PAGE內控制度政府采購制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織的內部控制，規(guī)范政府采購行為，提高資金使用效益，防范采購風險，確保公司/組織各項采購活動合法、合規(guī)、透明、高效運行，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有涉及政府采購的部門、項目及相關人員。（三）基本原則1.合法性原則：政府采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不偏袒、不歧視，保障市場競爭的公平性。3.公開性原則：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密等特殊情況外，政府采購信息應及時、準確、完整地公開，接受社會監(jiān)督。4.效益性原則：在滿足公司/組織業(yè)務需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高資金使用效益。5.內部控制原則：建立健全內部控制機制，對政府采購活動的各個環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據年度工作計劃和業(yè)務需求，提前編制政府采購預算。預算編制應詳細、準確，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、金額等內容。2.采購預算應結合公司/組織的財務狀況和資金安排，確保預算的合理性和可行性。同時，應充分考慮市場價格波動因素，預留一定的彈性空間。3.預算編制過程中，各部門應與財務部門密切溝通，確保預算數據的準確性和一致性。財務部門應對采購預算進行審核，提出意見和建議，報公司/組織領導審批。（二）預算執(zhí)行1.采購項目應嚴格按照批準的預算執(zhí)行，不得擅自調整預算。如因特殊原因需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.采購部門應根據預算安排，合理安排采購進度，確保采購項目按時完成。同時，應嚴格控制采購成本，避免超預算采購。3.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現問題并采取措施加以解決。（三）預算調整1.當采購項目出現以下情況時，可申請預算調整：因國家政策調整、市場價格波動等不可抗力因素，導致原采購預算無法滿足項目需求；因業(yè)務發(fā)展需要，新增采購項目或對原采購項目進行重大調整；其他確需調整預算的情況。2.預算調整申請應經采購部門、財務部門審核后，報公司/組織領導審批。審批通過后，方可進行預算調整。3.預算調整應按照規(guī)定的程序進行，確保調整后的預算合理、合規(guī)、可行。同時，應及時更新相關采購文件和合同，確保采購活動的順利進行。三、采購流程管理（一）采購需求確定1.各部門根據業(yè)務需求，提出采購申請，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、技術要求、服務標準等內容。采購申請應詳細、準確，確保能夠滿足業(yè)務實際需求。2.采購部門應對采購申請進行審核，審核內容包括采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。如發(fā)現采購申請存在問題，應及時與申請部門溝通，提出修改意見。3.對于重大采購項目，采購部門應組織相關部門和專家進行論證，確保采購需求的科學性和合理性。論證結果應作為采購決策的重要依據。（二）供應商選擇1.采購部門應通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式確定供應商。具體采購方式應根據采購項目的特點和金額大小，按照國家相關法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定執(zhí)行。2.在選擇供應商時，采購部門應建立供應商庫，對供應商的資質、信譽、業(yè)績、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。優(yōu)先選擇信譽良好、實力較強、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。3.采購部門應向潛在供應商發(fā)出采購邀請，明確采購項目的要求、報價方式、截止日期等內容。供應商應按照要求提交報價文件和相關證明材料。采購部門應對供應商的報價文件進行評審，選擇最優(yōu)供應商。（三）采購合同簽訂1.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等內容。2.在簽訂采購合同前，采購部門應將合同草案提交法律部門或法律顧問進行審核，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。審核通過后，方可簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送財務部門、驗收部門等相關部門備案，以便各部門按照合同約定履行職責。（四）采購驗收1.采購項目完成后，采購部門應組織驗收部門對采購項目進行驗收。驗收內容包括采購項目的數量、規(guī)格、質量、性能、售后服務等方面。2.