PAGE行政單位合同內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的為加強行政單位合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，防范合同風險，提高行政單位管理水平和資金使用效益，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各類合同的管理，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、借款合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.全面性原則：合同管理應涵蓋合同從談判、起草、簽訂、履行、變更、終止到歸檔等全過程，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)都有章可循。3.風險防控原則：注重對合同風險的識別、評估和防控，采取有效措施降低合同風險，保障行政單位的合法權益。4.歸口管理原則：明確合同歸口管理部門，負責合同的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，避免多頭管理、職責不清。5.不相容崗位分離原則：合同管理過程中涉及的合同談判、審批、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等崗位應相互分離，形成有效的制衡機制。二、合同管理職責分工（一）合同歸口管理部門設立專門的合同管理科室或指定相關科室作為合同歸口管理部門，負責合同管理的日常工作，主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本模板。2.組織合同談判、起草、審核、簽訂等工作。3.對合同履行情況進行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.負責合同檔案的整理、歸檔和保管。5.定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進建議和措施。（二）業(yè)務承辦部門各業(yè)務承辦部門負責本部門合同的具體承辦工作，主要職責包括：1.根據(jù)工作需要提出合同簽訂申請，明確合同的標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式等主要條款。2.負責合同的前期調(diào)研、談判等工作，提供相關資料和信息。3.協(xié)助合同歸口管理部門進行合同審核、簽訂等工作。4.負責合同的具體履行，及時向合同歸口管理部門反饋合同履行情況。5.配合合同歸口管理部門處理合同糾紛等事項。（三）財務部門財務部門負責合同資金的收付管理和財務核算工作，主要職責包括：1.審核合同資金條款，確保合同資金的合理性和合規(guī)性。2.根據(jù)合同約定和財務制度辦理合同款項的收付手續(xù)。3.對合同資金的使用情況進行監(jiān)督和檢查，確保資金?？顚Ｓ?。4.定期與合同歸口管理部門核對合同款項收付情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。（四）審計部門審計部門負責對合同管理情況進行審計監(jiān)督，主要職責包括：1.制定合同審計計劃，對合同簽訂、履行等情況進行定期或不定期審計。2.審查合同的合法性、合規(guī)性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。3.對合同糾紛處理情況進行審計監(jiān)督，確保糾紛處理的公正性和合法性。4.督促相關部門落實審計意見和建議，對整改情況進行跟蹤檢查。（五）其他相關部門其他相關部門根據(jù)各自職責，配合做好合同管理工作，如法律事務部門提供法律咨詢服務，技術部門對合同涉及的技術條款進行審核等。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務承辦部門根據(jù)工作需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式、合同相對方等基本情況，并附上相關背景資料和初步擬定的合同條款。2.合同立項申請經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交合同歸口管理部門。3.合同歸口管理部門對合同立項申請進行初審，重點審查合同的必要性、可行性、合規(guī)性等，初審通過后報單位分管領導審批。（二）合同談判1.合同立項申請批準后，業(yè)務承辦部門負責組織合同談判工作。談判人員應至少包括業(yè)務人員、財務人員等，必要時可邀請法律專業(yè)人員、技術專家等參加。2.談判人員應充分了解合同相對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等情況，收集相關資料，為談判做好準備。3.在談判過程中，談判人員應堅持原則，靈活應對，爭取有利的合同條款，維護行政單位的合法權益。談判達成一致意見后，形成談判紀要，由雙方談判人員簽字確認。（三）合同起草1.合同談判結束后，由業(yè)務承辦部門負責起草合同文本。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等主要條款，確保合同內(nèi)容完整、準確、合法。2.合同文本起草完成后，應提交合同歸口管理部門進行審核。合同歸口管理部門應重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等，對合同條款提出修改意見和建議。（四）合同審核1.合同歸口管理部門將審核后的合同文本連同相關資料提交給財務部門、審計部門等相關部門進行會簽。2.財務部門重點審核合同資金條款，包括資金來源、支付方式、支付時間等，確保合同資金的合理性和合規(guī)性。3.審計部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性和效益性，對合同條款進行審計監(jiān)督，提出審計意見和建議。4.其他相關部門根據(jù)各自職責對合同涉及的專業(yè)條款進行審核，如法律事務部門審核合同的法律風險，技術部門審核合同的技術條款等。5.各相關部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽，并將審核意見反饋給合同歸口管理部門。合同歸口管理部門根據(jù)各部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。（五）合同簽訂1.合同文本修改完善后，經(jīng)單位分管領導審批同意后，由法定代表人或其授權的代理人簽訂合同。簽訂合同應使用單位統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照規(guī)定的程序進行蓋章。2.合同簽訂后，合同歸口管理部門應及時將合同副本分發(fā)給業(yè)務承辦部門、財務部門、審計部門等相關部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好合同履行的準備工作。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行1.