PAGE小額零星采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司小額零星采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門發(fā)生的小額零星采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備耗材、維修材料、服務(wù)類采購等金額較小且頻次較高的采購事項。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.不相容職務(wù)分離原則：采購、審批、驗收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，避免舞弊行為。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和實(shí)際需求，在每年末編制下一年度小額零星采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購金額等。采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部門匯總。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報經(jīng)批準(zhǔn)。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。三、采購流程（一）采購申請1.各部門因工作需要進(jìn)行小額零星采購時，應(yīng)由使用部門填寫《小額零星采購申請表》，詳細(xì)注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、申請理由等內(nèi)容。2.《小額零星采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《小額零星采購申請表》后，應(yīng)對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核。對于符合采購預(yù)算且采購需求明確的申請，采購部門應(yīng)及時安排采購。2.對于金額較大或涉及重要物資、服務(wù)的采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可實(shí)施采購。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進(jìn)行評估和篩選，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為小額零星采購的合作伙伴。2.在選擇供應(yīng)商時，采購人員應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，并進(jìn)行實(shí)地考察或詢價，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司采購需求且價格合理。3.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行審核。（四）采購實(shí)施1.采購人員根據(jù)審批通過的采購申請，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單或采購合同，明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門報告。（五）驗收1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同或采購訂單的要求，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行核對和檢驗。2.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在《驗收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）付款1.采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行審核。審核無誤后，填寫《付款申請單》，并附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司資金狀況和付款審批流程，對《付款申請單》進(jìn)行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對小額零星采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、采購價格風(fēng)險、采購質(zhì)量風(fēng)險、采購合同風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：采購部門應(yīng)在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，確保供應(yīng)商能夠履行合同義務(wù)。2.采購價格風(fēng)險：采購人員應(yīng)通過市場調(diào)研、詢價、招標(biāo)等方式，了解市場價格動態(tài)，選擇合理的采購價格。同時，采購部門應(yīng)建立價格監(jiān)控機(jī)制，定期對采購價格進(jìn)行分析和比較，及時發(fā)現(xiàn)價格異常波動情況，并采取相應(yīng)措施。3.采購質(zhì)量風(fēng)險：采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款。加強(qiáng)對采購物資的驗收管理，確保采購物資符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并追究供應(yīng)商的責(zé)任。4.采購合同風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，確保合同條款明確、合法、有效。在簽訂采購合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審核，避免合同糾紛。同時，采購人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更、解除等事項。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對小額零星采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程是否規(guī)范、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對小額零星采購資金的管理和監(jiān)督，審核采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性，確保采購資金的支付符合公司財務(wù)制度的規(guī)定。同時，財務(wù)部門應(yīng)定期對采購資金的使用情況進(jìn)行分析和評價，為公司決策提供依據(jù)。（三）采購部門自查自糾采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行自查自糾，檢查采購流程是否順暢、采購行為是否規(guī)范、采購效率是否提高等。對于自查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，并建立長效機(jī)制，不斷完善采購管理工作。六、信息管理（一）采購檔案管理采購部門應(yīng)建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購訂單、采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保采購檔案資料的完整性和可追溯性。（二）采購信息統(tǒng)計分析采購部門應(yīng)定期對采購信息進(jìn)行統(tǒng)計