PAGE水務采購內控制度一、總則（一）目的為加強公司水務采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司生產運營的正常進行，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及水務采購的所有部門和人員，包括但不限于采購部門、使用部門、財務部門、審計部門等。（三）基本原則1.合法性原則：水務采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不偏袒、不歧視，保證競爭的公平性。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。4.風險防控原則：識別、評估和控制采購過程中的各種風險，確保采購活動安全可靠。5.信息透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內部和外部的監(jiān)督。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據生產運營計劃和實際需求，定期或不定期提出水務采購需求，填寫《水務采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量質量要求、預計采購時間等內容。2.采購申請表需經使用部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于重大采購項目，還需提交公司管理層審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到經審批的采購申請表后，結合庫存情況、市場供應狀況等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物品或服務的具體規(guī)格、數量、采購時間、預算金額等。2.采購計劃需報采購部門負責人審核，審核通過后提交財務部門進行預算審核。財務部門根據公司財務狀況和預算安排，對采購計劃的資金合理性進行審核，并簽署意見。（三）供應商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行調查和評估。2.根據采購項目的特點和要求，從供應商數據庫中篩選出若干潛在供應商，向其發(fā)送《采購詢價函》，要求其提供詳細的報價單和產品資料。采購部門對各供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、產品質量可靠、信譽良好的供應商作為候選供應商。3.采購部門組織相關人員對候選供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等?？疾旖Y束后，撰寫考察報告，作為確定供應商的參考依據。4.采購部門與選定的供應商簽訂《采購合同》，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂前，需經公司法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。5.采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評價結果等，對供應商進行動態(tài)管理。定期對供應商的表現進行評估，對于表現不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購合同執(zhí)行1.采購部門根據采購合同的約定，及時向供應商發(fā)送《采購訂單》，明確采購物品或服務的具體要求和交貨時間。供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織生產和發(fā)貨。2.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發(fā)現供應商存在違約行為，應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任。3.使用部門在收到采購物品或服務后，應按照合同約定進行驗收。驗收內容包括數量、質量、規(guī)格、型號等方面。驗收合格后，使用部門填寫《采購驗收單》，并簽字確認。如驗收不合格，使用部門應及時通知采購部門，采購部門與供應商協商解決。（五）付款管理1.財務部門根據采購合同和驗收單，審核付款申請。付款申請應包括采購物品或服務的名稱、數量、金額、付款方式、付款時間等信息。財務部門審核通過后，報公司管理層審批。2.公司管理層審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，及時向供應商支付款項。付款過程中，財務部門應嚴格遵守財務管理制度，確保付款的準確性和安全性。3.財務部門定期對采購付款情況進行統(tǒng)計和分析，檢查付款是否符合合同約定，是否存在逾期付款等問題。如發(fā)現問題，應及時與采購部門和供應商溝通協調，采取措施加以解決。三、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應短缺、供應商壟斷等風險，可能導致采購成本增加、采購周期延長、供應中斷等問題。2.質量風險：供應商提供的產品或服務質量不符合合同要求，可能影響公司生產運營的正常進行，甚至導致安全事故等嚴重后果。3.信用風險：供應商信用狀況不佳，可能出現違約行為，如逾期交貨、提供假冒偽劣產品等，給公司帶來經濟損失。4.法律風險：采購活動可能涉及法律法規(guī)問題，如合同糾紛、知識產權糾紛、反壟斷調查等，給公司帶來法律風險。5.內部管理風險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)缺失、信息溝通不暢等內部管理問題，可能導致采購效率低下、采購成本增加、采購質量下降等風險。（二）風險評估1.采購部門會同相關部門，對識別出的采購風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、風險評分等。2.根據風險評估結果，對采購風險進行分類分級，確定重點風險領域和關鍵風險點。對于高風險的采購項目，應采取針對性的風險防控措施。（三）風險應對1.針對市場風險：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數量，采取套期保值等風險管理工具，降低價格波動風險。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應短缺和供應商壟斷風險。2.針對質量風險：加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商的產品進行抽檢。在采購合同中明確質量標準和違約責任，加強驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購產品或服務的質量符合要求。3.針對信用風險：對供應商進行信用評級，選擇信用良好的供應商合作。在采購合同中約定預付款、保證金等條款，降低供應商違約風險。加強對供應商的信用監(jiān)控，及時發(fā)現和解決信用問題。4.針對法律風險：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識。在采購合同簽訂前，由公司法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。加強對采購活動的合規(guī)性檢查，及時發(fā)現和糾正違法違規(guī)行為。5.針對內部管理風險：完善采購流程，明確各部門和人員的職責權限，加強審批環(huán)節(jié)的管理。建立信息溝通機制，確保采購信息在各部門之間及時、準確傳遞。加強對采購人員的培訓和考核，提高采購人員的業(yè)務水平和職業(yè)道德素質。四、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購部門定期對采購活動進行自查，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況。對自查中發(fā)現的問題，及時進行整改。2.審計部門定期對采購項目進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。審計內容包括采購需求的合理性、采購方式的選擇、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、付款情況等。審計部門出具審計報告，對審計中發(fā)現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，公司應及時進行調查核實，對違規(guī)行為嚴肅處理，并保護舉報人權益。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府有關部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動的相關資料和信息，接受政府部門的指導和監(jiān)督。2.關注行業(yè)協會、媒體等外部機構的監(jiān)督，及時了解行業(yè)動態(tài)和社會輿論對公司采購活動的評價，對存在的問題及時進行整改，樹立公司良好的社會形象。五、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門負責收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規(guī)信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.通過多種渠道收集采購信息，如網絡搜索、行業(yè)會議、供應商交流、政府部門發(fā)布等。對收集到的信息進行整理、分類和分析，為采購決策提供參考依據。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現采購信息在采購部門、使用部門、財務部門、審計部門等相關部門之間的實時共享。各部門可根據權限在平臺上查詢和使用采購信息。2.定期召開采購信息溝通會議，由采購部門向其他部門通報采購活動進展情況、市場動態(tài)、供應商情況等信息，聽取各部門的意見和建議，加強部門之間的溝通與協作。（三）采購檔案管理1.采購部門負責建立采購檔案，對采購活動中的各類文件和資料進行歸檔管理。采購檔案包括采購申請表、采購計劃、采購詢價函、報價單、采購合同、采購訂單、驗收單、付款憑證等。