PAGE防控緊急采購內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的為有效應(yīng)對各類緊急情況，規(guī)范公司防控緊急采購行為，確保緊急采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司運(yùn)營的連續(xù)性和穩(wěn)定性，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在面臨防控相關(guān)緊急情況時(shí)，涉及的各類物資、服務(wù)等采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：緊急采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.高效性原則：在確保合規(guī)的前提下，簡化采購流程，提高采購效率，以最快速度滿足緊急防控需求。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對緊急采購過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別、評估和控制，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。4.信息透明原則：采購過程中的關(guān)鍵信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向相關(guān)部門和人員公開，確保采購活動公正、透明。二、緊急采購的定義與范圍（一）緊急采購的定義指公司在防控相關(guān)緊急情況下，為滿足應(yīng)急需求，無法按照正常采購流程進(jìn)行的采購活動。（二）緊急采購的范圍1.防控物資：如口罩、防護(hù)服、消毒液、測溫設(shè)備等。2.應(yīng)急設(shè)備：如通風(fēng)設(shè)備、隔離設(shè)施等。3.相關(guān)服務(wù)：如緊急運(yùn)輸服務(wù)、專業(yè)消毒服務(wù)等。三、緊急采購的流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)防控緊急情況，及時(shí)提出緊急采購需求，明確所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.需求部門應(yīng)詳細(xì)說明緊急采購的原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)間，確保需求真實(shí)、合理。（二）需求審批1.需求部門將緊急采購申請?zhí)峤恢敛块T負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核需求的必要性、合理性及緊迫性。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請?zhí)峤恢凉痉止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體防控情況及資源狀況，對緊急采購申請進(jìn)行審批。3.對于重大緊急采購項(xiàng)目，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.確定采購方式對于金額較小、市場供應(yīng)充足的緊急采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較價(jià)格和服務(wù)后確定供應(yīng)商。對于金額較大、技術(shù)要求較高或市場供應(yīng)有限的緊急采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判或單一來源采購方式。采用競爭性談判方式的，應(yīng)邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商參與談判；采用單一來源采購方式的，應(yīng)說明理由并經(jīng)相關(guān)審批程序。2.選擇供應(yīng)商根據(jù)采購方式確定供應(yīng)商范圍后，采購部門應(yīng)通過多種渠道對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查了解，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠且能及時(shí)供貨的供應(yīng)商。對于防控物資供應(yīng)商，應(yīng)重點(diǎn)考察其是否具備相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證。3.簽訂采購合同采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)利義務(wù)明確，避免糾紛。對于緊急采購合同，應(yīng)盡量簡化合同條款，但必須保證關(guān)鍵要素清晰明確。（四）驗(yàn)收付款1.驗(yàn)收采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保符合要求。對于防控物資，應(yīng)重點(diǎn)檢驗(yàn)其質(zhì)量是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)及防控需求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并記錄相關(guān)情況。2.付款采購部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告及合同約定，辦理付款手續(xù)。付款審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，確保付款合規(guī)、準(zhǔn)確。對于緊急采購項(xiàng)目，如因特殊情況需要提前付款或變更付款方式的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)審批程序，并確保資金安全。四、緊急采購的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商可能存在信譽(yù)問題、產(chǎn)品質(zhì)量問題、供貨延遲等風(fēng)險(xiǎn)。2.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：緊急情況下，市場價(jià)格波動較大，可能導(dǎo)致采購成本過高。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不完善、執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來損失。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)可能存在把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致不合格物資或服務(wù)進(jìn)入公司。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，確保供應(yīng)商信譽(yù)良好、資質(zhì)合規(guī)。在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，督促其按時(shí)、按質(zhì)、按量供貨。對于重要防控物資供應(yīng)商，可建立備用供應(yīng)商機(jī)制，以應(yīng)對主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題的情況。2.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)注市場價(jià)格動態(tài)，在采購前進(jìn)行充分的市場調(diào)研，了解同類物資或服務(wù)的價(jià)格水平。與供應(yīng)商協(xié)商合理的價(jià)格條款，對于價(jià)格波動較大的物資，可考慮采用價(jià)格調(diào)整機(jī)制或簽訂框架協(xié)議。對于緊急采購項(xiàng)目，如價(jià)格過高，應(yīng)及時(shí)向上級匯報(bào)，尋求解決方案。3.合同風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)采購合同管理，確保合同條款嚴(yán)謹(jǐn)、完善，明確雙方權(quán)利義務(wù)。在簽訂合同前，組織相關(guān)部門和人員對合同條款進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決，避免糾紛。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)管理明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)驗(yàn)收人員培訓(xùn)，提高驗(yàn)收人員的專業(yè)水平和責(zé)任心。嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。對于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商整改或退換貨。五、緊急采購的信息管理（一）采購信息記錄1.采購部門應(yīng)建立緊急采購信息檔案，詳細(xì)記錄采購項(xiàng)目的需求提出、審批、采購實(shí)施、驗(yàn)收付款等全過程信息。2.信息檔案應(yīng)包括采購申請文件、審批文件、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等相關(guān)資料，確保信息完整、準(zhǔn)確。（二）信息共享與溝通1.建立緊急采購信息共享平臺，采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員可通過平臺及時(shí)獲取采購信息，實(shí)現(xiàn)信息共享和溝通。2.在采購過程中，各部門應(yīng)及時(shí)反饋相關(guān)信息，如需求變更、供應(yīng)商問題、驗(yàn)收情況等，確保采購活動順利進(jìn)行。(三)信息安全管理1.加強(qiáng)緊急采購信息安全管理，對涉及公司商業(yè)機(jī)密、防控敏感信息等進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.設(shè)定信息訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和處理相關(guān)信息。3.采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止信息丟失或泄露。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對緊急采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.各部門應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）外部審計(jì)1.根據(jù)法律法規(guī)要求或公司實(shí)際需要，聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對緊急采購活動進(jìn)行審計(jì)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)