業(yè)務承辦部門負責合同的具體執(zhí)行，應按照合同約定的標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式等要求，全面履行合同義務。2.在合同履行過程中，業(yè)務承辦部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的執(zhí)行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、款項收付情況等，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款的，業(yè)務承辦部門應及時提出變更申請，經(jīng)合同歸口管理部門審核，報單位分管領導審批后，與合同相對方協(xié)商簽訂補充合同或變更協(xié)議。（二）合同款項收付1.財務部門應根據(jù)合同約定和財務制度辦理合同款項的收付手續(xù)。在收到合同款項時，應核對款項的來源、金額、支付方式等是否與合同約定一致，確?？铐椉皶r、足額到賬。2.在支付合同款項時，財務部門應嚴格按照合同約定的支付方式、支付時間、支付金額等進行支付，審核相關憑證的真實性、合法性和完整性，確保支付款項的合規(guī)性。3.財務部門應定期與合同歸口管理部門核對合同款項收付情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決款項收付過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)款項收付異常，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（三）合同履行監(jiān)督1.合同歸口管理部門負責對合同履行情況進行跟蹤、監(jiān)督和檢查，定期了解合同履行進度，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同歸口管理部門可通過定期召開合同履行情況匯報會、實地檢查等方式，對合同履行情況進行監(jiān)督檢查。對發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向業(yè)務承辦部門發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。3.審計部門應定期對合同履行情況進行審計監(jiān)督，審查合同的履行是否符合合同約定和相關法律法規(guī)的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議，并督促相關部門落實整改。五、合同變更與終止管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的，業(yè)務承辦部門應及時提出變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附上相關證明材料。2.合同變更申請經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交合同歸口管理部門。合同歸口管理部門對變更申請進行初審，重點審查變更的必要性、合理性、合規(guī)性等，初審通過后報單位分管領導審批。3.合同變更申請批準后，業(yè)務承辦部門應與合同相對方協(xié)商簽訂補充合同或變更協(xié)議。補充合同或變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、雙方的權利義務、違約責任等條款，并按照合同簽訂的程序進行審核、簽訂。（二）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同自然終止。業(yè)務承辦部門應及時通知合同歸口管理部門，并辦理相關終止手續(xù)。2.如因合同變更、解除等原因導致合同提前終止的，業(yè)務承辦部門應按照合同變更、解除的相關規(guī)定辦理手續(xù)，并及時通知合同歸口管理部門、財務部門等相關部門。3.合同終止后，業(yè)務承辦部門應清理合同履行過程中的相關資料，將合同檔案移交合同歸口管理部門歸檔保管。合同歸口管理部門應對合同終止情況進行登記和統(tǒng)計，定期進行總結分析。六、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.合同糾紛發(fā)生后，應遵循合法、公正、及時的原則進行處理，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，維護行政單位的合法權益。2.在處理合同糾紛過程中,應注重收集和保存相關證據(jù),如合同文本、談判紀要、履行記錄、往來函件、證人證言等,為糾紛處理提供有力支持。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務承辦部門應及時向合同歸口管理部門報告，并提供相關證據(jù)材料。合同歸口管理部門應會同法律事務部門等相關部門對糾紛情況進行調(diào)查了解，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務承辦部門可與合同相對方進行協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，申請仲裁或提起訴訟。3.在申請仲裁或提起訴訟前，應按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)，如簽訂仲裁協(xié)議、提交起訴狀等。同時，應及時通知財務部門、審計部門等相關部門，做好應對糾紛的準備工作。4.在糾紛處理過程中，業(yè)務承辦部門應積極配合相關部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。合同歸口管理部門應及時跟蹤糾紛處理進展情況，協(xié)調(diào)解決糾紛處理過程中出現(xiàn)的問題。七、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、談判紀要、履行記錄、變更協(xié)議、補充合同、往來函件、糾紛處理文件等，均應作為合同檔案進行收集。（二）檔案整理合同歸口管理部門負責對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行分類編號，編制目錄，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。（三）檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案資料的安全。同時，應建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交合同歸口管理部門。合同歸口管理部門應按照規(guī)定程序辦理檔案查閱手續(xù)，并指定專人負責陪同查閱，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料，如需復制檔案資料，應按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。（五）檔案銷毀合同檔