PAGE疫情封控采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為應(yīng)對(duì)疫情封控期間公司采購(gòu)工作面臨的特殊挑戰(zhàn)，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和穩(wěn)定性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本疫情封控采購(gòu)內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在疫情封控期間的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，在疫情封控期間盡可能減少對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。3.穩(wěn)定性原則：建立穩(wěn)定的供應(yīng)商合作關(guān)系，保障物資供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)疫情封控期間采購(gòu)過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)活動(dòng)安全可靠。二、采購(gòu)流程（一）需求預(yù)測(cè)與計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)疫情封控期間的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，提前預(yù)測(cè)物資需求，并制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)綜合考慮各部門需求，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總和平衡，形成公司整體采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門應(yīng)建立疫情封控期間供應(yīng)商備選清單，優(yōu)先選擇與公司合作良好、信譽(yù)度高、具備較強(qiáng)供應(yīng)能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力的供應(yīng)商。對(duì)新增供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實(shí)地考察，確保其符合公司采購(gòu)要求和疫情防控相關(guān)規(guī)定。2.供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、物流運(yùn)輸情況以及疫情防控措施等信息。對(duì)于因疫情封控導(dǎo)致供應(yīng)困難的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨時(shí)間、增加緊急訂單等。3.供應(yīng)商評(píng)估與激勵(lì)定期對(duì)供應(yīng)商在疫情封控期間的供貨表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募?lì)措施，如增加訂單份額、提供合作優(yōu)惠等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰處理。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門根據(jù)審核后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。在訂單下達(dá)前，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商再次確認(rèn)訂單內(nèi)容，確保雙方理解一致。2.采購(gòu)合同簽訂對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交貨方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。在簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。3.采購(gòu)跟蹤與催貨采購(gòu)人員應(yīng)實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等信息。對(duì)于臨近交貨期但尚未發(fā)貨的訂單，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通催貨，確保物資按時(shí)交付。4.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。（四）付款管理1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后，及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)明確付款金額、付款方式、付款期限等信息。付款申請(qǐng)單需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后提交至公司管理層審批。2.付款審批公司管理層應(yīng)根據(jù)公司資金狀況、采購(gòu)合同約定等因素，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。3.付款方式選擇在疫情封控期間，應(yīng)優(yōu)先選擇線上支付等非接觸式付款方式，確保付款安全快捷。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況和需求，合理協(xié)商付款期限，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。三、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)：因疫情封控導(dǎo)致供應(yīng)商無法正常生產(chǎn)、運(yùn)輸受阻等原因，造成物資供應(yīng)中斷。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商在疫情期間生產(chǎn)管理可能受到影響，導(dǎo)致物資質(zhì)量下降。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：疫情封控可能引發(fā)市場(chǎng)供需關(guān)系變化，導(dǎo)致物資價(jià)格波動(dòng)。4.物流配送風(fēng)險(xiǎn)：物流運(yùn)輸受阻、交通管制等因素可能影響物資按時(shí)交付。5.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)可能因不符合疫情防控相關(guān)規(guī)定或法律法規(guī)要求而面臨風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立多源供應(yīng)商體系，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴。與供應(yīng)商協(xié)商建立應(yīng)急物資儲(chǔ)備機(jī)制，確保在供應(yīng)中斷時(shí)有一定的物資緩沖。提前規(guī)劃替代物資采購(gòu)渠道，以便在必要時(shí)能夠及時(shí)獲取替代物資。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供疫情期間的質(zhì)量控制措施和檢測(cè)報(bào)告。增加到貨驗(yàn)收的頻次和嚴(yán)格程度，對(duì)關(guān)鍵物資進(jìn)行全檢。建立不合格品處理機(jī)制，及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理不合格物資。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。采用套期保值等金融工具，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。4.物流配送風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提前了解物流運(yùn)輸情況，選擇可靠的物流合作伙伴。與物流企業(yè)協(xié)商制定應(yīng)急物流方案，如備用運(yùn)輸路線、增加運(yùn)輸頻次等。合理安排物資交付時(shí)間，預(yù)留足夠的物流運(yùn)輸時(shí)間，避免因物流延誤導(dǎo)致交貨延遲。5.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)，提高其對(duì)疫情防控相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)。在采購(gòu)合同中明確雙方的疫情防控責(zé)任和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合相關(guān)要求。定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和合規(guī)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。四、信息管理（一）采購(gòu)信息收集與整理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立疫情封控期間采購(gòu)信息收集渠道，及時(shí)收集供應(yīng)商信息、物資價(jià)格信息、物流運(yùn)輸信息等相關(guān)資料。2.對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行分類整理，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查詢和分析。（二）采購(gòu)信息共享與溝通1.采購(gòu)部門應(yīng)定期將采購(gòu)信息與相關(guān)部門進(jìn)行共享，如生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等，確保各部門及時(shí)了解采購(gòu)工作進(jìn)展情況。2.建立采購(gòu)信息溝通機(jī)制，加強(qiáng)采購(gòu)部門與供應(yīng)商之間的信息溝通，及時(shí)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題。（三）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析與利用1.定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如采購(gòu)成本分析、物資采購(gòu)量分析、供應(yīng)商供貨情況分析等。2.通過采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購(gòu)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為優(yōu)化采購(gòu)流程、降低采購(gòu)成本提供決策依據(jù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注行業(yè)