PAGE票據(jù)管理內控制度一、總則（一）目的為加強公司票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的使用、保管及核銷流程，防范票據(jù)風險，確保公司財務活動的合法、合規(guī)、安全、有序進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及票據(jù)使用的相關活動，包括但不限于銷售發(fā)票、采購發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等各類票據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保票據(jù)的開具、取得和使用合法合規(guī)。2.準確性原則：票據(jù)信息填寫準確無誤，包括日期、金額、名稱、稅號等關鍵要素，避免因信息錯誤導致的財務風險和業(yè)務糾紛。3.安全性原則：加強票據(jù)的保管和存儲，防止票據(jù)丟失、被盜、損毀或泄露，保障公司資產安全。4.及時性原則：及時開具、取得和傳遞票據(jù)，確保財務核算的及時性和準確性，避免因票據(jù)延誤影響公司資金流轉和業(yè)務開展。二、票據(jù)的種類及使用范圍（一）銷售發(fā)票1.由公司銷售部門根據(jù)銷售合同或協(xié)議，在貨物交付或服務完成后，按照規(guī)定的格式和內容開具。2.用于向客戶收取銷售貨款，是公司確認銷售收入的重要憑證。（二）采購發(fā)票1.由供應商根據(jù)采購合同或訂單，在貨物交付或服務提供后開具給公司。2.用于公司記錄采購成本，作為財務核算和稅務抵扣的依據(jù)。（三）收據(jù)1.用于收取客戶的定金、押金、預付款等非銷售性質的款項。2.由公司財務部門或相關業(yè)務部門在收到款項時開具，作為收款的證明。（四）支票1.分為現(xiàn)金支票和轉賬支票，由公司財務部門根據(jù)資金支付需求開具。2.用于支付供應商貨款、報銷費用、歸還借款等各類款項。（五）匯票1.包括銀行匯票和商業(yè)匯票，根據(jù)業(yè)務需要由公司申請開具或接收。2.常用于支付大額款項或結算異地業(yè)務，具有較高的安全性和流通性。三、票據(jù)的開具與取得（一）開具要求1.銷售發(fā)票銷售部門應在確認銷售收入實現(xiàn)后，及時開具發(fā)票。開具前需核對客戶信息、貨物或服務明細、金額等內容，確保準確無誤。發(fā)票開具應按照稅務機關規(guī)定的格式和要求進行，使用防偽稅控系統(tǒng)開具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票，確保發(fā)票內容真實、完整、清晰。發(fā)票開具后，應加蓋公司發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的順序編號，確保發(fā)票的連續(xù)性和唯一性。2.采購發(fā)票采購部門應在收到供應商貨物或服務后，及時催促供應商開具發(fā)票。取得發(fā)票時，應核對發(fā)票的真實性、合法性和完整性，包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、購貨方信息、銷貨方信息、貨物或服務名稱、數(shù)量、金額、稅率、稅額等內容。對于不符合要求的發(fā)票，應及時與供應商溝通，要求其重新開具。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在虛假或其他問題，應拒絕接收，并及時向公司領導報告。3.收據(jù)財務部門或相關業(yè)務部門在收到款項時，應立即開具收據(jù)。收據(jù)開具應注明收款日期、收款事由、收款金額、交款人等信息，并加蓋公司財務專用章。收據(jù)應按照順序編號，一式多聯(lián)的收據(jù)應分別用于記賬、交款人留存等用途，確保各聯(lián)次內容一致。（二）取得要求1.公司在取得各類票據(jù)時，應確保票據(jù)的來源合法合規(guī)，交易真實有效。2.取得的票據(jù)應具備完整的票面信息，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等內容。3.對于增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定的認證期限內進行認證，確保進項稅額能夠及時抵扣。認證通過后，應妥善保管發(fā)票抵扣聯(lián)，以備稅務機關檢查。四、票據(jù)的傳遞與交接（一）內部傳遞1.銷售發(fā)票開具后，銷售部門應及時將發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián)分別傳遞給客戶和財務部門。傳遞過程中應做好登記手續(xù)，注明發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額等信息，確保傳遞的準確性和及時性。2.采購發(fā)票取得后，采購部門應在發(fā)票背面注明業(yè)務內容、合同編號等信息，并及時將發(fā)票傳遞給財務部門進行審核和入賬。傳遞過程中應注意保護發(fā)票的完整性，避免發(fā)票丟失或損壞。3.收據(jù)開具后，財務部門或相關業(yè)務部門應將收據(jù)記賬聯(lián)及時傳遞給財務部門進行賬務處理，將收據(jù)客戶聯(lián)交予交款人。傳遞過程中應做好交接記錄，確保收據(jù)的流向清晰可查。（二）外部交接1.