PAGE集中采購機(jī)構(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集中采購機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集中采購機(jī)構(gòu)在組織實(shí)施各類采購活動(dòng)過程中的內(nèi)部控制管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.公正性原則：對待所有采購當(dāng)事人一視同仁，不偏袒任何一方，保證采購過程和結(jié)果的公正公平。3.公開性原則：采購信息公開透明，接受社會監(jiān)督，保障各方知情權(quán)。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的降低和采購效益的最大化。5.制衡性原則：在采購決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)建立相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止權(quán)力濫用。二、采購流程控制（一）采購需求制定1.需求收集采購部門應(yīng)主動(dòng)與各使用部門溝通，定期收集采購需求信息。使用部門應(yīng)詳細(xì)填寫采購需求申請表，明確所需采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、交付時(shí)間等內(nèi)容。2.需求審核采購部門對收集到的采購需求進(jìn)行初步審核，檢查需求的合理性、完整性和準(zhǔn)確性。對于重大采購項(xiàng)目，組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行論證，確保需求符合實(shí)際工作需要和單位發(fā)展戰(zhàn)略。將審核后的采購需求反饋給使用部門，如有異議，及時(shí)溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。（二）采購計(jì)劃編制1.計(jì)劃制定依據(jù)根據(jù)審核通過的采購需求、庫存情況、采購預(yù)算等因素，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.計(jì)劃審批采購計(jì)劃報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。審批過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購計(jì)劃的必要性、合規(guī)性和預(yù)算執(zhí)行情況。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，確保計(jì)劃的科學(xué)性和可行性。（三）采購方式選擇1.采購方式適用范圍根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，合理選擇采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的項(xiàng)目；邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目；競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目等；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情形；詢價(jià)適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.采購方式審批對于達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，如需采用非公開招標(biāo)方式，應(yīng)按照規(guī)定報(bào)經(jīng)財(cái)政部門批準(zhǔn)。采購部門在選擇采購方式時(shí)，應(yīng)填寫采購方式申請表，詳細(xì)說明選擇該采購方式的理由，并提交相關(guān)證明材料。審批部門應(yīng)嚴(yán)格審核，確保采購方式選擇的合理性和合規(guī)性。（四）采購文件編制1.招標(biāo)文件編制對于采用招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款及格式、采購需求、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。招標(biāo)文件中的技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)客觀公正，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，不得含有傾向性、歧視性條款。2.談判文件、詢價(jià)文件等編制對于采用競爭性談判、詢價(jià)等方式的采購項(xiàng)目，應(yīng)編制相應(yīng)的采購文件。談判文件應(yīng)包括談判邀請、談判供應(yīng)商須知、談判程序、合同草案條款、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容；詢價(jià)文件應(yīng)包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格、合同條款等內(nèi)容。采購文件編制完成后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、合法合規(guī)。審核人員應(yīng)簽字確認(rèn)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。（五）采購信息發(fā)布1.信息發(fā)布渠道通過政府采購信息發(fā)布媒體、單位官方網(wǎng)站等渠道，及時(shí)發(fā)布采購信息。采購信息應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、采購預(yù)算、供應(yīng)商資格要求、采購文件獲取方式、投標(biāo)（響應(yīng)）截止時(shí)間、開標(biāo)（談判、詢價(jià)）時(shí)間及地點(diǎn)等內(nèi)容。對于采用邀請招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，應(yīng)向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。投標(biāo)邀請書應(yīng)明確邀請供應(yīng)商的名稱、采購項(xiàng)目基本情況、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等內(nèi)容。2.信息發(fā)布要求采購信息發(fā)布應(yīng)遵循法定時(shí)限要求，確保供應(yīng)商有足夠的時(shí)間獲取信息并準(zhǔn)備投標(biāo)（響應(yīng)）文件。發(fā)布的采購信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛假陳述重要信息。（六）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商資格審查建立供應(yīng)商資格審查制度，對參與采購活動(dòng)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)代表身份證明、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)狀況等。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料，并對材料的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核實(shí)。對于不符合資格要求的供應(yīng)商，不得允許其參與采購活動(dòng)。2.供應(yīng)商選擇程序?qū)τ诠_招標(biāo)項(xiàng)目，通過開標(biāo)、評標(biāo)等程序，從符合資格條件的供應(yīng)商中確定中標(biāo)供應(yīng)商；對于邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等項(xiàng)目，按照相應(yīng)的評審方法和程序，選擇成交供應(yīng)商。評標(biāo)委員會或談判小組、詢價(jià)小組應(yīng)按照招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、談判程序、詢價(jià)要求等，對供應(yīng)商的投標(biāo)（響應(yīng)）文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)（成交）候選人或確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、參與采購項(xiàng)目情況、履約情況等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先采購待遇，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制參與采購活動(dòng)等處理。（七）采購合同簽訂1.合同起草根據(jù)中標(biāo)（成交）結(jié)果，采購部門應(yīng)起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，條款清晰、明確，避免模糊不清或歧義性條款。2.合同審核與簽訂采購合同起草完成后，應(yīng)提交單位內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性以及與采購文件和中標(biāo)（成交）結(jié)果的一致性等。經(jīng)審核通過的采購合同，由采購雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為付款、驗(yàn)收等工作的依據(jù)。（八）采購項(xiàng)目驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購項(xiàng)目到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供貨物的質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品說明書、安裝調(diào)試報(bào)告等相關(guān)資料。2.驗(yàn)收實(shí)施采購項(xiàng)目到貨后，按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、性能、外觀等是否符合采購合同要求。