PAGE項(xiàng)目公司采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，促進(jìn)公司健康發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目公司所有采購活動(dòng)，包括但不限于工程物資采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.制衡性原則：明確采購各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，建立相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止采購過程中的舞弊行為。4.公開、公平、公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購訂單執(zhí)行、采購驗(yàn)收等工作。采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)公司需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成采購任務(wù)，確保采購物資和服務(wù)符合要求。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，確保采購資金的安全和合理使用。3.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢和支持，防范采購法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購計(jì)劃制定1.需求收集：需求部門應(yīng)定期收集項(xiàng)目需求信息，結(jié)合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.需求評審：采購執(zhí)行部門收到《采購需求申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門對需求進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、可行性等。對于重大采購需求，應(yīng)提交采購決策委員會審議。3.采購計(jì)劃編制：采購執(zhí)行部門根據(jù)需求評審結(jié)果，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)審批后，作為采購活動(dòng)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。2.供應(yīng)商篩選：采購執(zhí)行部門根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。對于符合篩選標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，納入供應(yīng)商信息庫。3.供應(yīng)商評價(jià)與考核：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通和合作關(guān)系，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)，共同探討合作機(jī)會和改進(jìn)措施。（三）采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，公開招標(biāo)信息，邀請合格供應(yīng)商投標(biāo)，通過評標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.競爭性談判采購：對于金額較小、技術(shù)簡單、時(shí)間緊迫的采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。3.詢價(jià)采購：對于標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品或服務(wù)，采購金額較小，市場供應(yīng)充足的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并在采購文件中說明理由。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項(xiàng)目情況，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。對于重大采購合同，應(yīng)提交采購決策委員會審議。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管。（五）采購訂單執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購訂單經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后生效。2.訂單跟蹤：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨準(zhǔn)備等情況。對于出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。3.變更管理：如因特殊原因需要變更采購訂單，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方責(zé)任等事項(xiàng)。變更協(xié)議經(jīng)雙方確認(rèn)后生效。（六）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購執(zhí)行部門應(yīng)在采購物資或服務(wù)到貨前通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門和質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法等。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門和質(zhì)量控制部門應(yīng)按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收報(bào)告。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)合同約定，采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施。如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。（七）采購付款1.付款申請：采購執(zhí)行部門應(yīng)在采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，根據(jù)采購合同約定，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容?！恫少徃犊钌暾埍怼方?jīng)相關(guān)部門審核后，提交財(cái)務(wù)部門。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門收到《采購付款申請表》后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購合同約定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，采購金額的準(zhǔn)確性，付款條件的符合情況等。審核通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。（一）采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購預(yù)算經(jīng)審批后，作為采購活動(dòng)的控制依據(jù)。2.預(yù)算執(zhí)行：采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理制度進(jìn)行審批。3.預(yù)算分析與考核：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。采購決策委員會應(yīng)將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入對采購執(zhí)行部門的考核內(nèi)容，對預(yù)算執(zhí)行情況好的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對預(yù)算執(zhí)行情況差的部門進(jìn)行懲罰。（二）采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：針對不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。如對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任；對于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商；對于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)調(diào)整采購策略；對于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)法務(wù)審核，確保采購合同合法合規(guī)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）采購信息管理1.信息收集與整理：采購執(zhí)行部門應(yīng)收集、整理采購活動(dòng)中的各類信息，包括采購需求、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、付款記錄等。采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并進(jìn)行分類歸檔。2.信息共享與利用：采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部各部門之間的共享與利用。各部門可根據(jù)權(quán)限查詢采購信息，為工作決策提供支持。3.信息安全管理：采購執(zhí)行部門應(yīng)加強(qiáng)采購信息安全管理，采取必要的安全措施，防止采購信息泄露、篡改等情況發(fā)生。對涉及商業(yè)秘密和敏感信息的采購信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對采購活動(dòng)的監(jiān)督，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。對違反采購制度的單位和個(gè)人，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.政