公司與客戶之間的發(fā)票交接，應通過郵寄、專人送達或電子傳輸?shù)确绞竭M行，并要求客戶在收到發(fā)票后簽字確認。如采用郵寄方式，應選擇可靠的快遞公司，并保留快遞單號作為交接憑證。2.公司與供應商之間的發(fā)票交接，應按照合同約定的方式進行。如由供應商郵寄發(fā)票，公司應及時跟蹤發(fā)票的送達情況；如由公司派人前往供應商處取發(fā)票，應做好取件記錄。五、票據(jù)的保管（一）保管責任1.公司財務部門負責各類票據(jù)的統(tǒng)一保管，并指定專人負責票據(jù)的日常管理工作。票據(jù)保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉票據(jù)管理規(guī)定，確保票據(jù)的安全保管。2.各部門涉及票據(jù)使用的人員應妥善保管本部門領用的票據(jù)，不得擅自轉借、轉讓、銷毀票據(jù)，如因工作需要臨時借用他人票據(jù)，應經財務部門批準，并辦理相關借用手續(xù)。（二）保管方式1.票據(jù)應存放在專門的保險柜或文件柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風，防止票據(jù)受潮、發(fā)霉、變質或損壞。2.對于空白票據(jù)，應按照票據(jù)種類、號碼順序進行存放，并設置專門的登記簿進行登記，記錄票據(jù)的購入、領用、結存情況。登記簿應定期與實際庫存票據(jù)進行核對，確保賬實相符。3.對于已開具的票據(jù)存根聯(lián)和作廢票據(jù)，應按照規(guī)定的期限進行保管。保管期限屆滿后，經公司領導批準，方可按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀票據(jù)種類、號碼、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（三）安全防范1.加強票據(jù)保管場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施，確保票據(jù)的安全存放。2.票據(jù)保管人員應定期對票據(jù)進行盤點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應的措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、被盜等情況，應立即向公司領導報告，并及時向公安機關報案，同時采取措施防止損失擴大。六、票據(jù)的核銷與歸檔（一）核銷流程1.財務部門在收到銷售發(fā)票記賬聯(lián)、采購發(fā)票、收據(jù)記賬聯(lián)等票據(jù)后，應及時進行賬務處理，并按照規(guī)定的時間和方式進行核銷。核銷時，應核對票據(jù)的開具日期、金額、業(yè)務內容等信息與賬務記錄是否一致，確保票據(jù)的真實性和準確性。2.對于已使用的票據(jù)，應在票據(jù)上加蓋“已核銷”章，并在票據(jù)登記簿上注明核銷日期、金額等信息。核銷后的票據(jù)應按照規(guī)定的順序進行裝訂，妥善保管，以備查閱。（二）歸檔要求1.票據(jù)核銷后，應按照會計檔案管理的要求進行歸檔。歸檔時，應將票據(jù)按照年度、月份、種類等進行分類整理，并編制檔案目錄，便于查找和使用。2.票據(jù)檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、整潔、有序。檔案管理人員應定期對票據(jù)檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.票據(jù)檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，經公司領導批準，方可按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀檔案名稱、年度、月份、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、票據(jù)的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對票據(jù)管理情況進行審計監(jiān)督，檢查票據(jù)的開具、取得、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和風險隱患。2.財務部門應加強對各部門票據(jù)使用情況的日常監(jiān)督，定期對票據(jù)登記簿、賬務記錄等進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門進行整改。（二）外部檢查1.公司應積極配合稅務機關、審計機關等外部部門的檢查工作，如實提供票據(jù)相關資料，接受外部部門的監(jiān)督和檢查。2.對于外部部門檢查發(fā)現(xiàn)的問題，公司應認真分析原因，制定整改措施，及時進行整改，并將整改情況報告給相關部門。八、責任追究（一）違規(guī)責任1.對于違反本制度規(guī)定，在票據(jù)管理過程中存在違規(guī)操作行為的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)操作導致公司遭受經濟損失或其他不良影響的，違規(guī)部門和個人應承擔相應的賠償責任。（二）法律責任1.對于違反國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，在