照醫(yī)院預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進(jìn)行核對和分析，確保采購資金?？顚Ｓ茫岣哔Y金使用效益。3.需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購預(yù)算執(zhí)行工作，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求合理安排采購進(jìn)度，避免因預(yù)算執(zhí)行不力導(dǎo)致采購項(xiàng)目延誤或資金浪費(fèi)。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實(shí)際需求時，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目、調(diào)整的金額以及對醫(yī)院整體預(yù)算的影響等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。3.采購管理委員會應(yīng)根據(jù)預(yù)算調(diào)整申請，對調(diào)整的必要性和合理性進(jìn)行審議，經(jīng)批準(zhǔn)后下達(dá)預(yù)算調(diào)整通知。采購部門應(yīng)按照調(diào)整后的預(yù)算組織實(shí)施采購活動。四、采購流程控制（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、申請理由等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請表應(yīng)按照醫(yī)院內(nèi)部審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，依次經(jīng)需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門、采購管理委員會等審批。審批通過后，采購申請表提交至采購部門，作為采購依據(jù)。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、采購金額、采購時間要求等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購方式、采購流程、采購時間節(jié)點(diǎn)、采購責(zé)任人等內(nèi)容。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、影響重大的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，制定詳細(xì)的采購方案，包括采購需求分析、市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、采購文件編制等內(nèi)容。（三）采購方式選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)、特點(diǎn)、預(yù)算金額等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的采購項(xiàng)目。3.邀請招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占政府采購項(xiàng)目總價值的比例過大的項(xiàng)目。4.競爭性談判是指采購人通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，不能事先計算出價格總額的項(xiàng)目。5.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的采購方式。適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購貨物、工程和服務(wù)的項(xiàng)目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。6.詢價采購是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目。（四）采購文件編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目的特點(diǎn)，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件、單一來源采購文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的基本要求、采購標(biāo)準(zhǔn)、采購程序、評標(biāo)方法、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準(zhǔn)確性和公正性。3.采購文件編制過程中，應(yīng)充分征求需求部門、技術(shù)專家、法律專家等意見，對采購文件進(jìn)行審核和修改，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義性條款或違法違規(guī)內(nèi)容。（五）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.對于擬參與采購項(xiàng)目的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)按照采購文件規(guī)定的供應(yīng)商資格條件進(jìn)行資格審查。資格審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明、財務(wù)狀況等。3.采購部門應(yīng)組織評審小組對通過資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行評審。評審小組應(yīng)由采購部門、需求部門、技術(shù)專家、財務(wù)人員等組成。評審小組應(yīng)按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評審，確定成交供應(yīng)商。4.采購部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容，并嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。5.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰、調(diào)整采購份額等的依據(jù)。對于評價不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。（六）采購合同簽訂與履行1.采購部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同簽訂前，應(yīng)按照醫(yī)院合同管理規(guī)定進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、公平合理。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門應(yīng)按照合同約定履行各自職責(zé)。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更、解除等情況，采購部門應(yīng)按照合同約定和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，并及時通知相關(guān)部門。4.需求部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購物資、設(shè)備的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購的產(chǎn)品符合合同要求和臨床使用需求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報告，并簽字確認(rèn)。（七）采購付款1.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定和醫(yī)院財務(wù)管理制度，辦理采購付款手續(xù)。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同、驗(yàn)收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于符合付款條件的采購項(xiàng)目，財務(wù)部門應(yīng)及時支付貨款。如因特殊原因需要延期付款，財務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并按照合同約定支付相應(yīng)的違約金。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中存在的問題，確保采購資金安全、合理使用。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素及其影響程度。風(fēng)險因素包括但不限于市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、廉政風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險進(jìn)行評估。評估結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險應(yīng)對措施的依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采取套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.針對質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購物資、設(shè)備的驗(yàn)收工作，確保所采購的產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。3.針對廉政風(fēng)險，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)廉政教育，提高采購人員的廉潔自律意識。建立健全廉政監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督檢查，對違規(guī)違紀(jì)行為嚴(yán)肅處理。在采購活動中，嚴(yán)格執(zhí)行回避制度，防止采購人員與供應(yīng)商之間存在利益輸送。4.針對合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂采購合同，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、公平合理。在合同履行過程中，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。如遇合同糾紛，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，及時采取措施維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。5.針對法律風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識。在采購活動中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)咨詢法律專家意見，避免因法律問題導(dǎo)致采購活動失敗或醫(yī)院利益受損。六、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.采購部門應(yīng)定期對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。同時，應(yīng)及時將采購信息反饋給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，實(shí)現(xiàn)信息共享。（二）采購信息發(fā)布1.采購部門應(yīng)通過醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、微信公眾號等渠道，及時發(fā)布采購信息，包括采購項(xiàng)目公告、中標(biāo)（成交）公告、采購合同公告等。2.采購信息發(fā)布應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、及時、完整，便于相關(guān)人員查閱和了解。同時，應(yīng)按照醫(yī)院信息公開規(guī)定，對采購信息進(jìn)行存檔和管理，以備查閱和審計。（三）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購計劃、采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同、驗(yàn)收報告、付款憑證等。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性、真實(shí)性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。3.采購檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自查閱、修改、銷毀采購檔案。如因工作需要查閱采購檔案，應(yīng)履行審批手續(xù)，并做好查閱記錄。七、監(jiān)督與考核（一