銷售合同管理工具模板：合同草擬到審核全流程指南適用場景與目標本工具模板適用于企業(yè)銷售部門、法務部門及相關業(yè)務人員，用于規(guī)范銷售合同從草擬、內部審核、客戶溝通到最終簽署的全流程管理。旨在通過標準化操作減少合同風險、提升審批效率、保證合同條款符合企業(yè)政策及法律法規(guī)要求，同時實現合同信息的可追溯與規(guī)范化存檔。全流程操作指南第一步：合同草擬前的準備操作要點：明確合作基礎：銷售代表需與客戶完成前期溝通，確認合作意向、核心需求（如產品/服務規(guī)格、數量、價格、交付時間等），并收集客戶基本信息（包括名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等）。資料收集與核對：客戶方：營業(yè)執(zhí)照復印件（需加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權委托書（如簽約人為非法定代表人）；企業(yè)方：確認產品/服務最新報價單、質量標準、交付條款等內部文件。選擇合同模板：根據業(yè)務類型（如產品銷售、服務外包、定制開發(fā)等），從企業(yè)合同模板庫中選取對應的基礎模板，避免直接使用空白文檔草擬。第二步：合同草擬操作要點：填寫基礎信息：合同編號：按企業(yè)規(guī)則編制（如“年份-部門-序號”，示例：2024-銷售-001）；合同主體：填寫雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人及聯(lián)系方式（保證與營業(yè)執(zhí)照信息一致）；簽約地點：填寫合同簽署的城市。明確核心條款：標的物：詳細描述產品名稱、型號、規(guī)格、數量，或服務內容、范圍（避免模糊表述，如“一批產品”“相關服務”）；價格與支付：列明單價、總價（大小寫一致）、幣種，支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點（如“預付30%發(fā)貨，驗收合格后付70%”）、賬戶信息（需與企業(yè)財務備案賬戶一致）；履行期限與地點：明確交付/服務開始時間、結束時間，交付地點（如“買方倉庫”“項目現場”）；質量標準與驗收：約定質量依據（如國家標準、行業(yè)標準或雙方確認的技術參數），驗收流程（如“到貨后7日內驗收，逾期視為合格”）；違約責任：明確違約情形（如逾期交貨、質量不符）及對應的違約金計算方式（建議不超過實際損失的30%）、爭議解決方式（如“提交賣方所在地人民法院訴訟”）；保密與知識產權：約定保密范圍（如技術資料、客戶信息）、保密期限，明確知識產權歸屬（如“合同標的物相關的知識產權歸賣方所有”）。附件整理：將技術參數、圖紙、報價單等作為附件，并在中注明“附件為本合同組成部分，與具有同等法律效力”。內部初審：草擬完成后，銷售代表需自查合同信息完整性、條款合理性，保證無遺漏或矛盾。第三步：內部審核流程操作要點：提交審核：銷售代表通過企業(yè)OA系統(tǒng)或郵件將合同草稿（含附件）及客戶資料提交至部門負責人審核，注明“需審核合同編號：2024-銷售-001”。部門負責人審核：審核重點：商務條款（價格、交付周期、客戶需求匹配度）、資源可行性（庫存、產能）、回款風險（客戶信用記錄）；審核結果：通過、駁回（注明修改意見，如“價格需按最新折扣政策調整”）、補充材料（如需客戶提供additional資質證明）。法務審核（如需）：觸發(fā)條件：合同金額超過XX萬元、客戶為首次合作、涉及特殊條款（如獨家代理、長期服務）；審核重點：法律條款合規(guī)性（如違約金是否過高、爭議解決約定是否有效）、權利義務對等性、潛在法律風險；審核結果：出具《法務審核意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過（附法律依據）”。財務審核（如需）：審核重點：價格體系是否符合財務政策、支付方式是否影響現金流、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開票信息準確性。第四步：客戶溝通與確認操作要點：發(fā)送合同：內部審核通過后，銷售代表將最終版合同（加蓋企業(yè)公章騎縫章）掃描件通過郵件或企業(yè)客戶管理系統(tǒng)發(fā)送給客戶聯(lián)系人，注明“請確認合同條款，如有異議請于3個工作日內反饋”?？蛻舴答佁幚恚簾o異議：客戶簽字蓋章后掃描回傳，原件按約定方式交接；有異議：銷售代表與客戶溝通，記錄修改意見，同步至內部審核部門（如法務、財務），必要時重新啟動內部審核流程。最終確認：雙方確認無異議后，保證合同文本一式兩份（或按客戶要求份數），每份均加蓋雙方公章（合同章），騎縫章齊全。第五步：合同簽署與歸檔操作要點：簽署交接：銷售代表核對雙方簽字蓋章完整性，收取客戶合同原件，同步將企業(yè)留存聯(lián)移交至檔案管理部門，并簽署《合同交接單》。信息錄入：在合同管理系統(tǒng)中錄入合同關鍵信息（編號、簽約主體、金額、履行期限、負責人等），掃描件（含附件），更新客戶檔案中的合同履約記錄。存檔管理：電子檔案：按“年份-客戶名稱-合同編號”分類存儲于企業(yè)服務器或指定云盤，設置查閱權限；紙質檔案：裝入檔案袋，標注合同名稱、編號、存檔日期，存放于指定文件柜，保存期限不少于合同履行期滿后5年。合同草擬信息表（模板）項目填寫內容備注合同編號2024-銷售-001按企業(yè)規(guī)則編制合同名稱XX產品銷售合同標明核心業(yè)務類型簽約主體（甲方）企業(yè)全稱：XX有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：XXX；地址：XX；法定代表人：*以營業(yè)執(zhí)照為準簽約主體（乙方）客戶全稱：XX貿易有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：XXX；地址：XX；法定代表人：*需客戶提供營業(yè)執(zhí)照復印件標的物信息產品名稱：XX型號設備；數量：10臺；單價：5萬元/臺；總價：50萬元（大寫：伍拾萬元整）附技術參數表作為附件履行期限交付時間：2024年X月X日前；質保期：12個月明確具體日期支付方式1.預付款：合同簽訂后3日內，付30%；2.到貨款：交付后7日內，付60%；3.質保金：10%，質保期滿后無質量問題付清賬戶信息需與財務備案一致爭議解決提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟避免約定“由XX仲裁委員會仲裁”除非必要附件清單1.技術參數說明書；2.產品報價單（2024版）在中注明附件效力草擬人銷售代表：*簽名并注明日期部門負責人審核□通過□駁回（意見：__________）審核人：*日期：______手寫簽名或電子審批法務審核（如需）□通過□修改后通過□不通過（意見：__________）審核人：*日期：______附《法務審核意見書》關鍵注意事項與風險提示信息準確性：合同主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、賬戶信息等必須與營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證一致，避免因名稱錯誤導致合同無效。條款完整性：禁止使用“等”“其他”等模糊表述，所有權利義務需明確具體，如“逾期交貨每日按合同總額的0.05%支付違約金”而非“按約定支付違約金”。審核時限：內部審核需在收到合同后2個工作日內完成（復雜合同不超過5個工作日），避免因拖延導致客戶流失或履約風險。版本控制：合同修改后需更新版本號（如V1.1→V1.