PAGE社區(qū)采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范社區(qū)采購行為，加強采購內(nèi)部控制，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，確保社區(qū)各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守社區(qū)內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保采購流程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制體系，加強對采購各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范風(fēng)險。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立社區(qū)采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審批重大采購項目，審議采購政策和制度，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門或指定專人負(fù)責(zé)采購工作。采購部門或采購人員的職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)社區(qū)需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。2.收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商資質(zhì)和信譽。3.組織采購活動，包括招標(biāo)、詢價、談判等，選擇合適的供應(yīng)商和采購方式。4.簽訂采購合同，明確采購商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。5.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。6.整理采購文件和資料，進行采購項目的總結(jié)和分析。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，配合采購部門進行采購工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，支付采購款項，對采購活動進行財務(wù)監(jiān)督。3.驗收部門：對采購的商品或服務(wù)進行驗收，檢查其質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合合同要求，并出具驗收報告。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行初步審核，判斷是否符合采購政策和預(yù)算安排。2.對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大或重大采購項目，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商評估：對收集到的供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。可以采用實地考察、問卷調(diào)查、參考其他用戶評價等方式進行評估。3.供應(yīng)商篩選：根據(jù)評估結(jié)果，篩選出若干家合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商名錄。對于長期合作的供應(yīng)商，定期進行復(fù)審，確保其持續(xù)符合要求。4.采購方式選擇：根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有眾多潛在供應(yīng)商可供選擇的項目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，吸引符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參與投標(biāo)。競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其報價，根據(jù)報價情況選擇成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格和條款。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)進行合同審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否與采購申請和審批意見一致，是否明確雙方責(zé)任和風(fēng)險等。合同審核通過后，方可簽訂合同。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門、驗收部門等相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)工作。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.在采購執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或采購合同需要變更，采購部門應(yīng)及時采取措施，與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照規(guī)定程序辦理合同變更手續(xù)。3.需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購執(zhí)行工作，及時提供必要的協(xié)助和信息。（六）驗收1.采購的商品或服務(wù)到貨后，驗收部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收合格后，驗收部門出具驗收報告。驗收報告應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等信息。3.如驗收發(fā)現(xiàn)商品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供符合要求的商品或服務(wù)。（七）付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額是否符合合同約定等。2.財務(wù)部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。付款方式可以包括支票、匯票、電匯、轉(zhuǎn)賬等。3.采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供采購合同執(zhí)行情況的相關(guān)資料，協(xié)助財務(wù)部門做好付款審核工作。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、供應(yīng)商壟斷、市場供應(yīng)短缺等風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購成本增加或無法按時獲取所需商品或服務(wù)。2.質(zhì)量風(fēng)險：采購的商品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響社區(qū)工作的正常開展，甚至造成損失。3.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、不合理，或供應(yīng)商違約，可能導(dǎo)致社區(qū)面臨法律糾紛和經(jīng)濟損失。4.內(nèi)部控制風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、監(jiān)督不力等，可能導(dǎo)致采購活動出現(xiàn)舞弊、浪費等問題。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度?？梢圆捎枚ㄐ栽u估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣、風(fēng)險概率與影響評估等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。對于高風(fēng)險等級的風(fēng)險，應(yīng)采取重點防控措施；對于中風(fēng)險等級的風(fēng)險，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆揽卮胧?；對于低風(fēng)險等級的風(fēng)險，應(yīng)進行持續(xù)監(jiān)控。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量，降低價格波動風(fēng)險。拓展供應(yīng)商渠道，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，確保在市場供應(yīng)短缺時能夠優(yōu)先獲得供應(yīng)。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購商品或服務(wù)質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同條款明確、合理、合法。在合同簽訂前，要求法律顧問對合同進行審核，防范法律風(fēng)險。加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中的問題，防范供應(yīng)商違約風(fēng)險。4.內(nèi)部控制風(fēng)險應(yīng)對：完善采購內(nèi)部控制制度，明確采購流程和各部門職責(zé)，加強對采購活動的全過程監(jiān)督。加強采購人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險意識，防止采購舞弊行為的發(fā)生。定期對采購內(nèi)部控制制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購活動進行自查，檢查采購流程是否規(guī)范，采購合同是否履行，采購資金是否合理使用等。2.審計部門應(yīng)定期對采購項目進行審計，審查采購活動的合法性、合規(guī)性、效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.社區(qū)紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購活動的監(jiān)督，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受社區(qū)居民和相關(guān)部門的監(jiān)督，及時處理居民和部門的投訴和建議。2.配合政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購相關(guān)資料和信息。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請表、采購審批文件、采購合同、供應(yīng)商資料、驗收報告、