PAGE硬件內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在建立健全公司硬件內(nèi)部控制體系，規(guī)范硬件采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的管理，確保硬件資產(chǎn)的安全、完整，提高硬件資產(chǎn)的使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及硬件資產(chǎn)的部門和人員，包括但不限于采購(gòu)部門、使用部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保硬件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋硬件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、報(bào)廢等，不留管理死角。3.制衡性原則：在硬件管理流程中，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。4.成本效益原則：在確保硬件資產(chǎn)安全和有效使用的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化管理流程，提高資源利用效率，降低管理成本。5.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步以及外部環(huán)境變化，及時(shí)調(diào)整和完善硬件內(nèi)控制度，確保制度的有效性和適應(yīng)性。二、硬件采購(gòu)控制（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和硬件設(shè)備的使用狀況，提前編制硬件采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購(gòu)硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的采購(gòu)申請(qǐng)，還需提交公司管理層審批。3.資產(chǎn)管理部門匯總各部門的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司硬件資產(chǎn)的整體狀況和發(fā)展規(guī)劃，制定年度硬件采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)、采購(gòu)時(shí)間安排以及資金預(yù)算等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、選擇和管理工作。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（三）采購(gòu)流程執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)產(chǎn)品的各項(xiàng)要求，確保與采購(gòu)合同一致。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并提供發(fā)貨清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)文件。3.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商發(fā)貨通知后，及時(shí)通知驗(yàn)收部門安排驗(yàn)收。驗(yàn)收部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)硬件進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保硬件的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等符合要求。4.驗(yàn)收合格的硬件，由驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。對(duì)于驗(yàn)收不合格的硬件，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。三、硬件驗(yàn)收控制（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.在硬件到貨前，驗(yàn)收部門應(yīng)組建驗(yàn)收小組，明確驗(yàn)收人員的職責(zé)分工。驗(yàn)收人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉硬件的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收小組根據(jù)采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品說明書等文件，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收的內(nèi)容、方法、步驟以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如檢測(cè)儀器、量具等，并確保其精度和可靠性符合要求。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.硬件到貨后，驗(yàn)收人員首先核對(duì)硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、包裝等信息是否與采購(gòu)訂單一致。2.按照驗(yàn)收方案對(duì)硬件的外觀、尺寸、性能、功能等進(jìn)行檢查和測(cè)試。對(duì)于關(guān)鍵性能指標(biāo)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試和驗(yàn)證，確保硬件能夠滿足公司業(yè)務(wù)需求。3.檢查硬件的質(zhì)量證明文件、保修卡、使用說明書等資料是否齊全。4.在驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)硬件存在質(zhì)量問題或不符合采購(gòu)合同要求的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格的硬件，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括硬件的基本信息、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收過程、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，作為辦理入庫(kù)手續(xù)的依據(jù)。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的硬件，驗(yàn)收小組應(yīng)出具不合格報(bào)告，詳細(xì)說明不合格的原因和情況。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或更換硬件。在供應(yīng)商整改或更換完成后，重新組織驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。3.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況應(yīng)及時(shí)記錄在案，作為后續(xù)改進(jìn)硬件管理工作的參考依據(jù)。四、硬件入庫(kù)控制（一）入庫(kù)手續(xù)辦理1.驗(yàn)收合格的硬件，由倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息是否與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一致，并在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)。2.入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別送交采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄硬件的入庫(kù)日期、存放位置、保管責(zé)任人等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照硬件的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立硬件庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄硬件的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存余額等信息。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保硬件的安全存放。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的硬件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放。2.定期對(duì)硬件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員等共同參與，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告。對(duì)于盤盈、盤虧的硬件，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.建立硬件庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，根據(jù)硬件的使用頻率、采購(gòu)周期、安全庫(kù)存等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨。五、硬件領(lǐng)用控制（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫硬件領(lǐng)用申請(qǐng)單，詳細(xì)說明領(lǐng)用硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息。2.領(lǐng)用申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保領(lǐng)用的合理性和必要性。對(duì)于貴重硬件或涉及重要業(yè)務(wù)的領(lǐng)用申請(qǐng)，還需提交公司管理層審批。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請(qǐng)單，辦理硬件領(lǐng)用手續(xù)。發(fā)放硬件時(shí)，應(yīng)核對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)單與庫(kù)存臺(tái)賬的一致性，確保發(fā)放的硬件數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等與申請(qǐng)單相符。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)用硬件時(shí)，應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取硬件。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄硬件的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員等信息，及時(shí)更新庫(kù)存余額。