PAGE采購業(yè)務(wù)完整內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，確保公司采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利開展，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.不相容職務(wù)分離原則：采購業(yè)務(wù)中的采購申請、審批、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，避免舞弊行為。5.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并說明采購的必要性和用途。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對本部門的采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請內(nèi)容真實、合理，符合部門實際需求，并簽字批準(zhǔn)。3.提交采購部門：審核通過的《采購申請表》提交至公司采購部門，作為采購業(yè)務(wù)的啟動依據(jù)。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到《采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括采購物資或服務(wù)的市場供應(yīng)情況、價格水平、采購渠道等。如發(fā)現(xiàn)申請不合理或存在疑問，及時與需求部門溝通核實。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算和資金狀況，對采購申請進(jìn)行財務(wù)審核，確保采購資金的合理性和可行性。審核內(nèi)容包括預(yù)算額度、付款方式、資金安排等。3.管理層審批：根據(jù)采購金額的大小和重要性，按照公司授權(quán)審批制度，提交相應(yīng)管理層進(jìn)行審批。采購金額較小的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等逐級審批。（三）采購實施1.選擇供應(yīng)商供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購物資或服務(wù)的要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評估，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、價格水平等，篩選出合格的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商選擇：在合格供應(yīng)商名單中，根據(jù)采購項目的特點和需求，綜合考慮供應(yīng)商的報價、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重大采購項目，可采用招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。2.簽訂采購合同合同起草：采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商擬定采購合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益要求，確保合同的合法性、完整性和可操作性。合同審核：采購合同初稿完成后，提交公司法律部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法律部門主要審核合同的合法性和合規(guī)性，確保合同不存在法律風(fēng)險；財務(wù)部門審核合同的付款條款和資金安排，確保公司資金安全。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。合同簽訂：采購合同經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。3.采購訂單下達(dá)：采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款制作《采購訂單》，明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)與采購合同內(nèi)容一致，確保采購活動按照合同約定執(zhí)行。（四）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員熟悉采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求，質(zhì)量檢驗部門制定驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法。2.到貨驗收：采購物資到貨后，由需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員組成驗收小組，按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對采購物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等。驗收過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檢驗方法進(jìn)行檢驗，確保驗收結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.驗收記錄與報告：驗收人員應(yīng)如實填寫《采購驗收記錄》，詳細(xì)記錄驗收過程和結(jié)果。驗收合格的物資，驗收小組應(yīng)出具《采購驗收報告》，并簽字確認(rèn)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，同時填寫《不合格品處理記錄》，說明不合格原因、處理措施等情況。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，在規(guī)定的付款期限內(nèi)填寫《付款申請表》，注明采購項目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)憑證。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到《付款申請表》后，對申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準(zhǔn)確性、付款方式是否符合合同約定等。審核無誤后，簽字確認(rèn)。3.管理層審批：根據(jù)公司授權(quán)審批制度，按照付款金額大小提交相應(yīng)管理層進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。4.付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定和公司資金狀況確定，確保付款安全、便捷。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立風(fēng)險識別機(jī)制：采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別，通過收集內(nèi)外部信息、分析采購流程等方式，查找可能存在的風(fēng)險點。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括采購申請、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、采購驗收、付款等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如打分法、概率分析法等，確定風(fēng)險等級。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時了解采購物資或服務(wù)的價格波動、供應(yīng)情況等信息。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議、采用套期保值等方式，降低市場價格波動風(fēng)險。同時，拓展采購渠道，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提高市場供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。要求供應(yīng)商提供履約保證金或采取其他擔(dān)保措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格合同審核流程，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。對于重大合同，可聘請專業(yè)律師進(jìn)行法律審查，防范合同法律風(fēng)險。4.驗收風(fēng)險應(yīng)對：明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)驗收人員培訓(xùn)，提高驗收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。驗收過程中，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，確保采購物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。對于驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，避免損失擴(kuò)大。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：建立嚴(yán)格的付款審批制度，加強(qiáng)財務(wù)審核，確保付款依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確、付款方式合規(guī)。定期對付款情況進(jìn)行跟蹤和分析，防范資金支付風(fēng)險。同時妥善保管付款憑證，作為財務(wù)核算和審計的依據(jù)。四、采購業(yè)務(wù)監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司管理層報告自查結(jié)果。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，審查采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度是否健全、有效，采購流程是否合規(guī)，采購資金的使用是否合理等。審計部門應(yīng)出具審計報告，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門整改落實。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)監(jiān)督：采購業(yè)務(wù)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查。公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門的工作，確保采購活動合法合規(guī)。2.社會監(jiān)督：公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)接受社會公眾的監(jiān)督，保持信息公開透明。對于涉及公眾利益的采購項目，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行公示，接受社會輿論的監(jiān)督。五、采購業(yè)務(wù)信息管理（一）采購檔案管理1.檔案收集：采購部門負(fù)責(zé)收集采購業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證等，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理與歸檔：采購檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號、裝訂、歸檔。檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。3.檔案保管期限：采購檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購檔案的保管期限為[X]年，重要采購項目的檔案保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。（二）采購信息系統(tǒng)管理1.建立采購信息系統(tǒng)：公司應(yīng)建立完善的采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購申請、審批、供應(yīng)商管理、合同管理、采購訂單下達(dá)、驗收管理、付款管理等功能模塊，提高采購工作效率和管理水平。2.信息錄入與維護(hù)：采購人員應(yīng)及時將采購業(yè)務(wù)相關(guān)信息錄入采購信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。信息系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)對采購信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)的正常運行。3.