PAGE檔案館內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，規(guī)范檔案工作流程，確保檔案的安全、完整與有效利用，提高檔案管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所涉及的各類檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保檔案工作依法依規(guī)進(jìn)行。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案信息的完整無缺，涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格履行保密義務(wù)，防止信息泄露。5.有效性原則：檔案管理應(yīng)有助于提高公司/組織的工作效率，為決策提供有力支持，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案館管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案館的建設(shè)與發(fā)展，包括檔案庫(kù)房的規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備的配備等。3.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)與考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。6.做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供檔案支持和服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交至檔案館，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案館管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見。4.在檔案利用過程中，按照規(guī)定的程序和要求，申請(qǐng)查閱、借閱檔案，并妥善保管所使用的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核和登記。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，確保檔案信息的安全和有效利用。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于：行政管理類：公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。技術(shù)研發(fā)類：科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等?；窘ㄔO(shè)類：工程項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。黨群工作類：黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)資料、共青團(tuán)工作資料等。2.國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的其他文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將檔案整理后移交至檔案館。對(duì)于重要、緊急的檔案，應(yīng)提前與檔案館溝通，及時(shí)辦理移交手續(xù)。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、裁剪、損毀檔案內(nèi)容。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。4.對(duì)電子檔案的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.檔案整理應(yīng)采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，便于檔案的檢索和管理。（四）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、技術(shù)研發(fā)類、基本建設(shè)類、黨群工作類等類別。在每個(gè)類別下，再按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)可采用數(shù)字、字母等組合方式，如“年度+類別代碼+流水號(hào)”。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、來源等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并同時(shí)建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄或零散的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得壓字、損壞檔案。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點(diǎn)，并配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌、蟲害等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檢索和利用。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采用相應(yīng)的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管，確保其安全和完整。（三）檔案保管期限劃分1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自延長(zhǎng)或縮短保管期限。對(duì)于保管期限已滿但仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定后決定是否繼續(xù)保存。（四）檔案定期檢查與清點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄是否一致，確保檔案的賬實(shí)相符。3.在檔案檢查和清點(diǎn)過程中，應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值。具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或?qū)?組織當(dāng)前業(yè)務(wù)有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；無保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.檔案鑒定應(yīng)充分考慮檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等因素，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（三）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案管理人員對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行初步審核，整理相關(guān)資料，提交給檔案鑒定工作小組。3.檔案鑒定工作小組組織召開鑒定會(huì)議，對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。4.對(duì)鑒定工作小組確定為無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)留存?zhèn)洳?，保存期限與檔案保管期限一致。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密處理，防止信息泄露。六、檔案利用（一）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，確保檔案信息不被非法利用或泄露。（二）檔案利用申請(qǐng)與審批1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案館。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案利用申請(qǐng)表和申請(qǐng)函應(yīng)留存?zhèn)洳?，作為檔案利用管理的重要依據(jù)。（三）檔案利用服務(wù)1.檔案館管理人員根據(jù)審批后的檔案利用申請(qǐng)，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，并做好查閱登記。2.借閱檔案一般應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失。3.對(duì)于重要檔案的查閱、借閱，檔案館可根據(jù)實(shí)際情況，安排專人陪同，確保檔案的安全和利用過程的規(guī)范。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、流向、效果等，為檔案管理工作的改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限一致。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施，確保檔案信息化建設(shè)與公司/組織的整體信息化發(fā)展相適應(yīng)。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)涵蓋檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)的管理，確保元數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為電子檔案的檢索、利用和長(zhǎng)期保存提供支持。（三）檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用1.選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作方法和技能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，滿足公司/組織不斷發(fā)展的檔案管理需求。（四）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露、