PAGE單位采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)活動的合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門使用財政性資金和非財政性資金進(jìn)行的采購活動，包括貨物、工程和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。2.效益性原則：在確保采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開透明原則：采購活動應(yīng)當(dāng)公開、公平、公正，接受社會監(jiān)督。4.制衡性原則：建立健全采購內(nèi)部控制機(jī)制，明確各部門職責(zé)權(quán)限，確保采購活動中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督相互分離、相互制約。5.適應(yīng)性原則：采購內(nèi)控制度應(yīng)當(dāng)與單位實際情況相適應(yīng)，并隨著外部環(huán)境變化和單位內(nèi)部管理要求的提高不斷完善。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購預(yù)算與計劃1.采購預(yù)算編制各部門根據(jù)本部門工作需要和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提出下一年度采購需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部門。財務(wù)部門結(jié)合單位年度預(yù)算安排，對各部門采購需求進(jìn)行匯總、審核，編制采購預(yù)算草案，提交單位預(yù)算管理部門審核。預(yù)算管理部門審核通過后，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購預(yù)算，結(jié)合采購物品的庫存情況、使用進(jìn)度等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)當(dāng)明確采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購申請與審批1.采購申請各部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)算金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)的技術(shù)資料、市場調(diào)研情況等。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。對于金額較小的采購申請，采購部門負(fù)責(zé)人可以直接審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購申請進(jìn)入采購流程。（三）采購方式選擇與執(zhí)行1.采購方式選擇根據(jù)采購物品的性質(zhì)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)（適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的）、競爭性談判（適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的）、單一來源采購（適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的）、詢價（適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目）等。采購方式的選擇應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和單位規(guī)定執(zhí)行，并履行必要的審批手續(xù)。2.采購執(zhí)行公開招標(biāo)：采購部門按照規(guī)定發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)當(dāng)包括采購項目的名稱、用途、數(shù)量、簡要技術(shù)要求、供應(yīng)商資格要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點等內(nèi)容。采購部門組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)供應(yīng)商。邀請招標(biāo)：采購部門從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機(jī)邀請三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。采購部門組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)供應(yīng)商。競爭性談判：采購部門成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)當(dāng)不少于三人，其中專家人數(shù)不得少于談判小組成員總數(shù)的三分之二。談判小組根據(jù)談判情況確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，同時將成交結(jié)果通知所有未成交供應(yīng)商。單一來源采購：采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，就采購項目達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同。單一來源采購應(yīng)當(dāng)在保證采購項目質(zhì)量和滿足采購需求的前提下，嚴(yán)格控制采購成本。詢價：采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，同時將成交結(jié)果通知所有未成交供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂與履行1.采購合同簽訂采購部門在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，應(yīng)當(dāng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)當(dāng)明確采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)由單位法律顧問或相關(guān)專業(yè)人員對合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)、條款清晰、權(quán)利義務(wù)對等。采購合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)及時將合同副本送財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。2.采購合同履行采購部門應(yīng)當(dāng)跟蹤采購合同的履行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定及時、足額供應(yīng)貨物、提供服務(wù)或完成工程建設(shè)。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。在采購合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，采購部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門。（五）采購驗收與付款1.采購驗收采購物品到貨后，采購部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)當(dāng)包括采購部門、使用部門、質(zhì)量檢驗部門等人員。驗收合格的，驗收人員應(yīng)當(dāng)簽署驗收報告；驗收不合格的，采購部門應(yīng)當(dāng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。采購部門應(yīng)當(dāng)將驗收情況及時通知財務(wù)部門，作為付款的依據(jù)。2.采購付款財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗收報告，審核采購部門提交的付款申請。審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式及時辦理付款手續(xù)。對于金額較大的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在付款前進(jìn)行必要的審計監(jiān)督，確保資金支付的真實性、合法性、合規(guī)性。（六）采購檔案管理采購部門應(yīng)當(dāng)建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購檔案應(yīng)當(dāng)包括采購預(yù)算與計劃、采購申請與審批文件、采購方式選擇與執(zhí)行文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等。采購檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)當(dāng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素。常見的采購風(fēng)險包括采購計劃不合理導(dǎo)致采購物資積壓或短缺、采購方式選擇不當(dāng)導(dǎo)致采購成本過高或采購質(zhì)量無法保證、供應(yīng)商選擇不當(dāng)導(dǎo)致供應(yīng)商違約或提供的物資不符合要求、采購合同簽訂不規(guī)范導(dǎo)致合同糾紛、采購驗收不嚴(yán)導(dǎo)致不合格物資入庫、采購付款失控導(dǎo)致資金損失等。2.風(fēng)險評估采購部門應(yīng)當(dāng)對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避對于風(fēng)險發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險規(guī)避措施。例如，對于存在重大質(zhì)量問題或信譽(yù)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)避免與其合作；對于不符合國家法律法規(guī)和政策要求的采購項目，應(yīng)當(dāng)取消采購計劃。2.風(fēng)險降低對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險降低措施。例如，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供履約保證金或簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；完善采購合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低合同糾紛風(fēng)險。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施。例如，購買商業(yè)保險，將采購過程中的部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司；要求供應(yīng)商提供銀行保函，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。4.風(fēng)險接受對于風(fēng)險發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險接受措施。例如，對于一些小額采購項目，由于風(fēng)險較小，可以在一定范圍內(nèi)接受風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控采購部門應(yīng)當(dāng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。風(fēng)險監(jiān)控可以通過對采購數(shù)據(jù)的分析、供應(yīng)商評價、合同執(zhí)行情況檢查等方式進(jìn)行。2.風(fēng)險預(yù)警采購部門應(yīng)當(dāng)設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，及時化解風(fēng)險。四、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與評價（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督主體與職責(zé)單位內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；采購部門應(yīng)當(dāng)定期對本部門采購活動進(jìn)行自查自糾；財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督；其他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)分工，對采購活動中的相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容與方式內(nèi)部監(jiān)督的內(nèi)容包括采購預(yù)算與計劃的編制與執(zhí)行情況、采購申請與審批的合規(guī)性、采購方式的選擇與執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購驗收與付款情況、采購檔案管理情況等。內(nèi)部監(jiān)督可以采取定期檢查、不定期抽查、專項審計等方式進(jìn)行。（二）自我評價1.評價主體與職責(zé)采購部門負(fù)責(zé)組織本部門采購內(nèi)部控制制度的自我評價工作；單位其他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)配合采購部門開展自我評價工作。2.評價內(nèi)容與方法采購內(nèi)部控制制度自我評價的內(nèi)容包括采購內(nèi)部控制制度的健全性、合理性和有效性。評價方法可以采用問卷調(diào)查、訪談、流程圖分析、穿行測試、控制測試等方法。采購部門應(yīng)