在驗收過程中，驗收部門應嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，確保采購項目符合要求。如發(fā)現采購項目存在問題，應及時與供應商溝通，要求供應商限期整改或承擔相應責任。3.驗收合格后，驗收部門應出具驗收報告。驗收報告應包括采購項目的名稱、規(guī)格、數量、驗收情況、驗收結論等內容。驗收報告經相關部門和人員簽字確認后，作為支付采購款項的依據。（五）采購付款1.財務部門應根據采購合同和驗收報告，按照規(guī)定的程序辦理采購付款手續(xù)。付款前，財務部門應對采購項目的發(fā)票、驗收報告等相關憑證進行審核，確保憑證真實、合法、有效。2.對于符合付款條件的采購項目，財務部門應及時支付采購款項。支付方式應按照采購合同約定執(zhí)行，確保資金安全。3.在付款過程中，如發(fā)現問題或存在爭議，財務部門應及時與采購部門、供應商溝通協(xié)調，妥善解決問題。四、內部控制監(jiān)督（一）內部審計監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門應定期對政府采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購預算是否執(zhí)行、采購合同是否履行等情況。2.內部審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、審計內容、審計方法和審計時間等。審計過程中，應收集充分的審計證據，確保審計結論客觀、公正。3.內部審計部門應及時向公司/組織領導報告審計結果，對發(fā)現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）紀檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司/組織紀檢監(jiān)察部門應加強對政府采購活動的監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規(guī)違紀行為。2.紀檢監(jiān)察部門應建立舉報機制，接受公司/組織內部和外部人員對政府采購活動的舉報。對舉報內容應及時進行調查核實，如發(fā)現問題，應依法依規(guī)進行處理。3.紀檢監(jiān)察部門應定期對政府采購活動進行廉政風險排查，制定防控措施，防范廉政風險。（三）信息公開監(jiān)督1.采購部門應按照規(guī)定及時公開政府采購信息，包括采購項目公告、采購文件、中標成交結果、采購合同等內容。信息公開應真實、準確、完整，接受社會監(jiān)督。2.公司/組織應建立信息公開監(jiān)督機制，定期對政府采購信息公開情況進行檢查，確保信息公開工作規(guī)范、有序進行。3.如發(fā)現采購部門未按照規(guī)定公開政府采購信息或公開信息存在問題，應責令其限期整改，并追究相關人員的責任。五、風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對政府采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，包括政策風險、市場風險、供應商風險（如供應商違約、產品質量問題等）、合同風險、驗收風險、付款風險等。2.在風險識別過程中，采購部門應充分收集相關信息，結合采購項目的特點和實際情況，運用科學的方法進行分析和評估，確定風險等級。（二）風險評估1.根據風險識別結果，采購部門應組織相關人員對風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估應采用定性與定量相結合的方法，確保評估結果客觀、準確。2.對于高風險等級的采購項目，采購部門應制定專項風險管理措施，加強風險防控。同時，應密切關注風險變化情況，及時調整風險管理策略。（三）風險應對1.針對不同類型的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施。例如，對于政策風險，應加強對國家政策法規(guī)的學習和研究，及時調整采購策略；對于市場風險，應加強市場調研和分析，合理確定采購價格和采購時機；對于供應商風險，應加強對供應商的管理和評估，建立供應商信用檔案，降低供應商違約風險；對于合同風險，應加強合同審核和管理，明確雙方權利義務，防范合同糾紛；對于驗收風險，應嚴格按照驗收標準進行驗收，確保采購項目質量；對于付款風險，應加強財務審核和監(jiān)督，確保資金安全。2.在風險應對過程中，采購部門應加強與其他部門的溝通協(xié)作，并及時向公司/組織領導報告風險應對情況，確保風險管理措施有效執(zhí)行。六、信息管理與檔案管理（一）信息管理1.采購部門應建立健全政府采購信息管理系統(tǒng)，及時收集、整理、存儲和發(fā)布政府采購相關信息。信息管理系統(tǒng)應涵蓋采購預算、采購需求、供應商信息、采購合同、驗收報告、付款記錄等內容，實現信息的集中管理和共享。2.采購部門應定期對政府采購信息進行更新和維護，確保信息的準確性和時效性。同時，應加強信息安全管理，采取必要的安全防護措施，防止信息泄露和丟失。（二）檔案管理1.采購部門應建立政府采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。檔案內容應包括采購申請、采購文件、投標文件、報價文件、采購合同、驗收報告、付款憑證、審計報告、紀檢監(jiān)察報告等。2.政府采購檔案應按照檔案管理的相關