PAGE自行采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自行采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門自行自行自行組織的自行采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備維修、小型工程項(xiàng)目等采購(gòu)事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定的采購(gòu)流程和審批程序進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。4.公正性原則：采購(gòu)過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司整體利益，不得偏袒任何供應(yīng)商。5.保密性原則：涉及采購(gòu)項(xiàng)目的商業(yè)秘密、技術(shù)信息等應(yīng)予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立采購(gòu)決策小組，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策小組負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，對(duì)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門各需求部門為采購(gòu)執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，并按照本制度規(guī)定的流程組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)執(zhí)行部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)工作，確保采購(gòu)任務(wù)順利完成。（三）采購(gòu)監(jiān)督部門公司審計(jì)部門為采購(gòu)監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，審查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的合法性、采購(gòu)資金的使用情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)管理部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)管理部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性和預(yù)算的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，提交采購(gòu)決策小組審議批準(zhǔn)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.確定采購(gòu)方式根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購(gòu)方式，包括但不限于詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)等。詢價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)貨源充足、價(jià)格相對(duì)透明的項(xiàng)目；競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的項(xiàng)目；單一來源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況等特殊情形。2.供應(yīng)商選擇通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)證明材料，確保其具備供應(yīng)能力和良好的商業(yè)信譽(yù)。3.采購(gòu)談判與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)堅(jiān)持原則，維護(hù)公司利益，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。4.簽訂采購(gòu)合同根據(jù)談判結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、準(zhǔn)確。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)項(xiàng)目到貨后，采購(gòu)執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)執(zhí)行部門根據(jù)《采購(gòu)驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息。2.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性和資金支付的準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和審批流程，辦理付款手續(xù)。對(duì)于符合付款條件的采購(gòu)項(xiàng)目，及時(shí)支付貨款；對(duì)于不符合付款條件的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)拒絕付款，并通知采購(gòu)執(zhí)行部門查明原因。四|采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需要，編制本部門的采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)信息，并按照公司規(guī)定的預(yù)算編制格式和時(shí)間要求報(bào)送采購(gòu)管理部門。2.采購(gòu)管理部門對(duì)各部門報(bào)送的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，形成公司年度采購(gòu)預(yù)算草案。3.公司年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)采購(gòu)決策小組審議通過后，報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)預(yù)算得到有效執(zhí)行。2.各需求部門應(yīng)在采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)提出采購(gòu)申請(qǐng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期編制采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，及時(shí)向公司管理層反饋采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購(gòu)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的跟蹤管理，及時(shí)掌握采購(gòu)進(jìn)度和預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的偏差及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正，確保采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量問題、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估排序，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商選擇和評(píng)估，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和定期考核機(jī)制，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，對(duì)于可能影響供應(yīng)的突發(fā)事件，提前制定應(yīng)對(duì)預(yù)案，確保采購(gòu)活動(dòng)不受影響。2.采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)掌握采購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫，為采購(gòu)決策提供參考。在采購(gòu)談判中，充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用套期保值、簽訂框架協(xié)議等方式鎖定價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購(gòu)產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行定期抽檢或質(zhì)量跟蹤，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)要求供應(yīng)商整改或退換貨。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)合同簽訂前，提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可聘請(qǐng)專業(yè)律師提供法律咨詢和服務(wù)。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)管理部門應(yīng)建立健全采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)審批文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)單等。2.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。采購(gòu)檔案的查閱、借閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案的安全和完整。（二）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布等，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。2.通過采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問題和規(guī)律，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和管理措施，提高采購(gòu)管理水平和效益。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督檢查，重點(diǎn)審查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的合法性、采購(gòu)資金的使用情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，采購(gòu)監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）績(jī)效考核1.公司建立采購(gòu)績(jī)效考核制度，對(duì)采購(gòu)執(zhí)行部門和采購(gòu)人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本控制、供應(yīng)商管理等方面。2.采購(gòu)績(jī)效考核結(jié)果與采購(gòu)執(zhí)行部門