PAGE單位緊急采購內控制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位緊急采購行為，提高緊急采購效率，確保緊急采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障單位各項工作的順利開展，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于單位因突發(fā)事件、不可抗力等緊急情況，需要立即采購物資、工程或服務以滿足工作急需的各類采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：緊急采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.高效性原則：以滿足緊急需求為首要目標，優(yōu)化采購流程，提高采購效率，在最短時間內完成采購任務。3.公開透明原則：采購過程應保持一定程度的公開，接受內部監(jiān)督，確保采購結果公平公正。4.風險防控原則：對緊急采購過程中的風險進行識別、評估和防控，保障采購資金安全和物資質量。二、緊急采購的界定（一）緊急情況的定義1.因自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等突發(fā)事件引發(fā)的對物資、工程或服務的緊急需求。2.因不可抗力因素導致原采購計劃無法執(zhí)行，必須立即采購以保障單位正常運轉的情況。3.其他經單位決策機構認定的緊急情況，如上級交辦的緊急任務等。（二）緊急采購的范圍1.物資類：包括但不限于搶險救災物資、醫(yī)療防護用品、應急照明設備、辦公急需的通用物資等。2.工程類：因緊急情況需要立即實施的維修工程、應急改造工程等。3.服務類：如應急救援服務、緊急技術支持服務、臨時勞務服務等。三、緊急采購流程（一）需求提出1.各部門在遇到緊急情況時，應及時填寫《緊急采購申請表》，詳細說明緊急采購的原因、采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算等信息，并由部門負責人簽字確認。2.對于涉及重大緊急事項的采購申請，應同時附上相關的緊急情況說明材料，如事件報告、上級指示等。（二）審批流程1.一般緊急采購：《緊急采購申請表》經部門負責人簽字后，提交至單位采購管理部門。采購管理部門審核申請的必要性和合理性后，報分管領導審批。審批通過后，即可啟動采購程序。2.重大緊急采購：對于金額較大、影響范圍廣的重大緊急采購項目，在完成上述審批流程后，還需提交單位決策機構（如領導班子會議）審議決定。決策機構應綜合評估緊急采購的風險和收益，做出最終決策。（三）采購實施1.確定采購方式根據緊急采購項目的特點和實際情況，選擇合適的采購方式。對于小額、簡單的緊急采購項目，可采用詢價采購方式；對于技術復雜、專業(yè)性強的項目，可采用競爭性談判或單一來源采購方式。采用單一來源采購方式的，應按照相關規(guī)定，提供充分的理由和依據，并在采購文件中明確說明。2.選擇供應商采購管理部門應根據采購項目的需求，從單位供應商庫或市場上篩選出具有相應資質和能力的供應商。對于新的供應商，應進行必要的資質審查和信用評估，確保其具備提供合格產品或服務的能力。3.簽訂采購合同采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，確保合同的合法性和有效性。在緊急情況下，如無法及時簽訂書面合同，應先以口頭或其他形式約定主要條款，并在事后及時補簽書面合同。（四）驗收付款1.驗收采購項目完成后，采購管理部門應組織相關部門和人員進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規(guī)格、性能等是否符合采購合同要求，工程是否達到預期標準，服務是否滿足需求等。驗收合格后，驗收人員應填寫《緊急采購驗收報告》，并簽字確認。2.付款財務部門根據采購合同和驗收報告，審核無誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行，確保資金支付安全。對于不符合采購合同要求的采購項目，財務部門有權拒絕付款，并及時通知采購管理部門與供應商協(xié)商解決。四、緊急采購的風險管理（一）風險識別1.法律風險：緊急采購活動可能因違反法律法規(guī)而導致法律糾紛和處罰。2.采購風險：包括供應商選擇不當、采購價格不合理、采購質量不達標等風險。3.資金風險：如資金預算不準確、資金支付不及時等，可能影響單位資金的正常運轉。4.信息風險：采購過程中的信息不透明、不對稱，可能導致決策失誤和腐敗行為。（二）風險評估1.采購管理部門應定期對緊急采購活動進行風險評估，分析各類風險發(fā)生的可能性和影響程度。對于高風險的采購項目，應制定針對性的風險應對措施。2.風險評估可采用定性和定量相結合的方法，如風險矩陣、專家評估等，確保評估結果的科學性和準確性。（三）風險應對1.法律風險應對：加強對法律法規(guī)的學習和培訓，確保采購人員熟悉相關法律規(guī)定。在采購過程中，嚴格遵守法律法規(guī)要求，必要時咨詢法律顧問意見。2.采購風險應對：建立嚴格的供應商選擇和評價機制，加強對供應商的管理和監(jiān)督。在采購談判中，充分了解市場行情，合理確定采購價格。加強對采購質量的控制，嚴格按照合同要求進行驗收。3.資金風險應對：完善資金預算管理制度，提高預算編制的準確性。加強資金支付管理流程，確保資金及時、足額支付。定期對資金使用情況進行審計和監(jiān)督，防范資金挪用等風險。4.信息風險應對：建立健全緊急采購信息公開制度和內部監(jiān)督機制，確保采購信息在一定范圍內公開透明。加強對采購人員的廉政教育，防止腐敗行為的發(fā)生。五、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.單位內部審計部門應定期對緊急采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理等。2.采購管理部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現和糾正采購過程中的違規(guī)行為。3.各部門應積極配合內部監(jiān)督工作，如實提供相關資料和信息，不得隱瞞或虛報采購情況。（二）外部監(jiān)督1.接受財政、審計、監(jiān)察等部門的外部監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，及時整改存在的問題。2.對于涉及公共利益的緊急采購項目，應按照規(guī)定進行信息公開，接受社會公眾的監(jiān)督。六、信息管理（一）采購檔案管理1.采購管理部門應建立健全緊急采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應包括采購申請表、審批文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關資料，確保檔案資料的完整性和真實性。3.采購檔案的保存期限應符合國家法律法規(guī)和單位檔案管理規(guī)定，以便日后查閱和審計。（二）信息溝通與共享1.建立緊急采購信息溝通平臺，加強采購管理部門與各部門之間的信息溝通與共享。及時發(fā)布緊急采購需求、采購進