合同管理規(guī)范范本一、總則為規(guī)范公司合同全生命周期管理，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序穩(wěn)定，根據(jù)《_________民法典》《_________公司法》等法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，結(jié)合公司實(shí)際，制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營管理活動(dòng)中各類合同的談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等管理行為，以及與公司存在業(yè)務(wù)往來的合作單位（以下統(tǒng)稱“合作方”）的合同相關(guān)活動(dòng)。二、合同管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同前期調(diào)研與合作方主體資格審查，核實(shí)合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等文件的真實(shí)性與有效性；牽頭進(jìn)行合同談判，明確合作需求、權(quán)利義務(wù)、履約方式等核心條款；起草合同文本，保證內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確，并附相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；負(fù)責(zé)合同履行過程中的跟蹤管理，及時(shí)解決履約問題，收集履約證據(jù)；提出合同變更、解除或終止申請，配合處理合同糾紛。（二）法務(wù)部對合同主體資格、內(nèi)容合法性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)并提出修改建議；參與重大合同談判，提供法律支持；協(xié)助處理合同糾紛，制定應(yīng)對方案；定期開展合同管理培訓(xùn)，提升全員法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。（三）財(cái)務(wù)部審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、金額、發(fā)票要求、稅務(wù)處理等是否符合財(cái)務(wù)制度；評估合作方的資信狀況，必要時(shí)要求提供擔(dān)保；按合同約定辦理付款、收款等資金結(jié)算業(yè)務(wù)。（四）行政部負(fù)責(zé)合同文本的編號、登記、印鑒管理及歸檔保存；建立合同管理臺(tái)賬，動(dòng)態(tài)更新合同履行狀態(tài)；監(jiān)督合同管理流程的執(zhí)行，對逾期未履約、未及時(shí)歸檔等行為進(jìn)行提醒。三、合同全流程管理操作指引（一）合同談判與起草階段前期準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，收集合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、住所地、聯(lián)系方式等），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)合作方是否存續(xù)、有無經(jīng)營異?；驀?yán)重違法記錄。涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療等）的，需核查合作方是否具備相應(yīng)資質(zhì)證書。談判要點(diǎn)（1）明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、地點(diǎn)和方式等核心要素；（2）約定雙方權(quán)利義務(wù)，保證權(quán)責(zé)對等，避免單方免責(zé)條款；（3）確定違約責(zé)任，包括違約情形、違約金計(jì)算方式、損失賠償范圍等；（4）約定爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟），明確管轄機(jī)構(gòu)（如選擇訴訟，一般約定公司住所地人民法院；選擇仲裁，需明確具體仲裁委員會(huì)）。文本起草（1）優(yōu)先使用公司制定的示范文本（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等），無示范文本的，可參考行業(yè)通用文本或自行起草；（2）合同標(biāo)題應(yīng)明確合同類型（如“設(shè)備采購合同”“項(xiàng)目服務(wù)合同”）；（3）合同應(yīng)包含以下基本條款：①雙方主體信息；②合同標(biāo)的；③數(shù)量與質(zhì)量；④價(jià)款或報(bào)酬；⑤履行期限、地點(diǎn)和方式；⑥權(quán)利義務(wù)；⑦違約責(zé)任；⑧爭議解決方法；⑨生效條件；⑩其他約定事項(xiàng)（如保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、通知送達(dá)等）；（4）附件需與保持一致，注明“本合同附件為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力”。（二）合同審核階段審核流程合同起草完成后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審，再依次提交法務(wù)部（合法性審核）、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)條款審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（業(yè)務(wù)必要性審核）審核，涉及重大或特殊合同的（如金額超過100萬元、涉外合同等），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。