PAGE關(guān)于采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的本采購內(nèi)控制度旨在規(guī)范公司采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，防范采購風(fēng)險，保障公司利益，提高采購資金使用效益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購活動的部門、崗位及人員，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類采購業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：采購流程應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)章制度，做到流程規(guī)范、手續(xù)齊全。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。5.保密性原則：涉及采購的商業(yè)秘密、敏感信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求編制采購申請。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案和評估體系。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，參與采購談判和驗(yàn)收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金支付，參與采購合同的審核，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，提出質(zhì)量反饋意見。4.法務(wù)部門：參與采購合同的審核，提供法律支持，防范采購法律風(fēng)險。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求真實(shí)、合理。（二）采購計劃制定采購部門收到采購申請表后，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購方式、采購時間安排、采購責(zé)任人等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步評估，包括供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面。2.供應(yīng)商實(shí)地考察：對于重要采購項(xiàng)目，采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，深入了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評估其是否具備合作條件。3.供應(yīng)商評估與選擇：采購部門根據(jù)初步評估和實(shí)地考察結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單。選擇供應(yīng)商時應(yīng)遵循公平、公正、公開原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。4.供應(yīng)商檔案建立：采購部門為選定的供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容，以便對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。5.供應(yīng)商定期評估：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格變動等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，確保談判內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.采購合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，語言嚴(yán)謹(jǐn)、條款清晰。3.采購合同審核：采購合同起草完成后，提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點(diǎn)審核采購成本、付款方式等條款，法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性等條款。各部門審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.采購合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的合同應(yīng)加蓋公司公章，并妥善保管。（五）采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購跟蹤：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。2.催貨：對于臨近交貨期但尚未發(fā)貨的采購訂單，采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時交貨。如供應(yīng)商因特殊原因無法按時交貨，應(yīng)要求供應(yīng)商提前告知，并協(xié)商解決辦法。（七）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在采購物品或服務(wù)到貨前，通知需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，質(zhì)量部門應(yīng)準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和標(biāo)準(zhǔn)。2.初步驗(yàn)收：采購物品或服務(wù)到貨后，由需求部門組織相關(guān)人員進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收主要檢查采購物品或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時記錄并反饋給采購部門。3.質(zhì)量驗(yàn)收：初步驗(yàn)收合格后，由質(zhì)量部門對采購物品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。質(zhì)量驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，采用抽檢、全檢等方式對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法。4.驗(yàn)收報告出具：驗(yàn)收工作完成后，由驗(yàn)收人員出具驗(yàn)收報告。驗(yàn)收報告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收報告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，提交至采購部門存檔。（八）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并提交至財務(wù)部門。付款申請表應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.付款審核：財務(wù)部門收到付款申請表后，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。財務(wù)部門審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)管理制度，確保付款安全、準(zhǔn)確。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、法律風(fēng)險、信息安全風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：采購部門對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估分析，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對措施的制定提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對：與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任；要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函；加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商違約問題。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)可靠的供應(yīng)商；在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款；加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量要求。3.價格風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時了解市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商進(jìn)行充分的談判，爭取合理的采購價格；采用招標(biāo)、詢價等多種采購方式，選擇性價比高的供應(yīng)商。4.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識；在采購合同簽訂前，由法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)；及時關(guān)注法律法規(guī)變化，調(diào)整采購策略和合同條款。5.信息安全風(fēng)險應(yīng)對：建立采購信息安全管理制度，對采購過程中的商業(yè)秘密、敏感信息等進(jìn)行嚴(yán)格保密；加強(qiáng)對采購信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和被篡改。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：采購部門定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，跟蹤風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.風(fēng)險預(yù)警：當(dāng)采購風(fēng)險達(dá)到預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)時，采購部門及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警信號，通知相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對措施，防范風(fēng)險擴(kuò)大。五、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，公司其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，形成監(jiān)督合力。（三）違規(guī)處理對于違反采購內(nèi)控制度的行為，公司