（三）領(lǐng)用跟蹤1.資產(chǎn)管理部門定期對(duì)硬件的領(lǐng)用情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解硬件的使用狀況和使用效果。對(duì)于長(zhǎng)期閑置或未按領(lǐng)用用途使用的硬件，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，督促其合理使用或辦理退庫(kù)手續(xù)。2.使用部門應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的硬件，不得擅自轉(zhuǎn)借、出租、變賣或挪作他用。如因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要變更硬件使用部門或用途的，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)，并及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門進(jìn)行調(diào)整。六、硬件使用與維護(hù)控制（一）使用規(guī)范1.公司制定硬件使用操作規(guī)程，明確各類硬件的正確使用方法和注意事項(xiàng)。使用部門應(yīng)組織員工學(xué)習(xí)硬件使用操作規(guī)程，確保員工能夠正確、安全地使用硬件。2.使用人員在使用硬件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自更改硬件的配置和參數(shù)。如發(fā)現(xiàn)硬件出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，不得自行拆卸或維修。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的硬件，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置密碼、加密存儲(chǔ)等，防止信息泄露。（二）維護(hù)計(jì)劃1.資產(chǎn)管理部門根據(jù)硬件的使用狀況和維護(hù)要求，制定硬件維護(hù)計(jì)劃。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)明確維護(hù)的內(nèi)容、時(shí)間間隔、維護(hù)責(zé)任人等信息。2.對(duì)于重要硬件或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)制定詳細(xì)的預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃，定期進(jìn)行檢查、保養(yǎng)、維修等工作，確保硬件的性能和可靠性。3.維護(hù)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)硬件的技術(shù)發(fā)展和使用情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，確保維護(hù)工作的有效性和適應(yīng)性。（三）維護(hù)實(shí)施1.維護(hù)人員按照維護(hù)計(jì)劃對(duì)硬件進(jìn)行維護(hù)工作。維護(hù)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄維護(hù)的內(nèi)容、時(shí)間、更換的零部件等信息。2.對(duì)于硬件的維修和更換，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。維修費(fèi)用較高或涉及重要硬件的維修項(xiàng)目，需提交公司管理層審批。3.維修后的硬件應(yīng)進(jìn)行測(cè)試和驗(yàn)收，確保其性能和功能恢復(fù)正常。驗(yàn)收合格的硬件方可重新投入使用。七、硬件盤點(diǎn)控制（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.資產(chǎn)管理部門定期組織硬件盤點(diǎn)工作，制定年度盤點(diǎn)計(jì)劃。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)明確盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員安排、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。2.根據(jù)公司實(shí)際情況，合理確定盤點(diǎn)周期。一般情況下，年度全面盤點(diǎn)一次，季度或月度進(jìn)行局部抽查盤點(diǎn)。3.在盤點(diǎn)前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)通知各使用部門和倉(cāng)庫(kù)管理人員做好準(zhǔn)備工作，包括整理硬件、核對(duì)賬目等。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)硬件進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存放位置等信息是否與庫(kù)存臺(tái)賬一致。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)記錄，并查明原因。對(duì)于盤盈、盤虧的硬件，應(yīng)詳細(xì)記錄其數(shù)量、價(jià)值、形成原因等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫盤點(diǎn)報(bào)告，匯總盤點(diǎn)結(jié)果。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)的基本情況、賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析、處理建議等內(nèi)容。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.對(duì)于盤盈的硬件，應(yīng)查明原因，如屬于采購(gòu)多計(jì)、入庫(kù)錯(cuò)誤等原因，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬和相關(guān)賬目，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。2.對(duì)于盤虧的硬件，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。如屬于正常損耗、使用不當(dāng)損壞等原因，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷相應(yīng)的庫(kù)存；如屬于保管不善、被盜等原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理情況應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，確保硬件資產(chǎn)的賬實(shí)相符和管理規(guī)范。八、硬件報(bào)廢控制（一）報(bào)廢鑒定1.當(dāng)硬件出現(xiàn)損壞、老化、技術(shù)淘汰等情況，無法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫硬件報(bào)廢申請(qǐng)單，詳細(xì)說明硬件的名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的硬件進(jìn)行技術(shù)鑒定，判斷其是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于價(jià)值較高或涉及重要業(yè)務(wù)的硬件報(bào)廢，還需組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合鑒定。3.鑒定人員根據(jù)硬件的實(shí)際狀況和技術(shù)發(fā)展情況，出具報(bào)廢鑒定報(bào)告，明確硬件是否報(bào)廢以及報(bào)廢的處理方式。（二）報(bào)廢審批1.硬件報(bào)廢申請(qǐng)單和報(bào)廢鑒定報(bào)告經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)審批權(quán)限對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的硬件報(bào)廢，需經(jīng)公司董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)。2.審批通過的硬件報(bào)廢申請(qǐng)單作為辦理報(bào)廢手續(xù)的依據(jù)。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的硬件，由資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行清理和處置。對(duì)于有利用價(jià)值的零部件，可以進(jìn)行回收再利用；對(duì)于無利用價(jià)值的硬件，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如報(bào)廢銷毀、委托專業(yè)機(jī)構(gòu)處理等。2.在報(bào)廢處理過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄報(bào)廢硬件的名稱、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間等信息，并形成報(bào)廢處理記錄。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢處理記錄，及時(shí)核銷相應(yīng)的硬件資產(chǎn)賬目，確保公司資產(chǎn)賬實(shí)相符。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)硬件內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查硬件采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的管理是否符合制度要求。2.內(nèi)部審計(jì)人員通過查閱文件資料、實(shí)地檢查、訪談相關(guān)人員等方式，對(duì)硬件管理活動(dòng)進(jìn)行全面審查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，出具審計(jì)報(bào)告，提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)硬件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查硬件庫(kù)存情況、使用狀況、維護(hù)記錄等，確保硬件管理工作的規(guī)范有序。2.各使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門硬件使用情況的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的重大問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告資產(chǎn)管理部門和公司管理層。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.公司建立硬件管理工作考核機(jī)制，將硬件內(nèi)控制度的執(zhí)行情況納入部門和個(gè)