審核要點(diǎn)（1）主體資格：合作方是否具備履約能力，授權(quán)代理人是否持有有效授權(quán)委托書；（2）內(nèi)容合法性：是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，有無違反強(qiáng)制性規(guī)定或公序良俗；（3）條款完整性：是否包含核心條款，表述是否清晰無歧義；（4）風(fēng)險(xiǎn)可控性：違約責(zé)任是否明確，擔(dān)保措施是否到位（如抵押、質(zhì)押、保證等）；（5）財(cái)務(wù)合規(guī)性：付款節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)進(jìn)度是否匹配，發(fā)票類型及稅務(wù)處理是否符合規(guī)定。審核反饋審核部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過書面形式（或在合同管理系統(tǒng)中）反饋修改意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見調(diào)整文本，重大分歧由法務(wù)部組織協(xié)調(diào)。審核通過后，由法務(wù)部出具《合同審核意見表》，方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂階段文本確認(rèn)審核通過的合同文本由業(yè)務(wù)部門與合作方最終確認(rèn)，保證雙方持有內(nèi)容一致的文本（電子版與紙質(zhì)版需一致）。簽字蓋章（1）合同由雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋單位公章或合同專用章；（2）授權(quán)代理人簽字的，需提供《授權(quán)委托書》（載明代理事項(xiàng)、權(quán)限、期限）及代理人證件號碼復(fù)印件；（3）公章使用需符合公司《印鑒管理辦法》，嚴(yán)禁在空白合同或未審核合同上蓋章。文本份數(shù)合同一式2-4份，雙方各執(zhí)1份，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、行政部各存檔1份（根據(jù)業(yè)務(wù)需要調(diào)整）。（四）合同履行階段履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤履約進(jìn)度，建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行時(shí)間、成果、對方確認(rèn)情況等。驗(yàn)收與結(jié)算（1）合同標(biāo)的交付后，業(yè)務(wù)部門按約定組織驗(yàn)收（如技術(shù)驗(yàn)收、數(shù)量驗(yàn)收等），出具《驗(yàn)收確認(rèn)書》；（2）財(cái)務(wù)部憑驗(yàn)收確認(rèn)書、發(fā)票等憑證辦理付款，保證資金結(jié)算與合同約定一致。異常處理履約過程中出現(xiàn)對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不合格）或不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化）的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即書面通知法務(wù)部及財(cái)務(wù)部，收集相關(guān)證據(jù)（如照片、書面函件、鑒定報(bào)告等），并在法定期限內(nèi)行使權(quán)利（如催告、解除合同、索賠）。（五）合同變更、解除與終止階段變更與解除（1）合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及原合同其他條款的效力；（2）合同解除需符合法定或約定情形，解除協(xié)議應(yīng)采用書面形式，并通知對方。終止與清算合同終止后（如履行完畢、解除、撤銷等），業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)清理債權(quán)債務(wù)，辦理相關(guān)手續(xù)（如退還保證金、移交資料等），并形成《合同終止報(bào)告》。（六）合同歸檔階段歸檔范圍合同正本、附件、《合同審核意見表》、授權(quán)委托書、驗(yàn)收確認(rèn)書、履行憑證、變更/解除協(xié)議、往來函件等所有與合同相關(guān)的書面及電子材料。歸檔要求（1）合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將全套材料移交行政部；（2）行政部按“一合同一檔”原則編號、登記、裝訂，錄入合同管理系統(tǒng)，電子檔備份至公司服務(wù)器；（3）合同檔案保存期限一般為10年，涉及重大項(xiàng)目、訴訟或法律規(guī)定的特殊檔案，永久保存。四、合同管理模板表格（一）合同基本信息登記表合同編號合同名稱甲方信息乙方信息合同類型合同金額（元）簽訂日期履行期限合同狀態(tài)歸檔編號名稱：地址：聯(lián)系人：*某某電話：名稱：地址：聯(lián)系人：*某某電話：□買賣□服務(wù)□租賃□技術(shù)□其他自_年_月_日至_年__月__日□草擬□審核中□已簽訂□履行中□已履行□已解除（二）合同履行跟蹤表合同編號履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行內(nèi)容對方確認(rèn)情況附件名稱負(fù)責(zé)人□交付□付款□驗(yàn)收□其他____年__月__日____年__月__日□已確認(rèn)□未確認(rèn)*某某（三）合同變更/解除申請表合同編號原合同主要內(nèi)容變更/解除事由變更/解除后內(nèi)容雙方協(xié)商情況審核意見批準(zhǔn)意見五、風(fēng)險(xiǎn)提示與管理要求主體風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽訂合同，合作方為分支機(jī)構(gòu)的，需核實(shí)其總部的授權(quán)文件。條款風(fēng)險(xiǎn)：避免使用“大概”“盡量”等模糊表述，違約責(zé)任需具體量化，爭議解決方式不得違反專屬管轄規(guī)定。履行風(fēng)險(xiǎn)：合同履行過程中，所有書面往來需加蓋公章或合同專用章，重要溝通盡量采用可追溯的方式（如EMS郵寄、郵件確認(rèn)）。保密風(fēng)