PAGE東莞市采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)東莞市[公司/組織名稱]采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率和效益，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公平公正、公開透明，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東莞市[公司/組織名稱]及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的采購活動(dòng)，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，嚴(yán)格遵守相關(guān)程序和規(guī)定。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)當(dāng)遵循公平、公正的原則，確保所有參與采購的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)當(dāng)公開透明，采購過程應(yīng)當(dāng)接受內(nèi)部和外部監(jiān)督，確保采購活動(dòng)的透明度和公信力。4.效益原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)注重經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效率。5.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：建立健全采購風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，對(duì)采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策；2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購預(yù)算和采購方案；3.監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況；4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購活動(dòng)的組織和實(shí)施。采購部門的職責(zé)包括：1.制定采購管理制度和工作流程；2.編制采購計(jì)劃和采購預(yù)算；3.組織采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)；4.簽訂采購合同；5.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題；6.建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇和采購合同驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項(xiàng)、監(jiān)督采購資金的使用情況等工作。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并提交相關(guān)技術(shù)文件和資料。2.《采購需求申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門收到《采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司/組織的采購戰(zhàn)略、采購預(yù)算和庫存情況，編制采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃包括采購項(xiàng)目名稱、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購方式、采購時(shí)間安排等內(nèi)容，并提交給采購決策委員會(huì)審批。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。2.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目；邀請(qǐng)招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目；競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購項(xiàng)目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目；詢價(jià)適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。3.采購方式的選擇應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，并在采購計(jì)劃中明確說明。（四）采購文件編制1.根據(jù)采購方式的不同，編制相應(yīng)的采購文件。采購文件包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。2.采購文件應(yīng)當(dāng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準(zhǔn)確性和公正性。3.采購文件編制完成后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核和審批，確保采購文件符合法律法規(guī)和公司/組織的要求。（五）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商征集：采購部門通過多種渠道征集供應(yīng)商，包括供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，并建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商篩選：采購部門對(duì)征集到的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等因素，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評(píng)估：采購部門定期對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平、合作態(tài)度等方面，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。4.供應(yīng)商選擇：在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，采購部門根據(jù)采購文件的要求，從入圍供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循公平、公正、公開的原則，綜合考慮供應(yīng)商的各項(xiàng)因素，確保選擇到最優(yōu)供應(yīng)商。（六）采購實(shí)施1.招標(biāo)采購：采購部門發(fā)布招標(biāo)公告或者發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。供應(yīng)商按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購部門向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.邀請(qǐng)招標(biāo)采購：采購部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。供應(yīng)商按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購部門向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購：采購部門成立談判小組，談判小組由采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。談判小組與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。4.單一來源采購：采購部門對(duì)擬采用單一來源采購方式的采購項(xiàng)目進(jìn)行論證，論證內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的必要性、唯一性、市場(chǎng)供應(yīng)情況等方面。采購部門將論證報(bào)告提交給采購決策委員會(huì)審批，經(jīng)采購決策委員會(huì)批準(zhǔn)后，采用單一來源采購方式進(jìn)行采購。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款，并簽訂采購合同。5.詢價(jià)采購：采購部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，詢價(jià)通知書包括采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、價(jià)格等方面的內(nèi)容。供應(yīng)商按照詢價(jià)通知書的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件。采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行比較和評(píng)估，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（七）采購合同簽訂與履行1.采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或者成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)當(dāng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將采購合同副本提交給需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。3.采購部門應(yīng)當(dāng)跟蹤采購合同的履行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量要求履行合同義務(wù)。在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（八）采購驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)組織采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)填寫《采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)?！恫少忩?yàn)收?qǐng)?bào)告》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。3.采購部門應(yīng)當(dāng)對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行審核，如驗(yàn)收合格，采購部門應(yīng)當(dāng)按照采購合同的約定支付采購款項(xiàng)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或者退換貨物，直至驗(yàn)收合格為止。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和分級(jí)，確定風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度和影響范圍。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立健全供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，確保供應(yīng)商的信譽(yù)和供貨能力。在采購合同中明確違約責(zé)任條款，對(duì)供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束和懲罰。建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購價(jià)格。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方可以協(xié)商調(diào)整采購價(jià)格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，對(duì)采購項(xiàng)目的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制。加強(qiáng)對(duì)采購項(xiàng)目的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購項(xiàng)目的質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證措施進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購合同的審核和管理，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛的發(fā)生。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。2.采購部門應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制