對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的采購項(xiàng)目，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的采購項(xiàng)目，出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物。如供應(yīng)商拒絕履行義務(wù)，應(yīng)按照采購合同約定追究其違約責(zé)任。（九）采購資金支付1.支付申請采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定，填寫資金支付申請表，注明采購項(xiàng)目名稱、合同金額、已支付金額、本次申請支付金額、付款方式、收款單位名稱及賬號等內(nèi)容，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。資金支付申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門。2.支付審核財(cái)務(wù)部門收到資金支付申請表后，應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的合法性、合同執(zhí)行情況、資金支付手續(xù)的完整性、發(fā)票的真實(shí)性和合規(guī)性等。對于不符合支付條件的申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)退回采購部門，并說明原因。采購部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門意見進(jìn)行整改，重新提交支付申請。3.資金支付經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的資金支付申請，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式進(jìn)行支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好資金支付記錄，定期與采購部門核對賬目，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。三、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識別建立風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，對集中采購活動(dòng)中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識別。風(fēng)險(xiǎn)識別范圍包括政策法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、采購流程風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、資金支付風(fēng)險(xiǎn)等。通過定期開展內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、數(shù)據(jù)分析、案例研究等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評估對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣法等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施**1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高且影響程度大，無法通過其他措施有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略。如放棄某些高風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目或改變采購方式等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高但影響程度尚可接受的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施。如加強(qiáng)采購流程管理、完善供應(yīng)商選擇與管理機(jī)制、優(yōu)化合同條款等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移對于部分風(fēng)險(xiǎn)，可通過購買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。如購買貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)，降低運(yùn)輸過程中的風(fēng)險(xiǎn)；要求供應(yīng)商提供履約保證金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.風(fēng)險(xiǎn)接受對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)接受策略。如對于一些小額采購項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的輕微風(fēng)險(xiǎn)，可在可控范圍內(nèi)予以接受，但仍需密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對采購活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。定期收集、分析風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。通過內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、數(shù)據(jù)分析等手段，對采購流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的有效執(zhí)行。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到或接近預(yù)警閾值時(shí)發(fā)出預(yù)警信號。預(yù)警指標(biāo)可包括采購項(xiàng)目進(jìn)度偏差率、供應(yīng)商違約次數(shù)、合同糾紛發(fā)生率、資金支付逾期率等。及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息，提醒采取相應(yīng)措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)處置，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。四、監(jiān)督與評價(jià)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對集中采購機(jī)構(gòu)的采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)可由單位紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門等組成。內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)明確各成員的職責(zé)分工，確保監(jiān)督工作的有效開展。紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查；審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.監(jiān)督方式與內(nèi)容內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)可通過定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)審計(jì)、受理投訴舉報(bào)等方式，對采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的編制與審核情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金支付情況、風(fēng)險(xiǎn)防控措施落實(shí)情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政部門監(jiān)督集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)接受財(cái)政部門的監(jiān)督管理。按照財(cái)政部門要求，定期報(bào)送采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料，包括采購計(jì)劃、采購文件、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、采購統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。積極配合財(cái)政部門開展的專項(xiàng)檢查、重點(diǎn)抽查等監(jiān)督工作，如實(shí)提供相關(guān)情況和資料，對財(cái)政部門提出的意見和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.接受社會監(jiān)督采購信息應(yīng)依法公開，接受社會公眾的監(jiān)督查詢。通過單位官方網(wǎng)站、政府采購信息發(fā)布媒體等渠道，及時(shí)公布采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，保障社會公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。對于社會公眾提出的質(zhì)疑和投訴，應(yīng)按照規(guī)定程序及時(shí)處理，并將處理結(jié)果向社會公開。（三）績效評價(jià)1.評價(jià)指標(biāo)與方法建立績效評價(jià)體系，制定科學(xué)合理的績效評價(jià)指標(biāo)?？冃гu價(jià)指標(biāo)可包括采購項(xiàng)目完成率、采購資金節(jié)約率、采購質(zhì)量合格率、采購效率提升率、供應(yīng)商滿意度、使用部門滿意度等。績效評價(jià)可采用定量與定性相結(jié)合的方法，如指標(biāo)對比法、問卷調(diào)查法、專家評